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📆 Agenda Nextcloud

Présentons ici les premières fonctionnalités de l'agenda Nextcloud

0. Introduction - sortir de Google agenda 🚀

Exporter son agenda Google et l'importer Nextcloud
Exporter son agenda Google
Cliquer sur les "..." à droite de l'agenda souhaité, puis "Paramétrage et partage"


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Cliquer sur le bouton "exporter l'agenda" et enregistrer le fichier.


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Sur Ubuntu : ouvrir le fichier zippé dans les téléchargements (bouton

image-1616424880163.png dans le navigateur), et cliquer sur "Extraire"

Sur Windows : aller dans le dossier "Téléchargements"de votre ordinateur, trouvez le fichier que vous venez d'enregistrer, il est zippé : faire un clic droit et choisir "extraire tout"


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Importer dans son agenda Nextcloud


Dans votre agenda Nextcloud, en bas à droite, cliquer sur "Paramètres & importation" puis sur "Importer un agenda", et rechercher le fichier en ".ics" dans votre dossier "Téléchargements"


image-1614595123771.png puis

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Cliquer sur "Importer un agenda", attendre quelques secondes et recharger la page.


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Patienter quelques secondes !

Vous pouvez re-cliquer sur  image-1614595123771.pngpour suivre la progression (une barre de progression s'affiche)

 

1. Créer un agenda

Par défaut, vous avez un agenda nommé "Personnel" sur votre Nextcloud.

Vous pouvez le renommer ou le personnaliser au niveau de la couleur d'affichage.

Pour créer un nouvel agenda, cliquer sur le bouton "+" à droite de "nouvel agenda", et choisir "Nouvel agenda".

Le nommer et valider par la flèche de droite :

 

2. Partage des agendas

On peut partage un agenda pour y travailler de façon collaborative (plusieurs personnes peuvent ajouter ou modifier des évènements) seulement entre personnes utilisant le même Nextcloud. Voir le paragraphe 2.1.

On peut partager son agenda seulement en consultation pour que d'autres personnes voient votre agenda, depuis Google Agenda, Outlook, MacOs.. ou un autre Nextcloud, mais ces personnes ne pourront pas y écrire de nouvel évènement. Voir le paragraphe 2.2


2.1 Avoir un agenda collaboratif partagé

On peut partager son agenda à une personne physique, ou à un groupe dans lequel il y a plusieurs personnes (exemple "INT" pour les personnes de l'équipe interne, ou "GRAP - COOP" pour tout le monde de la coopérative)

  • Cliquer sur (1)
  • Appeler dans la barre de recherche une personne ou un groupe (ex. "INT" pour Ă©quipe interne) (2)
  • Cocher "peut modifier"  (3).

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2.2 Partager son agenda en consultation


A) Par une personne ayant un compte  sur le nuage de Grap Pour une consultation régulière (pouvoir cocher / décocher l'agenda)
  • cliquer sur
  • appeler dans la barre de recherche une personne ou un groupe (ex. "INT" pour Ă©quipe interne)
  • Laisser dĂ©cocher "peut modifier"
B) Par une personne n'ayant pas de compte sur le nuage de Grap Pour une consultation ponctuelle sur un navigateur Internet
  • cliquer sur : un "lien de partage" se crĂ©Ă©
  • puis cliquer sur l'icĂ´ne image-1616747083042.png"copier le lien public"

Pour une consultation régulière depuis un autre agenda (Google, Mac, Outlook ou autre Gafam qui nous espionnent)
  • cliquer sur : un "lien de partage" se crĂ©Ă©
  • puis cliquer sur les "..."
  • puis sur "Copier le Lien d'inscription"

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  • La personne peut ensuite utiliser ce lien pour le copier dans son agenda
  • Une fois collĂ©, il n'y ait pas censĂ© avoir de dĂ©lai, les Ă©vènements vont apparaĂ®tre directement


    2.3 Enlever un partage d'agenda

    On peut toujours partager son agenda à toute l'équipe, et chacun·e sera autonome pour cesser ce partage si pas besoin/envie.

    Pour cela, il faut cliquer sur les "..." et "Cesser le partage de ma part"

     

    image-1625583808595.png


     

    3. Paramètres d'affichage

    Il existe 3 affichages possibles : une vision de la journée, de la semaine ou du mois.

    Dans "Paramètres & importation", on peut aussi personnaliser l'affichage à plusieurs niveaux (week-ends, éditeur simplifié pour la création de RDV, tâches, numéros de semaine...) :                                                               


     

    4. Créer un événement

    Avec le bouton ou par un clic dans la date souhaitée.

    Éditeur simplifié


    NB : en décochant dans "paramètres et importation" le critère concernant cet éditeur simplifié, c'est systématiquement l'autre affichage qui s'ouvre.


    Vue détaillée


    Compléter

    • A minima
      • le titre de l'Ă©vĂ©nement, l'agenda concernĂ©, la date et l'heure (ou "toute la journĂ©e")
    • Options :


    • le lieu
    •   une description
    • le statut:
    Confirmé Provisoire Annulé
    • le niveau de confidentialitĂ© si l'Ă©vènement est partagĂ©(3 niveaux),
    • le type de RDV (suis-je disponible pendant ce crĂ©neau ? facilite la prise de rendez-vous Ă  plusieurs),
    • une Ă©tiquette (qualifier le type de RDV en lui attribuant une couleur).

    On peut aussi mettre une couleur sans utiliser les Ă©tiquettes :


    • Saisir le(s) nom(s) dans la barre de recherche (si compte Nextcloud) ou inscrire directement une adresse e-mail.
    • En cliquant sur, on peut prĂ©ciser le rĂ´le de chaque participant : PrĂ©sident, participant obligatoire / facultatif, ne participe pas, supprimer.

    •  On peut consulter les disponibilitĂ©s des participants ayant un agenda sur le nuage de Grap :

    NB : si un participant a plusieurs agendas nextcloud, l'info occupé / disponible reprend l'ensemble de ces agendas (sauf pour les agendas importés).

    • On peut Ă©galement crĂ©er une "salle de discussion" (cf application discussion dans le nuage ) : le lien se positionnera automatiquement dans la partie "description" de l'Ă©vĂ©nement.

     Du moment que l'on est invité, un événement se créé dans notre agenda, et visuellement, on ne peut pas le distinguer d'un événement que l'on a accepté, à moins d'aller voir le détail dans "participants" : RDV pas encore accepté : / RDV accepté : / RDV refusé :

    Quand on organise un RDV, on n'a pas de mail d'information quand un participant accepte ou refuse.


    Dans le mail d'invitation :

    • Il y a un bouton pour accepter ou refuser l'Ă©vĂ©nement dans Nextcloud. En principe il suffit Ă  signifier Ă  l'expĂ©diteur votre rĂ©ponse.

    •  Une fenĂŞtre du nuage avec le message de confirmation ci-dessous s'ouvre.

      image-1616421451574.png

      Dans le cas contraire, il faudrait cliquer sur "Plus d'options..." PUIS Accepter et Enregistrer.

    Seul l'organisateur peut apporter des modifications au RDV qui seront partagées à tous : si l'un des participants effectue une modification, elle n'est valable que sur son agenda.

    • On peut importer l'Ă©vĂ©nement dans l'agenda de son choix
      • si on ouvre le mail d'invitation sur Thunderbird → on peut le rajouter Ă  l'agenda connectĂ© de son choix
      • si on ouvre le mail d'invitation sur Gmail → on peut le rajouter Ă  son agenda Google


    Une liste de rappels-type est proposée, mais on peut toujours personnaliser après coup :

    Les rappels se font par Notification (voir ses paramètres de notification) ou par mail. 

    Dans la partie "Répéter", on peut déterminer une périodicité pour l'événement, avec une date de début et date de fin


    Supprimer un événement

    Cliquer sur l'événement puis "Plus" pour ouvrir la vue détaillée, puis :

     

    Cas particulier : réservation d'une salle de réunion (équipage)

    3 problématiques peuvent générer des confusions :

    • les salles rĂ©servĂ©es Ă  la journĂ©e :
      • quand j'affiche mon agenda Ă  la semaine, je ne vois pas vraiment si la salle est rĂ©servĂ©e Ă  la journĂ©e (cocheimage-1624880154654.png).
      • Ă  l'inverse, quand j'affiche mon agenda au mois, une salle rĂ©servĂ©e Ă  l'heure est beaucoup moins visible qu'une salle rĂ©servĂ©e Ă  la journĂ©e...
    • invitation de personnes avec l'agenda collaboratif de la salle de rĂ©union : Ă  priori, elles ne reçoivent pas l'invitation.
    • on ne peut pas s'inviter soi-mĂŞme : il faut crĂ©er l'Ă©vĂ©nement dans son agenda ET dans celui de la salle de rĂ©union.

    Les bonnes pratiques qui en découlent sont les suivantes :

    1. sélectionner un créneau horaire (ex. 9h-17h) même pour une réservation de salle sur toute la journée,
    2. créer un événement et inviter les personnes depuis son agenda et pas celui de la salle,
    3. créer l'événement ET sur son agenda ET sur l'agenda de la salle pour la réserver tout en ayant l'affichage aussi sur son agenda perso.
    4. indiquer dans l'intitulé de la réservation de la salle le nom de la personne qui réserve.

     

    Rechercher un événement

    Utiliser la loupe de recherche et saisir un mot-clé : c'est en priorité les événements comprenant ce mot-clé qui ressortent, puis éventuellement d'autres ressources sur votre nuage (deck...).

    image-1611064578713.png

     

    5. Proposer des créneaux de RDV

    5. 1. Créer les créneaux de RDV

    En bas à gauche, cliquer sur le "+" à droite de "rendez-vous" puis compléter :

    image.png

    image.png

    image.png

    5. 2. Communiquer les créneaux de RDV

    Transmettre le lien public aux personnes visées :

    image.png

    En cliquant dessus, elles accèdent à la prise de RDV avec le choix d'une date et d'un créneau, sachant que les créneaux proposés sont ceux sur lesquels il n'y a rien de prévu dans l'agenda à ce jour, et qu'ils sont bornés à ce qui a été défini plus haut en termes de jours de la semaine, horaires et délai.

    image.png

    Une fois le créneau choisi, on peut ajouter un commentaire :

    image.png

    Les 2 personnes reçoivent un mail de confirmation, et le RDV se positionne dans l'agenda.

     

    6. Synchroniser l'agenda sur son smartphone

    Voir la fiche dédiée.

     

    7. Synchroniser un agenda Nextcloud avec un autre agenda

    Consulter un agenda Google dans Nextcloud

    • Sur Google Agenda - rĂ©cupĂ©rer le lien "iCal" :
    Cliquer sur les "..." à droite de l'agenda souhaité, puis "Paramétrage et partage"


    Chercher le lien nommé "adresse privée au format iCal"


    • Sur Nextcloud : ajouter l'agenda
    Cliquer sur"Nouvel agenda" > "Nouvel abonnement par lien (lecture seule)".


    On peut ensuite renommer l'agenda et choisir la couleur d'affichage.

    Cet accès à l'agenda Google chargé dans Nextcloud est uniquement consultatif : on ne peut pas créer d'événement.

    Si l'on souhaite ne visualiser que les périodes occupées sans le détail, c'est le lien "adresse publique au format iCal" qu'il faudra choisir APRES avoir coché "Rendre disponible publiquement" associé à "Afficher uniquement les informations de disponibilité" :

    Consulter un agenda Nextcloud dans Google Agenda

    • Sur Nextcloud, rĂ©cupĂ©rer le lien de partage
    Cliquer sur l'icĂ´ne de partage Ă  droite du calendrier Ă  partager


    Cliquer sur le "+" de lien de partage pour générer un URL


    Cliquer sur les "..." Ă  droite du lien de partage puis "Copier le lien d'inscription".


    • Sur Google Agenda, ajouter l'agenda Nextcloud :
    Cliquer sur le "+" Ă  droite de Autres agendas, puis choisir "A partir de l'URL"


    Copier l'adresse dans "URL de l'agenda" et cliquer sur "Ajouter un agenda"


     

    8. Questions subsidiaires

    Peut-on automatiser l'intégration dans son agenda des invitations que l'on reçoit par mail et qui ont une autre provenance que Nextcloud (3CX, Google agenda ...) ?

    - Oui si vous consultez vos mails sur Thunderbird (voir étapes ci-dessous). Si vous consultez vos mails directement sur Gmail, c'est techniquement possible, mais finalement bien plus long et plus technique que de recréer l'événement soi-même dans son agenda Nextcloud...alors on vous le conseille pas ! Néanmoins, si vous souhaitez que l'on vous montre, adressez-vous au pôle info.

    Pour Thunderbird :

    Au préalable, il faut avoir installé les 3 modules complémentaires suivants : Lightning, TbSync et Provider for CalDAV & CardDAV


    Pour installer des modules complémentaires, rechercher "modules complémentaires" dans la liste des menus qui se trouvent derrière l'icône image-1616422713157.pngen haut à droite de la messagerie.


    image-1616423470114.png

    NB : dans la nouvelle version de Thunderbird, "Lightning" n'est plus Ă  installer.

    Cliquer sur le logo "TbSync"

    image-1616495234867.png

    en haut Ă  droite de votre messagerie


    image-1616494212975.png

    1. Dans "Paramètres du compte", aller dans "Actions sur les comptes" > "Ajouter un nouveau compte" > "CalDAV & CardDAV" 


    image-1616494431095.png

    Puis choisir la 1ère option "configuration automatique"


    image-1616494349206.png

    Indiquer ensuite le nom du compte, nom d'utilisateur et mot de passe Nextcloud, ainsi que l'URL du nuage et cliquer sur

    "Suivant" puis "Terminer"


    image-1616494571432.png

    Cocher "Activer et synchroniser ce compte" : la liste des "ressources" nextcloud disponibles (contacts, deck, agenda) charge, et il faut cocher celle qui correspond Ă  l'agenda. Une fois que l'Ă©tat est "OK", quitter.


    image-1616494724874.png

    Désormais, lorsque vous recevez sur Thunderbird une invitation de 3CX, vous pouvez l'accepter / refuser (bandeau horizontal bleu) de sorte que ça s'affiche dans votre agenda intermédiaire Thunderbird, lui-même synchronisé avec votre agenda Nextcloud :

    image-1616494971751.png

    ça donne ça !

    image-1616495404431.png