Boîte mail partagée, comment ça marche ?

C'est une alternative à un mail d'équipe qui redirige sur chaque membre et démultiplie le mail d'origine dans x boîtes mails.

Concrètement, on créé une boîte mail de pôle (type social@grap.coop) ou d'activité (type contact@monactivite.fr), et chaque membre charge cette boîte mail dans son Thunderbird en parallèle de son mail perso :

On peut glisser des mails d'un dossier d'une boîte mail à une autre sans problème.

Dans la boîte mail commune, il est recommandé de créer des sous-dossiers nominatifs, dans lesquels on peut glisser les mails entrants au fur et à mesure.

=> l'objectif est que la boîte de réception soit quasiment toujours vide et n'accueille que les nouveaux mails entrants.

Pré-requis : il faut décider collectivement de comment organiser la lecture des mails qui arrivent dans la boîte commune :

• soit une personne est référente et dispatche les mails en fonction de la personne qui doit le traiter
• soit tout le monde vient piocher dans la boîte commune et récupère ce qui le concerne au fur et à mesure

Bonne pratique : on peut créer des règles pour diriger automatiquement certains mails dans des dossiers. Exemple : si le mail est envoyé par Relais Vert, alors il va automatiquement dans le dossier de untel.le.