Je suis une activité pivot

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Créer un·e fournisseur·e

Dans le menu Commandes groupées >> Fournisseurs ,cliquer sur et remplir le formulaire comme suit :

Certains fournisseurs sont déjà créés, attention à ne pas générer de doublon.

Partie haute

• activer la·les coche(s) client / fournisseur et/ou étape (pour les lieux de passage d'une tournée)
• saisir le nom, adresse, téléphone, mail, site web puis étiquette(s) selon le type d'articles vendus

Les contacts mail et téléphone sont à renseigner dès que c'est possible pour permettre aux activités d'échanger avec les fournisseurs et d'envoyer le mail de commande.

La ville, le code postal et le pays sont à renseigner pour permettre la géolocalisation et le calcul de distances à vol d'oiseau (cf menu des tournées).

On peut changer la couleur d'étiquette en cliquant dessus et en sélectionnant la couleur de remplacement souhaitée :

Partie intermédiaire :

Configuration

• Sociétés abonnées aux commandes groupées : mettre ici la liste des activités ayant passé commande la dernière fois.
• Société pivot : l'activité qui sert d'interface avec le fournisseur·e
• Coche (facultative) "commande groupée ponctuelle" : fait apparaître le boutonen haut de la fiche fournisseur.
  
  
• Coche "utiliser les catégories de commandes" (facultatif également) : pour les fournisseurs qui interviennent dans des tournées différentes selon le type de produit. Exemple chez Petits Zestes :

  

Prochaines commandes (pour les commandes récurrentes)

Il s'agit de saisir les éléments de la prochaine commande, sachant que dès que la date est dépassée, les champs s'auto-rempliront pour la suivante en conservant la logique.

• Fréquence : un multiple de 7.
• Date de début / fin : encadrent la période pendant laquelle les activités abonnées pourront réaliser leur commande.
• Date et lieu de dépôt : destination et heure d'arrivée de la commande.
• Fr. = Franco
• C.G. = commande groupée totale (cumul de toutes les C.U = commandes unitaires).

Le fait de compléter cette partie génère automatiquement une commande groupée pour les personnes abonnées.

Partie basse

Elle correspond au catalogue du fournisseur. On mettra ici l'intégralité des articles qu'il est susceptible de vendre dans le cadre des commandes groupées, y compris ceux qui sont saisonniers ou en rupture de stock au moment de la création de la fiche.

Pour chaque produit, renseigner :

• • Image : l'acheteur pourra visualiser cette image en passant sa souris dessus.
    

• • Code frs. : si le fournisseur a des codes qu'iel souhaite voir sur le bon de commande
    
  • Nom : le libellé du produit. Il doit permettre à lui seul d'identifier de façon unique le produit chez la fournisseure
  • UdM : Unité de mesure. Mettre 01PCE, si les épiceries revendent à la pièce, ou 01kg, si elle revendent au poids.
  • UdM Fact Frs : il s'agit de l'unité de mesure de facturation du fournisseur.
    • Dans l'immense majorité des cas, c'est la même que l'unité de mesure (UdM).
    • Quelquefois le frs facture une quantité supérieur : ex :  vendeur d’œuf avec prix annoncé pour les 30 oeufs ou pour de la farine, le prix annoncé est pour 25kg.
  • UdM Poids / pièce : pour certains produits d'origine animale, l'acheteur commande des unités alors que le produit est vendu au kilo. Ex : Saucisson vendu 20€ / kg, mais par pièce d'environ 350gr. Dans ce cas, mettre 0,350kg dans ce champs. (cf exemple)
  • Package quantity : conditionnement / colisage pour les articles vendus par lots. Si la valeur saisie est 6 par exemple, on ne pourra passer commande que pour des multiples de 6 pièces (correspond à un carton). Dans le cas de l'exemple de la sauce tomate, elle est livrée par carton de 6 pots : le prix de vente est pour 1 pot, mais il n'est pas possible de commander un nombre de pot autre qu'un multiple de 6.

A ne renseigner que pour les produits au kilo.

Renseigner dans l'Unité Poids / pièce si elle est définie, ou dans l'unité de fact frs sinon. Ex du saucisson, ils sont vendu par 6 saucissons (soit environ 2,1kg)

• Tarif HT = coût de l'article HT exprimé dans l'unité de mesure de facturation fournisseur.
• Poids brut : Il s'agit du poids brut du produit (contenant compris, dans le cas des bouteilles, pot de confiture, etc...). À défaut, si le producteur ne vous a pas donné le poids exact avec emballage et qu'il vous est compliqué de peser le produit, nous vous proposons de vous baser sur cette rapide estimation, ce sera toujours plus juste (cf mail Sylvie de LOG du 7/11/2023) :
  • • 1 bouteille d'1 L (type jus) = 1,3 kg
    • 1 bouteille de 75 cl (type bière) = 1,5 kg
    • 1 bouteille de 33 cl = 0,55 kg
    • 1 bouteille de 25 cl = 0,4 kg
    • 1 BIB de 3 L = 3 kg
    • 1 BIB/ bidon de 5 L = 5 kg
    • 1 bidon de 10 L = 10 kg
    • 1 bidon de 20 L = 20 kg
    • 1 pot de 100 à 500 g = + 150 g
    • 1 pot de 500 à 700 g = + 300 g
    • 1 pot de 700 à 1 kg = + 400 / 450 g
      

A ne renseigner que pour les produits à la pièce. (pour les produits au kilo, on a du coup déjà le poids...)

Ce champ est obligatoire pour qu'une commande groupée puisse être validée.

• • Méthode de conservation : à préciser pour les articles à maintenir au frais, voire surgelés (cf exemple "pack glace vanille).
  • DLC : renseigner la date minimale garantie à livraison par le fournisseur. Ex. pour un produit avec 21j de DLC, le producteur s'engage à le déposer avec au minimum 15j de DLC résiduelle (cas sauce tomate).
  • DLUO : date limite d'utilisation optimale : à remplir lorsqu'elle est inférieure à 3 ou 6 mois. Peut concerner des biscuits, bières, farine, chocolat, ...
  • Disp ? : l'objectif est de renseigner tous les articles du fournisseur, mais de pouvoir les désactiver lorsqu'ils ne sont pas en stock (rupture, saisonnalité). Un article dont la coche "peut être acheté" est désactivée ne ressort pas dans les commandes générées
  • Labels ? Indiquer ici le ou les labels du produit
    

Note générale
Il n'est pas possible d'acheter à la pièce et revendre au kilo et inversement.

On ne peut pas supprimer un article qui a déjà été vendu au moins une fois via les commandes groupées, on peut uniquement le désactiver.

Les articles nouvellement saisis apparaîtront en gras dans les commandes pendant une 60 aine de jours.

Gérer ses commandes groupées

Retrouver ses fournisseurs

Ça se passe dans l'onglet dédié aux activités pivot : Fonction pivot >> Mes fournisseurs

Commandes récurrentes

Si vous avez rentrer un nombre dans le champ "Jours entre 2 commandes", la prochaine commande groupée se créera automatiquement par Odoo à la date de début d'achat.

Commandes ponctuelles

Depuis la fiche fournisseur :

• Activer la coche "commande groupée ponctuelle"
• Cliquer sur le bouton
• Rentrer les informations nécessaires
• Ajouter ou enlever des activités
• Créer une commande

Communiquer sur une commande

Pour les sociétés abonnées, la commande va apparaître directement dans leurs commandes.

Ceci dit, il faudra peut-être les relancer, ou motiver d'autres activités à commander : pour cela, vous pouvez partager l'URL de la commande - l'adresse web que l'on trouve en haut du navigateur Internet et qui a cette tête : (faux lien pour l'exemple) https://erp.grap.coop/web#id=152&action=2118&active_id=142&model=joint.buying.purchase.order.grouped&view_type=form&menu_id=1610

Vous pouvez utiliser l'envoi de mail aux actis abonnées sur une commande : pour cela, cliquer sur une commande donnée dans Fonction Pivot > Mes commandes groupées, puis faire .

Pour inclure aussi les actis abonnées qui n'ont pas encore passé leur commande, cocher

Prolonger une commande

Une fois la date de fin dépassée, les activités n'ont plus la possibilité de passer commande (ou modifier le contenu). Il arrive qu'on veuille déplacer la date / heure de fin pour permettre aux retardataires de réaliser leur commande. Pour cela, il faut aller dans Fonction pivot > Mes commandes groupées, supprimer le filtre , cliquer sur la commande souhaitée puis le bouton et changer la date de fin.

La commande s'était d'office mis à l'état "ignorée", donc elle n'apparaît pas dans "mes commandes à saisir" du côté des sociétés abonnées. Pour que ce soit le cas, il faut cliquer sur "réouvrir" :

Modifier les commandes des autres

En tant qu'activité pivot, vous aurez peut-être besoin de modifier les commandes des autres activités (pour les aider si pas dispo mais besoin de dépasser un franco par exemple).
Vous en avez la possibilité avec le bouton "Commandes" en haut à droite.
Celui-ci vous mène aux commandes groupées de chaque activité, puis vous pouvez modifier les quantités

Ou dans Fonction pivot >> Mes commandes groupées :

puis, si la commande est confirmée, le bouton et enfin pour intervenir.

Le bouton en haut à gauche. Il permet d'ouvrir un tableau de type feuille de calcul avec la quantité de chaque article par activité. On peut modifier les quantités achetées directement dedans pour modifier les commandes.

Articles : mettre à jour la liste des articles disponibles

Ajout de produits proposés à la vente

• Pour un fournisseur hors Grap : depuis la partie "Articles" de la fiche fournisseurs (Fonction Pivot > Mes fournisseurs)
• Pour un fournisseur intra Grap : depuis le menu Articles > Vue éditable en ligne > Articles (commandes groupées), avec le bouton. Ce bouton est aussi visible directement depuis la fiche article.

Rupture de stock

Un article qui était proposé à la vente est en réalité en rupture de stock :

1. dans la partie "Articles" de la fiche fournisseurs (Fonction Pivot > Mes fournisseurs), j'indique que l'article est indisponible :
2. si une commande groupée est en cours, je vais dessus et je clique sur

Fin de commande et transmission du PDF

A la date de clôture de la commande, l'activité pivot est alertée par mail.
Avec le lien dans le mail, ille peut se rendre directement sur la commande groupée pour faire quelques vérifications.
Puis envoyer la commande au fournisseur : Commandes groupés >> Fonction pivot >> Mes commandes groupées >> Cliquer sur la commande puis

Dans le mail, le fournisseur trouvera un récapitulatif PDF avec la quantité commandée au global pour chaque article, puis un détail par acheteur.