📆 Agenda Nextcloud
Présentons ici les premières fonctionnalités de l'agenda Nextcloud
0. Introduction - sortir de Google agenda 🚀
Exporter son agenda Google et l'importer Nextcloud
| Exporter son agenda Google |
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| Cliquer sur les "..." à droite de l'agenda souhaité, puis "Paramétrage et partage" |
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| Cliquer sur le bouton "exporter l'agenda" et enregistrer le fichier. |
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Sur Ubuntu : ouvrir le fichier zippé dans les téléchargements (bouton
Sur Windows : aller dans le dossier "Téléchargements"de votre ordinateur, trouvez le fichier que vous venez d'enregistrer, il est zippé : faire un clic droit et choisir "extraire tout" |
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| Importer dans son agenda Nextcloud |
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| Dans votre agenda Nextcloud, en bas à droite, cliquer sur "Paramètres & importation" puis sur "Importer un agenda", et rechercher le fichier en ".ics" dans votre dossier "Téléchargements" |
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| Cliquer sur "Importer un agenda", attendre quelques secondes et recharger la page. |
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| Patienter quelques secondes ! |
Vous pouvez re-cliquer sur |
=> 
dans le navigateur), et cliquer sur "Extraire"
puis
1. Créer un agenda
Par défaut, vous avez un agenda nommé "Personnel" sur votre Nextcloud.
Vous pouvez le renommer ou le personnaliser au niveau de la couleur d'affichage.
Pour créer un nouvel agenda, cliquer sur le bouton "+" à droite de "nouvel agenda", et choisir "Nouvel agenda".
Le nommer et valider par la flèche de droite :
2. Partage des agendas
On peut partage un agenda pour y travailler de façon collaborative (plusieurs personnes peuvent ajouter ou modifier des évènements) seulement entre personnes utilisant le même Nextcloud. Voir le paragraphe 2.1.
On peut partager son agenda seulement en consultation pour que d'autres personnes voient votre agenda, depuis Google Agenda, Outlook, MacOs.. ou un autre Nextcloud, mais ces personnes ne pourront pas y écrire de nouvel évènement. Voir le paragraphe 2.2
2.1 Avoir un agenda collaboratif partagé
On peut partager son agenda à une personne physique, ou à un groupe dans lequel il y a plusieurs personnes (exemple "INT" pour les personnes de l'équipe interne, ou "GRAP - COOP" pour tout le monde de la coopérative)
- Cliquer sur (1)
- Appeler dans la barre de recherche une personne ou un groupe (ex. "INT" pour Ă©quipe interne) (2)
- Cocher "peut modifier"Â (3).
2.2 Partager son agenda en consultation
| A) Par une personne ayant un compte sur le nuage de Grap | Pour une consultation régulière (pouvoir cocher / décocher l'agenda) |
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| B) Par une personne n'ayant pas de compte sur le nuage de Grap | Pour une consultation ponctuelle sur un navigateur Internet |
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| Pour une consultation régulière depuis un autre agenda (Google, Mac, Outlook ou autre Gafam qui nous espionnent) |
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2.3 Enlever un partage d'agenda
On peut toujours partager son agenda à toute l'équipe, et chacun·e sera autonome pour cesser ce partage si pas besoin/envie.
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Pour cela, il faut cliquer sur les "..." et "Cesser le partage de ma part" Â |
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3. Paramètres d'affichage
Il existe 3 affichages possibles : une vision de la journée, de la semaine ou du mois.
Dans "Paramètres & importation", on peut aussi personnaliser l'affichage à plusieurs niveaux (week-ends, éditeur simplifié pour la création de RDV, tâches, numéros de semaine...) :                                                       
4. Créer un événement
Avec le bouton
ou par un clic dans la date souhaitée.
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Éditeur simplifié NB : en décochant dans "paramètres et importation" le critère concernant cet éditeur simplifié, c'est systématiquement l'autre affichage qui s'ouvre. |
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Vue détaillée |
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Compléter son évènement ✏️
- A minima
- le titre de l'événement, l'agenda concerné, la date et l'heure (ou "toute la journée")
- Options :
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On peut aussi mettre une couleur sans utiliser les Ă©tiquettes : |
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NB : si un participant a plusieurs agendas nextcloud, l'info occupé / disponible reprend l'ensemble de ces agendas (sauf pour les agendas importés).
 Du moment que l'on est invité, un événement se créé dans notre agenda, et visuellement, on ne peut pas le distinguer d'un événement que l'on a accepté, à moins d'aller voir le détail dans "participants" : RDV pas encore accepté : Quand on organise un RDV, on n'a pas de mail d'information quand un participant accepte ou refuse. Dans le mail d'invitation :
Seul l'organisateur peut apporter des modifications au RDV qui seront partagées à tous : si l'un des participants effectue une modification, elle n'est valable que sur son agenda.
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Une liste de rappels-type est proposée, mais on peut toujours personnaliser après coup :
Les rappels se font par Notification (voir ses paramètres de notification) ou par mail. |
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Dans la partie "Répéter", on peut déterminer une périodicité pour l'événement, avec une date de début et date de fin |
le lieu
 une description
le statut:
le niveau de confidentialité si l'évènement est partagé(3 niveaux),
le type de RDV (suis-je disponible pendant ce créneau ? facilite la prise de rendez-vous à plusieurs),
une Ă©tiquette (qualifier le type de RDV en lui attribuant une couleur).
, on peut préciser le rôle de chaque participant : Président, participant obligatoire / facultatif, ne participe pas, supprimer.
) : le lien se positionnera automatiquement dans la partie "description" de l'événement.
/ RDV accepté :
/ RDV refusé :
Supprimer un événement ❌
Cliquer sur l'événement puis "Plus" pour ouvrir la vue détaillée, puis :
Cas particulier : réservation d'une salle de réunion (équipage)
3 problématiques peuvent générer des confusions :
- les salles réservées à la journée :
- quand j'affiche mon agenda à la semaine, je ne vois pas vraiment si la salle est réservée à la journée (coche
). - à l'inverse, quand j'affiche mon agenda au mois, une salle réservée à l'heure est beaucoup moins visible qu'une salle réservée à la journée...
- quand j'affiche mon agenda à la semaine, je ne vois pas vraiment si la salle est réservée à la journée (coche
- invitation de personnes avec l'agenda collaboratif de la salle de réunion : à priori, elles ne reçoivent pas l'invitation.
- on ne peut pas s'inviter soi-même : il faut créer l'événement dans son agenda ET dans celui de la salle de réunion.
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Les bonnes pratiques qui en découlent sont les suivantes :
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Rechercher un événement 🔎
Utiliser la loupe de recherche et saisir un mot-clé : c'est en priorité les événements comprenant ce mot-clé qui ressortent, puis éventuellement d'autres ressources sur votre nuage (deck...).
5. Proposer des créneaux de RDV
5. 1. Créer les créneaux de RDV
En bas à gauche, cliquer sur le "+" à droite de "rendez-vous" puis compléter :
5. 2. Communiquer les créneaux de RDV
Transmettre le lien public aux personnes visées :
En cliquant dessus, elles accèdent à la prise de RDV avec le choix d'une date et d'un créneau, sachant que les créneaux proposés sont ceux sur lesquels il n'y a rien de prévu dans l'agenda à ce jour, et qu'ils sont bornés à ce qui a été défini plus haut en termes de jours de la semaine, horaires et délai.
Une fois le créneau choisi, on peut ajouter un commentaire :
Les 2 personnes reçoivent un mail de confirmation, et le RDV se positionne dans l'agenda.
6. Synchroniser l'agenda sur son smartphone
Voir la fiche dédiée.
7. Synchroniser un agenda Nextcloud avec un autre agenda
Consulter un agenda Google dans Nextcloud
- Sur Google Agenda - récupérer le lien "iCal" :
| Cliquer sur les "..." à droite de l'agenda souhaité, puis "Paramétrage et partage" |
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Chercher le lien nommé "adresse privée au format iCal" |
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- Sur Nextcloud : ajouter l'agenda
| Cliquer sur"Nouvel agenda" > "Nouvel abonnement par lien (lecture seule)". |
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On peut ensuite renommer l'agenda et choisir la couleur d'affichage.
Cet accès à l'agenda Google chargé dans Nextcloud est uniquement consultatif : on ne peut pas créer d'événement.
Si l'on souhaite ne visualiser que les périodes occupées sans le détail, c'est le lien "adresse publique au format iCal" qu'il faudra choisir APRES avoir coché "Rendre disponible publiquement" associé à "Afficher uniquement les informations de disponibilité" :
Consulter un agenda Nextcloud dans Google Agenda
- Sur Nextcloud, récupérer le lien de partage
| Cliquer sur l'icĂ´ne de partage Ă droite du calendrier Ă partager |
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| Cliquer sur le "+" de lien de partage pour générer un URL |
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| Cliquer sur les "..." Ă droite du lien de partage puis "Copier le lien d'inscription". |
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- Sur Google Agenda, ajouter l'agenda Nextcloud :
| Cliquer sur le "+" Ă droite de Autres agendas, puis choisir "A partir de l'URL" |
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| Copier l'adresse dans "URL de l'agenda" et cliquer sur "Ajouter un agenda" |
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8. Exporter son agenda en format ICS, CSV, Excel
- Exporter son agenda
- Utiliser le  ✏️ en bout de ligne de l'agenda à gauche
- Puis le bouton  ⬇️ Exporter permet d'obtenir un fichier au format .ics
- Ce format est convertible en format CSV pour l'ouvrir ensuite dans LibreOffice (ou Excel)
- Pour cela, tu peux utiliser un service en ligne comme ce petit site https://www.indigoblue.eu/ics2csv/
- Tu y glisses ton .ics et tu télécharges tes données en .csv ouvrable
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9. Questions subsidiaires
Peut-on automatiser l'intégration dans son agenda des invitations que l'on reçoit par mail et qui ont une autre provenance que Nextcloud (3CX, Google agenda ...) ?
RĂ©ponse
- Oui si vous consultez vos mails sur Thunderbird (voir étapes ci-dessous). Si vous consultez vos mails directement sur Gmail, c'est techniquement possible, mais finalement bien plus long et plus technique que de recréer l'événement soi-même dans son agenda Nextcloud...alors on vous le conseille pas ! Néanmoins, si vous souhaitez que l'on vous montre, adressez-vous au pôle info.
Pour Thunderbird :
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Au préalable, il faut avoir installé les 3 modules complémentaires suivants : Lightning, TbSync et Provider for CalDAV & CardDAV Pour installer des modules complémentaires, rechercher "modules complémentaires" dans la liste des menus qui se trouvent derrière l'icône |
NB : dans la nouvelle version de Thunderbird, "Lightning" n'est plus Ă installer. |
| Cliquer sur le logo "TbSync"
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| Puis choisir la 1ère option "configuration automatique" |
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| Indiquer ensuite le nom du compte, nom d'utilisateur et mot de passe Nextcloud, ainsi que l'URL du nuage et cliquer sur
"Suivant" puis "Terminer" |
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| Cocher "Activer et synchroniser ce compte" : la liste des "ressources" nextcloud disponibles (contacts, deck, agenda) charge, et il faut cocher celle qui correspond Ă l'agenda. Une fois que l'Ă©tat est "OK", quitter. |
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en haut Ă droite de la messagerie.
Désormais, lorsque vous recevez sur Thunderbird une invitation de 3CX, vous pouvez l'accepter / refuser (bandeau horizontal bleu) de sorte que ça s'affiche dans votre agenda intermédiaire Thunderbird, lui-même synchronisé avec votre agenda Nextcloud :
ça donne ça !
