⛅ Nextcloud - présentation générale

Nextcloud est un logiciel libre de site d'hébergement de fichiers et une plateforme de collaboration.

Le pôle informatique de Grap administre son Nextcloud / Nuage : il est hébergé sur nos serveurs, et nous avons la main, par exemple, pour décider des applications que l'on souhaite installer, sur l'adoption des nouvelles versions successives, etc.

Comment se connecter ?

Nextcloud est accessible :

  • en ligne, depuis n'importe quel ordinateur / smartphone / tablette,  à l'adresse https://nuage.grap.coop . Pour la CAAP, l'adresse est https://nuage.caap.coop. Pour les Fermes Partagées, l'adresse est https://nuage.lesfermespartagees.coop
  • en "local", c'est à dire sur son ordinateur, du moment que l'on a mis en place une synchronisation pour que les modifications apportées soit en ligne soit sur l'ordinateur se reportent dans l'autre environnement dès qu'une connexion internet est établie. Voir la fiche sur la synchronisation.

Pour se connecter, il faut avoir un compte et des identifiants associés. La règle est la suivante :

  • 1 compte nominatif par membre de l'équipe d'appui,
  • 1 compte nominatif par membre du conseil d'administration,
  • 1 compte par activité.

Il existe une possibilité de création de "compte guest" pour qu'une personne extérieure puisse visualiser et interragir sur un dossier en particulier (ex. sur un projet donné). Voir la fiche sur les partages.

Applications

Le nuage de Grap comporte les applications ci-dessous (on les retrouve dans la partie haute de l'écran) :

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Tableau de bord
Page d'accueil du nuage : on peut personnaliser l'affichage pour faire remonter les informations qui nous semble utiles dans notre utilisation.

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Fichiers

Fichiers partagés, organisés selon l'arborescence suivante :

0. GRAP COOP (ou CAAP COOP) => visible par tous

1. xxx => concerne l'équipe d'appui et les échanges que vous pouvez avoir avec elle

2. xxx => pour l'équipe d'appui : un dossier par activité suivie + un par pôle

3. xxx => mandats

4. xxx => Projets

 

+ Fichiers privés du compte

 

On peut créer directement des dossiers et des documents :

Il existe aussi la possibilité de se créer un dossier avec des modèles de documents (templates)

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Photos

Filtre sur les documents de type photo ou image déposés dans "Fichiers"

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Activité
Suivi des actions réalisées par chaque utilisateur (dont moi) sur les dossiers auxquels j'ai accès. Ressemble à du "flicage", mais permet dans les faits de retrouver l'auteur d'une suppression de document non voulue par exemple !

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Discussion

Outil de tchat et de visio, dans lequel on peut aussi échanger des documents, prendre des notes en parallèle et/ou utiliser le "tableau blanc" comme support.

Voir la fiche dédiée.

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Contacts
Annuaire (rarement utilisé parce qu'il fait doublon avec Odoo)

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Agenda

Application de calendrier : possibilité de créer / afficher plusieurs agendas en simultané, faire des partages, synchroniser avec d'autres agendas ou son téléphone, etc.

Voir la fiche sur l'agenda.

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Deck
Tableau collaboratif avec des Post-its virtuels et un système d'étiquettes pour organiser le travail

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Annonces
Le pôle informatique peut utiliser cette application pour publier des annonces (ex. changement de version) : elle apparaîtra sur le tableau de bord si vous avez affiché la rubrique correspondante, ET vous recevrez une notification par mail.

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Formulaire
Création de formulaires / sondages basiques

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Tâches
Planification de tâches