Flux d'achat - (2) Réception d'une commande

Ce document a pour objectif de décrire la procédure de gestion d’achat auprès d’un fournisseur pour les achats de marchandises ou de matières premières (vos produits courants destinés à la revente ou à la confection).

La 2ème étape est la gestion de la réception de la commande.

Visionner le MOOC sur le flux d'achat.

1.1/ Retrouver le Bon de réception (via Stock)

Lors de votre commande, (voir étape 1), la validation de votre bon de commande d'achat (PO) a généré un bon de réception (IN) en attente. Il s'agit donc de le retrouver afin de le manipuler puis de le valider.

  • Allez dans "Inventaire" >> "Réceptions";
  • Ne s'affichent alors que la liste des bons de réceptions "à traiter" par défaut. (supprimer le filtre pour afficher tous les Bons de réceptions). Un bon de réception est à traiter si :
    • Il n'a pas été reçu ;
    • OU, il n'a pas été facturé ;
  • Retrouvez votre bon de réception que vous avez généré. Vous pouvez filtrer par fournisseur dans le moteur de recherche;

Le code couleur est le suivant :

  • gris : bon de réception annulé ;
  • rouge : bon de réception à l'état "prêt" = réception à valider pour impacter le stock.
  • noir : bon de réception à l'état "fait" = réception des articles dans le stock réalisée.

1.2/ Retrouver le Bon de réception (via Achat)

Vous pouvez également retrouver le bon de réception à partir du bon de commande d'achat. Pour ceci :

  • Allez dans le menu "Achats"
  • Retrouvez votre bon de commande validé, via le moteur de recherche et les filtres (recherche par code POxx, ou par fournisseur)
  • Cliquez dessus, puis cliquer sur le bouton

2.1/ Validation d'un bon de réception (Cas simple)

Dans le cas où vous recevez toutes les marchandises que vous aviez commandées, réaliser les opérations suivantes :

  • Cliquez sur le bouton "Valider" ; Cela va faire entrer en stock tous les produits affichés.
  • Vous pouvez revenir grâce au bouton au bon de commande initial (POxx) depuis lequel vous pourrez créer la facture (voir Achat - Etape n°3 - Facturation de bon de réceptions)

2.2/ Modification d'un bon de réception avant réception

Plusieurs cas peuvent se produire, vous obligeant à modifier le bon de réception :

  • Le fournisseur est en rupture de stock et ne vous livrera pas un ou plusieurs produits;
  • Le fournisseur vous livre partiellement et vous livrera dans un deuxième temps, le reste de la marchandise;
  • Le livreur casse tout ou partie de la marchandise lors de la livraison;

Odoo vous permet d'adapter la facture fournisseur en fonction de ces aléas, et vous pourrez vérifier que le fournisseur ne vous facture pas un produit que vous n'avez pas reçu.

  • Cliquez sur le bouton "Editer" pour modifier le tableau (1).
  • Veillez à bien afficher tous les produits, si vous en recevez plus que 80;
  • Réalisez les modifications :
    • Modifiez les quantités de la colonne "fait" (2) pour qu'elles correspondent aux quantités reçues;
    • Supprimez la ligne à l'aide du boutonsi le fournisseur était en rupture;

  • enfin, cliquez sur "valider" : les articles reçus vont incrémenter le stock,
  • et la pop-up suivante s'ouvre :

Ne choisissez "créer un reliquat" que si le reste de la commande suit dans un 2nd temps. Dans le cas d'un retrait des articles indisponibles de la commande, cliquez sur "Pas de reliquat".

Un "reliquat" prend la forme d'un 2ème bon de réception :

Dans le cas où vous ajouteriez un ou des article(s) lors de la réception, la ou les nouvelle(s) ligne(s) ne se reporteraient pas dans le bon de commande (POxxx) et donc pas sur la facture : il faudrait ajouter la ou les ligne(s) AUSSI sur la facture.

2.3/ Modification d'un bon de réception après réception

Ce cas arrive si :

  • vous ne vous êtes pas rendu compte d'une erreur dans la livraison et que vous avez déjà marqué votre bon de réception comme "reçu";
  • Si votre fournisseur vous facture les produits non livrés, et vous fait un avoir ensuite. Dans ce cas, il est plus pratique d'indiquer d'avoir reçu tous les articles commandés, afin que la première facture générée correspondent à la facture émise par le fournisseur;

Dans ce cas :

  • retrouvez d'abord le bon de réception validé (à partir du bon de commande POxxx par exemple) ;
  • Cliquez ensuite sur le bouton: une pop up s'ouvre avec la liste des articles.

    • Supprimer dans un 1er temps avec la petite poubelletous les articles pour lesquels vous ne ferez pas de retour
    • Dans la colonne "Quantité", indiquez la quantité à retourner (et pas la quantité bien réceptionnée !).
    • Enfin dans la colonne "A rembourser", cochez les articles à retourner ET pour lesquels vous souhaitez mettre à jour la quantité livrée dans le bon de commande.

vous pourriez vouloir juste mettre à jour le stock mais pas le signifier dans le bon de réception : (ex : il manque 3 pains, mais vous avez un arrangement avec le fournisseur : il y aura 3 pains supplémentaires non facturés dans la prochaine commande)

  • Repassez ensuite sur le bon de commande (POxxx) : vous constatez qu'il y a 2 bons de réception :

 

  • Le WHxx/IN/xxx correspond au bon de réception que vous aviez validé en 1er lieu. Le WHxx/OUT/xx est votre retour. Il est à l'état "Prêt" : il vous faut le valider. En retournant dans le bon de commande ensuite, vous pouvez constatez cela :

 

La colonne "Qté Facturée" tiendra compte de ce qui figure dans la facture : voir ci-dessous :

Pour prise en compte dans la facturation, 2 cas de figure :

    • Soit la facture n'avait pas encore été créée, et donc la quantité facturée tiendra compte de votre rectification,
    • Soit vous aviez déjà créé la facture, auquel cas il faut aller créer un avoir en parallèle, dans Facturation >> Fournisseur >> Avoir