# Boîte mail partagée, comment ça marche ?

<p class="callout success">C'est une alternative à un mail d'équipe qui redirige sur chaque membre et démultiplie le mail d'origine dans x boîtes mails.  
</p>

Concrètement, on créé une boîte mail de pôle (type <social@grap.coop>) ou d'activité (type <contact@monactivite.fr>), et chaque membre charge cette boîte mail dans son Thunderbird en parallèle de son mail perso :

![image.png](https://librairie.grap.coop/uploads/images/gallery/2023-10/scaled-1680-/pzuimage.png)

<p class="callout info">On peut glisser des mails d'un dossier d'une boîte mail à une autre sans problème.</p>

Dans la boîte mail commune, il est recommandé de créer des sous-dossiers nominatifs, dans lesquels on peut glisser les mails entrants au fur et à mesure.

<p class="callout success">=&gt; l'objectif est que la boîte de réception soit quasiment toujours vide et n'accueille que les nouveaux mails entrants.</p>

**Pré-requis** : il faut décider collectivement de comment organiser la lecture des mails qui arrivent dans la boîte commune :

- soit une personne est référente et dispatche les mails en fonction de la personne qui doit le traiter
- soit tout le monde vient piocher dans la boîte commune et récupère ce qui le concerne au fur et à mesure

<p class="callout success">Bonne pratique : on peut créer des règles pour diriger automatiquement certains mails dans des dossiers. Exemple : si le mail est envoyé par Relais Vert, alors il va automatiquement dans le dossier de untel.le.</p>

<table border="1" id="bkmrk-avantages-inconv%C3%A9nie" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><colgroup><col style="width: 50%;"></col><col style="width: 50%;"></col></colgroup><tbody><tr><td class="align-center">**Avantages**  
</td><td class="align-center">**Inconvénients**  
</td></tr><tr><td>- tout le monde ne lit pas tout les mails (et toutes les réponses) =&gt; gain de temps et de charge mentale
- plus de risque d'être plusieurs à répondre à un même mail
- pas de messagerie surchargée au retour de vacances
- les destinataires ont plus de chance d'avoir une réponse dans les temps
- en cas de départ d'un membre de l'équipe, on ne perd pas tout son historique mail, puisque les mails envoyés / reçus / archivés restent dans la messagerie commune
- c'est plus écolo (moins de mail générés).

</td><td>- les informations sont moins partagées =&gt; il faut avoir le réflexe de mettre les collègues dans la boucle sur les mails qui valent la peine d'être lus par toutes et tous
- il faut consulter 2 boîtes mails dans son Thunderbird, switcher de l'un à l'autre, ce qui peut rendre complexe la lecture et la priorisation
- il faut avoir 2 mails : 
    - un pour la boîte mail commune, ex. <social@grap.coop>
    - un pour cibler tous les membres du pôle ou de l'acti (= une redirection) : <pole-social@grap.coop> ou <equipe@monactivite.fr> (pour les actis, cette adresse est créée par défaut)
- cette boîte mail commune est une boîte mail à acheter en plus d'un fonctionnement autre

</td></tr></tbody></table>