Agenda Nextcloud

1. Créer un agenda

Par défaut, vous avez un agenda nommé "Personnel" sur votre Nextcloud.

Vous pouvez le renommer ou le personnaliser au niveau de la couleur d'affichage.

Pour créer un nouvel agenda, cliquer sur le bouton "+" à droite de "nouvel agenda", et choisir "Nouvel agenda".

Le nommer et valider par la flèche de droite :

Partager un agenda

  • En consultation
A) Par une personne ayant un compte  sur le nuage de Grap A.1) Pour une consultation régulière (pouvoir cocher / décocher l'agenda)
  • cliquer sur
  • appeler dans la barre de recherche une personne ou un groupe (ex. "INT" pour équipe interne)
  A.2) Pour une consultation occasionnelle / exceptionnelle
  • cliquer sur "copier le lien privé"et lui envoyer

    image-1616747323567.png

B) Par une personne n'ayant pas de compte sur le nuage de Grap  
  • cliquer sur : un "lien de partage" se créé
  • puis cliquer sur l'icône image-1616747083042.png"copier le lien public"
  • en écriture à une autre personne ou à un groupe (comme "INT" par exemple) ayant un accès Nexctloud : cliquer sur (1), appeler dans la barre de recherche une personne ou un groupe (ex. "INT" pour équipe interne) (2), cocher "peut modifier"  (3).

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2. Paramètres d'affichage

Il existe 3 affichages possibles : une vision de la journée, de la semaine ou du mois.

Dans "Paramètres & importation", on peut aussi personnaliser l'affichage à plusieurs niveaux (week-ends, éditeur simplifié pour la création de RDV, tâches, numéros de semaine...) :                                                               

 

3. Créer un événement

Avec le bouton ou par un clic dans la date souhaitée.

Éditeur simplifié

 

NB : en décochant dans "paramètres et importation" le critère concernant cet éditeur simplifié, c'est systématiquement l'autre affichage qui s'ouvre.

 

Vue détaillée

 

Compléter

  • A minima
    • le titre de l'événement, l'agenda concerné, la date et l'heure (ou "toute la journée")
  • Options :

 

  • le lieu
  •   une description
  • le statut:
Confirmé Provisoire Annulé
  • le niveau de confidentialité si l'évènement est partagé(3 niveaux),
  • le type de RDV (suis-je disponible pendant ce créneau ? facilite la prise de rendez-vous à plusieurs),
  • une étiquette (qualifier le type de RDV en lui attribuant une couleur).

On peut aussi mettre une couleur sans utiliser les étiquettes :

 

  • Saisir le(s) nom(s) dans la barre de recherche (si compte Nextcloud) ou inscrire directement une adresse e-mail.
  • En cliquant sur, on peut préciser le rôle de chaque participant : Président, participant obligatoire / facultatif, ne participe pas, supprimer.

  •  On peut consulter les disponibilités des participants ayant un agenda sur le nuage de Grap :

NB : si un participant a plusieurs agendas nextcloud, l'info occupé / disponible reprend l'ensemble de ces agendas (sauf pour les agendas importés).

  • On peut également créer une "salle de discussion" (cf application discussion dans le nuage ) : le lien se positionnera automatiquement dans la partie "description" de l'événement.

 Du moment que l'on est invité, un événement se créé dans notre agenda, et visuellement, on ne peut pas le distinguer d'un événement que l'on a accepté, à moins d'aller voir le détail dans "participants" : RDV pas encore accepté : / RDV accepté : / RDV refusé :

Quand on organise un RDV, on n'a pas de mail d'information quand un participant accepte ou refuse.

 

Dans le mail d'invitation :

  • Il y a un bouton pour accepter ou refuser l'événement dans Nextcloud. En principe il suffit à signifier à l'expéditeur votre réponse.

  •  Une fenêtre du nuage avec le message de confirmation ci-dessous s'ouvre.

    image-1616421451574.png

    Dans le cas contraire, il faudrait cliquer sur "Plus d'options..." PUIS Accepter et Enregistrer.

Seul l'organisateur peut apporter des modifications au RDV qui seront partagées à tous : si l'un des participants effectue une modification, elle n'est valable que sur son agenda.

  • On peut importer l'événement dans l'agenda de son choix
    • si on ouvre le mail d'invitation sur Thunderbird → on peut le rajouter à l'agenda connecté de son choix
    • si on ouvre le mail d'invitation sur Gmail → on peut le rajouter à son agenda Google

 

Une liste de rappels-type est proposée, mais on peut toujours personnaliser après coup :

Les rappels se font par Notification (voir ses paramètres de notification) ou par mail. 

Dans la partie "Répéter", on peut déterminer une périodicité pour l'événement, avec une date de début et date de fin

  1.  

Supprimer un événement

Cliquer sur l'événement puis "Plus" pour ouvrir la vue détaillée, puis :

Rechercher un événement

Utiliser la loupe de recherche et saisir un mot-clé : c'est en priorité les événements comprenant ce mot-clé qui ressortent, puis éventuellement d'autres ressources sur votre nuage (deck...).

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4. Synchroniser l'agenda Nextcloud sur son smartphone

Voir la fiche dédiée.

5. Synchroniser un agenda Nextcloud avec un autre agenda

Consulter un agenda Google dans Nextcloud

  • Sur Google Agenda - récupérer le lien "iCal" :
Cliquer sur les "..." à droite de l'agenda souhaité, puis "Paramétrage et partage"

 

Chercher le lien nommé "adresse privée au format iCal"

 

  • Sur Nextcloud : ajouter l'agenda
Cliquer sur"Nouvel agenda" > "Nouvel abonnement par lien (lecture seule)".

 

On peut ensuite renommer l'agenda et choisir la couleur d'affichage.

Cet accès à l'agenda Google chargé dans Nextcloud est uniquement consultatif : on ne peut pas créer d'événement.

Si l'on souhaite ne visualiser que les périodes occupées sans le détail, c'est le lien "adresse publique au format iCal" qu'il faudra choisir APRES avoir coché "Rendre disponible publiquement" associé à "Afficher uniquement les informations de disponibilité" :

Consulter un agenda Nextcloud dans Google Agenda

  • Sur Nextcloud, récupérer le lien de partage
Cliquer sur l'icône de partage à droite du calendrier à partager

 

Cliquer sur le "+" de lien de partage pour générer un URL

 

Cliquer sur les "..." à droite du lien de partage puis "Copier le lien d'inscription".

 

  • Sur Google Agenda, ajouter l'agenda Nextcloud :
Cliquer sur le "+" à droite de Autres agendas, puis choisir "A partir de l'URL"

 

Copier l'adresse dans "URL de l'agenda" et cliquer sur "Ajouter un agenda"

 

6. Exporter un agenda dans Nextcloud

Cliquer sur les "..." à droite de l'agenda souhaité, puis "Paramétrage et partage"

 

=> image-1614593016075.png

Cliquer sur le bouton "exporter l'agenda" et enregistrer le fichier.

 

image-1614594904364.png

Sur Ubuntu : ouvrir le fichier zippé dans les téléchargements (bouton

image-1616424880163.png dans le navigateur), et cliquer sur "Extraire"

Sur Windows : aller dans le dossier "Téléchargements"de votre ordinateur, trouvez le fichier que vous venez d'enregistrer, il est zippé : faire un clic droit et choisir "extraire tout"

 

image-1614595026379.png

Dans votre agenda Nextcloud, en bas à droite, cliquer sur "Paramètres & importation" puis sur "Importer un agenda", et rechercher le fichier en ".ics" dans votre dossier "Téléchargements"

 

image-1614595123771.png puis

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Cliquer sur "Importer un agenda", attendre quelques secondes et recharger la page.

 

image-1614595236057.png

Patienter quelques secondes !

Vous pouvez re-cliquer sur  image-1614595123771.pngpour suivre la progression (une barre de progression s'affiche)

7. Question subsidiaire

Peut-on automatiser l'intégration dans son agenda des invitations que l'on reçoit par mail et qui ont une autre provenance que Nextcloud (3CX, Google agenda ...) ?

- Oui si vous consultez vos mails sur Thunderbird (voir étapes ci-dessous). Si vous consultez vos mails directement sur Gmail, c'est techniquement possible, mais finalement bien plus long et plus technique que de recréer l'événement soi-même dans son agenda Nextcloud...alors on vous le conseille pas ! Néanmoins, si vous souhaitez que l'on vous montre, adressez-vous au pôle info.

Pour Thunderbird :

Au préalable, il faut avoir installé les 3 modules complémentaires suivants : Lightning, TbSync et Provider for CalDAV & CardDAV

 

Pour installer des modules complémentaires, rechercher "modules complémentaires" dans la liste des menus qui se trouvent derrière l'icône image-1616422713157.pngen haut à droite de la messagerie.

 

image-1616423470114.png

Cliquer sur le logo "TbSync"

image-1616495234867.png

en haut à droite de votre messagerie

 

image-1616494212975.png

  1. Dans "Paramètres du compte", aller dans "Actions sur les comptes" > "Ajouter un nouveau compte" > "CalDAV & CardDAV" 

 

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Puis choisir la 1ère option "configuration automatique"

 

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Indiquer ensuite le nom du compte, nom d'utilisateur et mot de passe Nextcloud, ainsi que l'URL du nuage et cliquer sur

"Suivant" puis "Terminer"

 

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Cocher "Activer et synchroniser ce compte" : la liste des "ressources" nextcloud disponibles (contacts, deck, agenda) charge, et il faut cocher celle qui correspond à l'agenda. Une fois que l'état est "OK", quitter.

 

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Désormais, lorsque vous recevez sur Thunderbird une invitation de 3CX, vous pouvez l'accepter / refuser (bandeau horizontal bleu) de sorte que ça s'affiche dans votre agenda intermédiaire Thunderbird, lui-même synchronisé avec votre agenda Nextcloud :

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ça donne ça !

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