Inventaire complet (avec prérequis Odoo)

NB : à lire aussi : les bonnes pratiques pour un inventaire réussi => des conseils de vos accompagnateur.ices !

Prérequis à la réalisation d'un l'inventaire

Produits - Valorisation des stocks

Tous les mouvements de stock sont valorisés sur la base du Prix de Revient indiqué dans la fiche produit. Veillez à ce que ce prix soit bien renseigné, sinon la valorisation de vos stocks sera fausse.

Pour repérer les produits où le prix de revient est erroné, vous pouvez filtrer les produits qui ont une marge trop haute ou trop basse par rapport à celle que vous êtes sensés appliquer.

Achat - Validation des bons de réception

Avant de réaliser un inventaire, vous devez avoir saisie toutes vos commandes fournisseurs que vous avez reçues jusqu'au moment de l'inventaire.

Si vous saisissez après un inventaire, une livraison qui a eu lieu avant, cela faussera tous les stocks des produits de cette commande.

La saisie d'un commande se réalise généralement en 3 étapes :

Il faut, avant inventaire avoir au moins terminé l'étape n°2 de chaque commande reçue.

Vente - Validation des bons de livraison

De la même façon, il faut avoir avoir valider toutes les livraisons que vous auriez pu réaliser avant inventaire.

Point de vente - Facturation et clôture

Avant inventaire, si certaines notes étaient encore à l'état brouillon, il faut créer des factures pour chacune d'elle. Cela a pour conséquence de faire sortir du stock les produits, même si le client paiera plus tard.

De la même façon, il est recommandé de clôturer sa caisse.

Transaction Inter Société

De la même façon que pour les autres achats et ventes, les transactions entre activités de la coopérative doivent être validées avant inventaire.

Utilisation interne - Validation des sorties constatées

Si vous utilisez le module d'utilisation interne, pour déclarer vos pertes quotidiennes, vos dégustations, etc., veillez à ce que toutes les utilisations internes soient validées avant l'inventaire, sinon vos quantités théoriques seront erronées. 

Réalisation de l'inventaire

Avec smartphone

C'est la manière la plus rapide pour gérer ses produits avec code-barre.
Un tutoriel complet est disponible ici.

Par Odoo

Création d'un inventaire

Si vous n'avez que quelques références, vous pouvez créer un seul inventaire.

Par contre, si vous avez plusieurs centaines / milliers de références ou si vous êtes plusieurs, il est judicieux de créer plusieurs inventaires partiels, par lieux inventoriés et par personne. Exemple :

Cliquez ensuite sur le bouton "Démarrer un inventaire".

Saisissez ensuite ligne à ligne la liste des produits. Lorsque vous choisissez un produit, Odoo vous ramène un certain nombre de champs (mais comme partout ailleurs, vous pouvez ajouter d'autres si utiles pour vous grâce au bouton ) :

Si vous avez la même quantité, il n'y a rien à faire, sinon, vous devez changer la valeur et mettre celle que vous avez comptée.

Il y a un code couleur selon que la quantité inventoriée soit supérieure, inférieure ou égale à la quantité théorique :

Ne changez pas l'unité de mesure à ce moment là même si vous vous étiez trompé sur la fiche produit. Odoo refusera de valider un inventaire avec des objets en LITRE si sur la fiche produit, il est indiqué que le produit se compte à la PIECE.

L'ordre d'affichage des produits peut changer à la sauvegarde, ne vous étonnez pas si vous ne retrouvez pas votre dernière saisie à sa place, il est possible que la ligne se soit déplacée !

Ne pas valider les inventaires partiels !

NB : suite à l'inventaire, le stock des articles archivés sera ramené à 0. Et les autres articles à 0 mériteraient bien une petite étape d'archivage, c'est le bon moment !

Les articles que l'on n'inventorie pas : les consignes et les articles de dépôt vente.

Inventaire guidé :

Pour pré-sélectionner les produits, il est possible d'utiliser les coches :

• une catégorie d'articles (ex. Revente / Frais)
• un rayonnage (suppose que vous ayiez au préalable complété le champs "rayonnage" dans les fiches produit - possible attribution en masse) 
• un.e fournisseur.se

Par exemple, en sélectionnant "une catégorie d'articles" lors de la création de l'inventaire, vous pouvez faire remonter la liste des articles de la catégorie,  ce qui vous dispense de les appeler un par un en saisissant le libellé, au risque d'en oublier :

La coche "inclure les produits épuisés" permet de visualiser les produits ayant 0 stock d'après Odoo. Peut-être qu'en réalité il y en a, auquel cas pour ne pas les oublier ça vaut le coup de les voir ressortir.

Vous pouvez alors intervenir directement dans le tableau en corrigeant les "quantités réelles".

Vous pouvez toujours ajouter ("ajouter une ligne", en bas du tableau) ou supprimer (logo poubelle) un article dans le tableau.

⚠️ Gestion des doublons  ⚠️

A la fin de la saisie de votre partie d'inventaire, vous aurez peut-être des doublons (erreur, ou présence de l'article à 2 endroits) qu'il faudra corriger. 

les boutons de raccourci ci-dessus apparaîtront pour vous permettre d'identifier et corriger les doublons.

L'objectif étant de n'avoir qu'une seule ligne par produit, vous pouvez soit fusionner les doublons (bouton ci-dessus), soit corriger à la main :

• cocher la ligne à supprimer, puis faire "Actions" > "Supprimer",
• corriger la quantité réelle sur la ligne restante.

Validation de l'inventaire 

1. Fusion des différents inventaires

S'il n'y a qu'un seul inventaire, passer à l'étape "3. Validation finale".

Une fois tous les inventaires saisis, il faut fusionner les différents inventaires pour en avoir un seul complet.

• dans la vue liste, sélectionner les différents inventaires.
• cliquer sur Action > Fusionner les inventaires.

Attention : l'action de fusionner les inventaires appelle par défaut tous vos produits stockables, y compris ceux qui ne figurent pas dans les inventaires source - les produits non nommés et met leur quantité à 0

puis

Et enfin, le bouton "valider l'inventaire".

NB : si on retourne dans la vue liste des inventaires, tous ont disparu (cf filtre sur les inventaires "non finalisés") : en supprimant le filtre, on retrouve les inventaires source et l'inventaire complet fusionné.

2. Gestion des doublons

Dans le cas où un article aurait été inventorié dans 2 minis inventaires, il ressort en doublon dans cet inventaire complet. Il faut les fusionner en cliquant sur le bouton "fusionner les doublons".

3. Validation finale

A la fin de l'opération, vous avez un inventaire avec tous vos produits avec pour chacun :

• une quantité non nulle si vous avez vos produits en stock;
• une quantité nulle si vous êtes en rupture / si vous avez déréférencé ce produit ;

Après cela vous devez : cliquer sur le bouton . Cette opération va réaliser l'entrée ou la sortie définitive des produits du stocks.

4. Export

Réalisez les 3 exports suivants, rangez les dans votre nuage et communiquez-les à la compta et à votre accompagnateurice.

4.A) Justificatif PDF

Vous avez ensuite la possibilité d'imprimer un pdf de l'inventaire en cliquant sur les boutons "Imprimer".

Vous récupérez alors un document PDF qui justifie de votre valorisation de stock avec une ligne par produit avec sa valorisation, ainsi que le total du stock.

4.B) Justificatif Excel

• Cliquez sur l'inventaire puis sur en haut à droite
• Affichez toutes les lignes (en enlevant le filtre de 80 lignes)
• Sélectionnez toutes les lignes
• Cliquez sur Action > Export pour exporter puis choisir éventuellement les colonnes à afficher ou pas (en principe celles qui s'affichent par défaut sont déjà suffisantes) :

  

4.C) Etat des stocks Excel

Après validation de l'inventaire, vous pouvez sortir l'état de vos stocks, classé par catégorie. Pour cela :

• Allez dans le menu Inventaire > Analyse > Stock
• Affichez tous les produits (en enlevant le filtre de 80 produits)
• Sélectionnez tous vos produits.
• Cliquez sur Action > Exporter
• Vous obtenez un tableau excel qui indique la liste des produits par catégorie, avec pour chacun, la quantité en stock, la quantité prévue, et la valorisation.

Si l'inventaire a lieu avant la date de clôture (ex : 29 décembre pour clôture le 31), faire ce 3ème export le 01 janvier, avant la reprise des ventes
Si l'inventaire a lieu après la clôture (ex. le 01 janvier), l'inventaire fait office de valorisation de stock au 31 décembre (c'est pour ça qu'il ne faut pas de vente entre le 01 janvier et l'inventaire)