Je suis une activité pivot

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Créer un·e fournisseur·e

Dans le menu Commandes groupées >> Fournisseurs ,cliquer sur image-1627976172741.png et remplir le formulaire comme suit :

Certains fournisseurs sont déjà créés, attention à ne pas générer de doublon.

Partie haute

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Les contacts mail et téléphone sont à renseigner dès que c'est possible pour permettre aux activités d'échanger avec les fournisseurs et d'envoyer le mail de commande.

La ville, le code postal et le pays sont à renseigner pour permettre la géolocalisation et le calcul de distances à vol d'oiseau (cf menu des tournées).

On peut changer la couleur d'étiquette en cliquant dessus et en sélectionnant la couleur de remplacement souhaitée : image-1627976525030.png

Partie intermédiaire :

Configuration
Prochaines commandes (pour les commandes récurrentes)

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Il s'agit de saisir les éléments de la prochaine commande, sachant que dès que la date est dépassée, les champs s'auto-rempliront pour la suivante en conservant la logique.

Le fait de compléter cette partie génère automatiquement une commande groupée pour les personnes abonnées.

Partie basse

Elle correspond au catalogue du fournisseur. On mettra ici l'intégralité des articles qu'il est susceptible de vendre dans le cadre des commandes groupées, y compris ceux qui sont saisonniers ou en rupture de stock au moment de la création de la fiche.

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Pour chaque produit, renseigner :

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A ne renseigner que pour les produits au kilo.

Renseigner dans l'Unité Poids / pièce si elle est définie, ou dans l'unité de fact frs sinon. Ex du saucisson, ils sont vendu par 6 saucissons (soit environ 2,1kg)

A ne renseigner que pour les produits à la pièce. (pour les produits au kilo, on a du coup déjà le poids...)

Ce champ est obligatoire pour qu'une commande groupée puisse être validée.

Note générale
Il n'est pas possible d'acheter à la pièce et revendre au kilo et inversement.

On ne peut pas supprimer un article qui a déjà été vendu au moins une fois via les commandes groupées, on peut uniquement le désactiver.

Les articles nouvellement saisis apparaîtront en gras dans les commandes pendant une 60 aine de jours.


Gérer ses commandes groupées

Retrouver ses fournisseurs

Ça se passe dans l'onglet dédié aux activités pivot : Fonction pivot >> Mes fournisseurs

Commandes récurrentes

Si vous avez rentrer un nombre dans le champ "Jours entre 2 commandes", la prochaine commande groupée se créera automatiquement par Odoo à la date de début d'achat.

Commandes ponctuelles

Depuis la fiche fournisseur :

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Communiquer sur une commande

Pour les sociétés abonnées, la commande va apparaître directement dans leurs commandes.


Ceci dit, il faudra peut-être les relancer, ou motiver d'autres activités à commander : pour cela, vous pouvez partager l'URL de la commande - l'adresse web que l'on trouve en haut du navigateur Internet et qui a cette tête : (faux lien pour l'exemple) https://erp.grap.coop/web#id=152&action=2118&active_id=142&model=joint.buying.purchase.order.grouped&view_type=form&menu_id=1610

Vous pouvez utiliser l'envoi de mail aux actis abonnées sur une commande : pour cela, cliquer sur une commande donnée dans Fonction Pivot > Mes commandes groupées, puis faire image.png.

Pour inclure aussi les actis abonnées qui n'ont pas encore passé leur commande, cocher image.png

Prolonger une commande

Une fois la date de fin dépassée, les activités n'ont plus la possibilité de passer commande (ou modifier le contenu). Il arrive qu'on veuille déplacer la date / heure de fin pour permettre aux retardataires de réaliser leur commande. Pour cela, il faut aller dans Fonction pivot > Mes commandes groupées, supprimer le filtre image.png, cliquer sur la commande souhaitée puis le bouton image.png et changer la date de fin.

La commande s'était d'office mis à l'état "ignorée", donc elle n'apparaît pas dans "mes commandes à saisir" du côté des sociétés abonnées. Pour que ce soit le cas, il faut cliquer sur "réouvrir" : image.png

Modifier les commandes des autres

En tant qu'activité pivot, vous aurez peut-être besoin de modifier les commandes des autres activités (pour les aider si pas dispo mais besoin de dépasser un franco par exemple).
Vous en avez la possibilité avec le bouton "Commandes" en haut à droite.
Celui-ci vous mène aux commandes groupées de chaque activité, puis vous pouvez modifier les quantités

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Ou dans Fonction pivot >> Mes commandes groupées :

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puis, si la commande est confirmée, le bouton image-1646058169513.png et enfin image-1646058114088.png pour intervenir.

Le bouton image-1650873082777.png en haut à gauche. Il permet d'ouvrir un tableau de type feuille de calcul avec la quantité de chaque article par activité. On peut modifier les quantités achetées directement dedans pour modifier les commandes.image.png

Articles : mettre à jour la liste des articles disponibles

Ajout de produits proposés à la vente
Rupture de stock

Un article qui était proposé à la vente est en réalité en rupture de stock :

  1. dans la partie "Articles" de la fiche fournisseurs (Fonction Pivot > Mes fournisseurs), j'indique que l'article est indisponible :image-1646057824805.png
  2. si une commande groupée est en cours, je vais dessus et je clique surimage.png

Fin de commande et transmission du PDF

A la date de clôture de la commande, l'activité pivot est alertée par mail.
Avec le lien dans le mail, ille peut se rendre directement sur la commande groupée pour faire quelques vérifications.
Puis envoyer la commande au fournisseur : Commandes groupés >> Fonction pivot >> Mes commandes groupées >> Cliquer sur la commande puis image-1627980361936.png

Dans le mail, le fournisseur trouvera un récapitulatif PDF avec la quantité commandée au global pour chaque article, puis un détail par acheteur.

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Revision #36
Created 3 August 2021 07:22:18 by Sandie Favre
Updated 18 March 2024 09:12:12 by Sandie Favre