Boîte mail partagée, comment ça marche ?

C'est une alternative à un mail d'équipe qui redirige sur chaque membre et démultiplie le mail d'origine dans x boîtes mails. 

 Concrètement, on créé une boîte mail de pôle (type social@grap.coop ) ou d'activité (type contact@monactivite.fr ), et chaque membre charge cette boîte mail dans son Thunderbird en parallèle de son mail perso : 

 

 On peut glisser des mails d'un dossier d'une boîte mail à une autre sans problème. 

 Dans la boîte mail commune, il est recommandé de créer des sous-dossiers nominatifs, dans lesquels on peut glisser les mails entrants au fur et à mesure. 

 => l'objectif est que la boîte de réception soit quasiment toujours vide et n'accueille que les nouveaux mails entrants. 

 Pré-requis : il faut décider collectivement de comment organiser la lecture des mails qui arrivent dans la boîte commune : 

 

 soit une personne est référente et dispatche les mails en fonction de la personne qui doit le traiter 

 soit tout le monde vient piocher dans la boîte commune et récupère ce qui le concerne au fur et à mesure 

 

 Bonne pratique : on peut créer des règles pour diriger automatiquement certains mails dans des dossiers. Exemple : si le mail est envoyé par Relais Vert, alors il va automatiquement dans le dossier de untel.le. 

 

 

 

 

 Avantages 

 Inconvénients 

 

 

 

 

 tout le monde ne lit pas tout les mails (et toutes les réponses) => gain de temps et de charge mentale 

 plus de risque d'être plusieurs à répondre à un même mail 

 pas de messagerie surchargée au retour de vacances 

 les destinataires ont plus de chance d'avoir une réponse dans les temps 

 en cas de départ d'un membre de l'équipe, on ne perd pas tout son historique mail, puisque les mails envoyés / reçus / archivés restent dans la messagerie commune 

 c'est plus écolo (moins de mail générés). 

 

 

 

 

 les informations sont moins partagées => il faut avoir le réflexe de mettre les collègues dans la boucle sur les mails qui valent la peine d'être lus par toutes et tous 

 il faut consulter 2 boîtes mails dans son Thunderbird, switcher de l'un à l'autre, ce qui peut rendre complexe la lecture et la priorisation 

 il faut avoir 2 mails :

 

 un pour la boîte mail commune, ex. social@grap.coop 

 un pour cibler tous les membres du pôle ou de l'acti (= une redirection) : pole-social@grap.coop ou equipe@monactivite.fr (pour les actis, cette adresse est créée par défaut) 

 

 

 cette boîte mail commune est une boîte mail à acheter en plus d'un fonctionnement autre