ūüďÜ Agenda Nextcloud

1. Créer un agenda

Par défaut, vous avez un agenda nommé "Personnel" sur votre Nextcloud.

Vous pouvez le renommer ou le personnaliser au niveau de la couleur d'affichage.

Pour créer un nouvel agenda, cliquer sur le bouton "+" à droite de "nouvel agenda", et choisir "Nouvel agenda".

Le nommer et valider par la flèche de droite :

2. Partage des agendas

On peut partage un agenda pour y travailler de façon collaborative (plusieurs personnes peuvent ajouter ou modifier des évènements) seulement entre personnes utilisant le même Nextcloud. Voir le paragraphe 2.1.

On peut partager son agenda seulement en consultation pour que d'autres personnes voient votre agenda, depuis Google Agenda, Outlook, MacOs.. ou un autre Nextcloud, mais ces personnes ne pourront pas y écrire de nouvel évènement. Voir le paragraphe 2.2

 

2.1 Avoir un agenda collaboratif partagé

On peut partager son agenda à une personne physique, ou à un groupe dans lequel il y a plusieurs personnes (exemple "INT" pour les personnes de l'équipe interne, ou "GRAP - COOP" pour tout le monde de la coopérative)

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2.2 Partager son agenda en consultation

 

A) Par une personne ayant un compte  sur le nuage de Grap Pour une consultation régulière (pouvoir cocher / décocher l'agenda)
  • cliquer sur
  • appeler dans la barre de recherche une personne ou un groupe (ex. "INT" pour √©quipe interne)
  • Laisser d√©cocher "peut modifier"
B) Par une personne n'ayant pas de compte sur le nuage de Grap Pour une consultation ponctuelle sur un navigateur Internet
  • cliquer sur : un "lien de partage" se cr√©√©
  • puis cliquer sur l'ic√īne image-1616747083042.png"copier le lien public"
  Pour une consultation régulière depuis un autre agenda (Google, Mac, Outlook ou autre Gafam qui nous espionnent)
  • cliquer sur : un "lien de partage" se cr√©√©
  • puis cliquer sur les "..."
  • puis sur "Copier le Lien d'inscription"

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  • La personne peut ensuite utiliser ce lien pour le copier dans son agenda
  • Une fois coll√©, il n'y ait pas cens√© avoir de d√©lai, les √©v√®nements vont appara√ģtre directement

 

2.3 Enlever un partage d'agenda

On peut toujours partager son agenda à toute l'équipe, et chacun·e sera autonome pour cesser ce partage si pas besoin/envie.

Pour cela, il faut cliquer sur les "..." et "Cesser le partage de ma part" image-1625583808595.png

 

3. Paramètres d'affichage

Il existe 3 affichages possibles : une vision de la journée, de la semaine ou du mois.

Dans "Param√®tres & importation", on peut aussi personnaliser l'affichage √† plusieurs niveaux (week-ends, √©diteur simplifi√© pour la cr√©ation de RDV, t√Ęches, num√©ros de semaine...) :¬†¬†¬†¬†¬† ¬† ¬† ¬† ¬† ¬† ¬† ¬† ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†

 

4. Créer un événement

Avec le bouton ou par un clic dans la date souhaitée.

√Čditeur simplifi√©

 

NB : en décochant dans "paramètres et importation" le critère concernant cet éditeur simplifié, c'est systématiquement l'autre affichage qui s'ouvre.

 

Vue détaillée

 

Compléter

 

  • le lieu
  • ¬† une description
  • le statut:
Confirmé Provisoire Annulé
  • le niveau de confidentialit√© si l'√©v√®nement est partag√©(3 niveaux),
  • le type de RDV (suis-je disponible pendant ce cr√©neau ? facilite la prise de rendez-vous √† plusieurs),
  • une √©tiquette (qualifier le type de RDV en lui attribuant une couleur).

On peut aussi mettre une couleur sans utiliser les étiquettes :

 

  • Saisir le(s) nom(s) dans la barre de recherche (si compte Nextcloud) ou inscrire directement une adresse e-mail.
  • En cliquant sur, on peut pr√©ciser le r√īle de chaque participant : Pr√©sident, participant obligatoire / facultatif, ne participe pas, supprimer.

  • ¬†On peut consulter les disponibilit√©s des participants ayant un agenda sur le nuage de Grap :

NB : si un participant a plusieurs agendas nextcloud, l'info occupé / disponible reprend l'ensemble de ces agendas (sauf pour les agendas importés).

  • On peut √©galement cr√©er une "salle de discussion" (cf application discussion dans le nuage ) : le lien se positionnera automatiquement dans la partie "description" de l'√©v√©nement.

 Du moment que l'on est invité, un événement se créé dans notre agenda, et visuellement, on ne peut pas le distinguer d'un événement que l'on a accepté, à moins d'aller voir le détail dans "participants" : RDV pas encore accepté : / RDV accepté : / RDV refusé :

Quand on organise un RDV, on n'a pas de mail d'information quand un participant accepte ou refuse.

 

Dans le mail d'invitation :

  • Il y a un bouton pour accepter ou refuser l'√©v√©nement dans Nextcloud. En principe il suffit √† signifier √† l'exp√©diteur votre r√©ponse.

  • ¬†Une fen√™tre du nuage avec le message de confirmation ci-dessous s'ouvre.

    image-1616421451574.png

    Dans le cas contraire, il faudrait cliquer sur "Plus d'options..." PUIS Accepter et Enregistrer.

Seul l'organisateur peut apporter des modifications au RDV qui seront partagées à tous : si l'un des participants effectue une modification, elle n'est valable que sur son agenda.

  • On peut importer l'√©v√©nement dans l'agenda de son choix
    • si on ouvre le mail d'invitation sur Thunderbird ‚Üí on peut le rajouter √† l'agenda connect√© de son choix
    • si on ouvre le mail d'invitation sur Gmail ‚Üí on peut le rajouter √† son agenda Google

 

Une liste de rappels-type est proposée, mais on peut toujours personnaliser après coup :

Les rappels se font par Notification (voir ses paramètres de notification) ou par mail. 

Dans la partie "Répéter", on peut déterminer une périodicité pour l'événement, avec une date de début et date de fin

  1.  

Supprimer un événement

Cliquer sur l'événement puis "Plus" pour ouvrir la vue détaillée, puis :

Cas particulier : réservation d'une salle de réunion (équipe interne)

3 problématiques peuvent générer des confusions :

Les bonnes pratiques qui en découlent sont les suivantes :

  1. sélectionner un créneau horaire (ex. 9h-17h) même pour une réservation de salle sur toute la journée,
  2. créer un événement et inviter les personnes depuis son agenda et pas celui de la salle,
  3. créer l'événement ET sur son agenda ET sur l'agenda de la salle pour la réserver tout en ayant l'affichage aussi sur son agenda perso.
  4. indiquer dans l'intitulé de la réservation de la salle le nom de la personne qui réserve.

Rechercher un événement

Utiliser la loupe de recherche et saisir un mot-clé : c'est en priorité les événements comprenant ce mot-clé qui ressortent, puis éventuellement d'autres ressources sur votre nuage (deck...).

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5. Synchroniser l'agenda Nextcloud sur son smartphone

Voir la fiche dédiée.

6. Synchroniser un agenda Nextcloud avec un autre agenda

Consulter un agenda Google dans Nextcloud

Cliquer sur les "..." à droite de l'agenda souhaité, puis "Paramétrage et partage"

 

Chercher le lien nommé "adresse privée au format iCal"

 

Cliquer sur"Nouvel agenda" > "Nouvel abonnement par lien (lecture seule)".

 

On peut ensuite renommer l'agenda et choisir la couleur d'affichage.

Cet accès à l'agenda Google chargé dans Nextcloud est uniquement consultatif : on ne peut pas créer d'événement.

Si l'on souhaite ne visualiser que les périodes occupées sans le détail, c'est le lien "adresse publique au format iCal" qu'il faudra choisir APRES avoir coché "Rendre disponible publiquement" associé à "Afficher uniquement les informations de disponibilité" :

Consulter un agenda Nextcloud dans Google Agenda

Cliquer sur l'ic√īne de partage √† droite du calendrier √† partager