Pour une acti intégrée :

• TVA = FR 31 790058572
• SIREN = 790058572 (le NIC change par contre pour chaque acti)

1. CA d'admission
2. Mail de bienvenue du pôle social
3. Création dossier dans le nuage + fiche annuaire activité
4. Mail de bienvenue du pôle info avec proposition 1er RDV d'1h en visio.
5. RDV : description des services, rétro planning (planification intégration des articles si épicerie / formation / 1è journée)
   
6. Création compte acti sur le nuage, sur Odoo. Achat et configuration nom de domaine / mails. Ajout dans les listings + annuaire 3CX.
7. Intégration des articles si épicerie
8. Formation
   
9. 1ère journée
   

1. Transmission tableau avec toutes les infos avant CA d'admission
2. CA
3. mail de la Caap pour nous prévenir que c'est ok
4. ensuite on suit les mêmes étapes que pour Grap
   

1. CA d'admission
2. Céline créé le dossier sur le nuage et nous demande d'ajouter dans les mailings
   
3. Si acti intégrée :
   • création d'un compte sur le nuage
   • formation nuage 1h
   • gestion nom de domaine + mail pro

🍾 Ouverture

• un nom de domaine (ex. @monactivite.fr),
• une adresse générale contact@monactivite.fr,
• une redirection equipe@monactivite.fr qui renvoie sur chaque personne de l'activité (ce qui suppose que chaque membre de l'activité est joignable par mail, et de préférence sur un mail pro pour éviter de ramener le travail à la maison).
• une redirection ref-informatique@monactivite.fr, une autre ref-compta@monactivite.fr et une dernière ref-social@monactivite.fr pour ce qui est des échanges avec les pôles concernés de l'équipe interne.

Voir sur cette fiche une organisation type.

en .fr => 14,40€ TTC / an

en .com =>16,10 € TTC / an

en .org => 18,79€ TTC / an

en .coop => 67€ TTC/ an

3 Go => 5,04 € TTC / an

50 Go => 25,20 € TTC / an

• Me donner la date de démarrage prévue dès qu'elle est connue
• Me dire quel est le nom de domaine choisi, et quelles sont les boîtes mail et redirections à créer
• Me transmettre les éléments demandés pour la création de votre compte sur Odoo
• Me proposer des dates pour la formation aux outils
• Remplir et transmettre le fichier des articles et fournisseurs au moins 1 semaine avant la formation

• Créer votre compte Odoo
• Ajouter votre mail dans les différents listings de la coopérative
• Préparer le matériel de caisse

• Réaliser un bon de commande sur Odoo.
• Faire les achats en ligne (Linux Shop (Ekimia) …) pour le compte de GRAP équipe interne (achat/revente).

Paramétrage de l’ordinateur (écran + PC)

NB : Ekimia fait déjà pas mal de préparatifs sur mesure

1er démarrage

définition d’un nom d’utilisateur et mot de passe, choix de la langue, du fuseau horaire...

Internet :

• Mettre Firefox en navigateur par défaut, Duck duck Go comme moteur de recherche, et le module ublock origin
• + consent-o-matic pour refuser systématiquement les cookies
• Installer Nextcloud : en ligne + synchronisé en local.

• sudo apt install nextcloud-desktop

• Créer des raccourcis pour Odoo, Nextcloud, la librairie (+ enregistrer les mot de passe) et éventuellement framateam.
• Supprimer le clavier virtuel qui s’affiche par défaut sur Ubuntu 18.04 en installant le module Caribou :

Toujours un clavier visuel ?
Il y a peut-être un paramétrage d’accessibilité activé. À voir soit en haut à droite dans les petits indicateurs, soit dans les paramètres

Affichage :

• Enlever les favoris inutiles dans le bandeau latéral de gauche (conserver VLC, Firefox, Thunderbird, Chrome, Libre Office, Nextcloud, GRAP aide à distance, Terminal, Scanner, Logiciels Ubuntu).
• Mettre un joli fond d’écran (photos libres) = http://unsplash.com/ 
• Si lorsque plusieurs fenêtres d'une appli (ex. Thunderbird) sont ouvertes et se superposent et qu'il est impossible de passer facilement de l'une à l'autre, écrire cette ligne de code dans le terminal : gsettings set org.gnome.shell.extensions.dash-to-dock click-action 'previews'

• Le petit + : un joli fond d'écran qui change chaque jour !

• Ubuntu 20 :

  • https://extensions.gnome.org/extension/1262/bing-wallpaper-changer/

     Faire en sorte que les images ne se stockent pas sur l'ordi :

    + éventuellement cacher l'indicateur :

    

• Ubuntu 22 :

  • les extensions Gnome ne sont font plus par Firefox mais par une application Gnome dédié à télécharger : sudo apt install gnome-shell-extension-manager

    Puis l'ouvrir (rechercher Extensions Manager (et pas juste Extensions !) dans le menu d'Ubuntu) puis "Bing Wallpaper" qui est fait par "neffo" et dont le mail est BingWallpaper@ineffable-gmail.com
    

  • essayer ça si ça suffit pas (source) gsettings set org.gnome.shell disable-extension-version-validation "true"

Pywebdriver

ou 

Odoo Drivers

Rendez-vous ici pour Pywebdriver : https://librairie.grap.coop/books/r%C3%A9serv%C3%A9-au-service-info/page/pywebdriver-installation-ubuntu

Pour Odoo Drivers en V16 : https://librairie.grap.coop/books/r%C3%A9serv%C3%A9-au-service-info/page/installation-sur-ubuntu-2204-2404-2604

• modèle Bipette Zebra => biper le QR code associé
• modèle Bipette OPR => biper le code barre associé
• modèle Bipette Honeywell => biper le code barre associé

On ne peut pas biper le code sur un écran. Il faut imprimer auparavant.

• Rendez-vous sur la fiche dédiée : https://librairie.grap.coop/books/r%C3%A9serv%C3%A9-au-service-info/page/pywebdriver-gestion-afficheur-client

• Rendez-vous sur la fiche dédiée : https://librairie.grap.coop/books/mat%C3%A9riel/page/imprimante-et-scanner

• Référencer l'ordi sous MeshCentral

Si ubuntu 22 : il faut faut :

# Ouvrir le fichier de configuration de Gnome Display Manager
sudo nano /etc/gdm3/custom.conf

# Décommenter la ligne WaylandEnable=false (mais pas la ligne d'au dessus !)
# Sortir en enregistrant
CTRL + X puis O puis Entrée

# Redémarrer
reboot

Pour le Shuttle All-In-One ShuX50V6 en Ubuntu 20.04, il faut installer un driver :

• Disponible ici chez nous ou ici chez Ekimia
  
  
• Le télécharger
• Le désarchiver
• Lancer le run.sh :
  • cd Téléchargements/eGTouch_v2.5.9321.L-x
  • ./run.sh
  • Après choisir les choix par défaut et pour le lien je sais plus quoi, choisir le choix 1 (pas usb mais une autre norme
• Redémarer l'ordi et ça marchera

Normalement par défaut le calibrage est bon.

Si ce n'est pas le cas :

sudo apt install xserver-xorg-input-evdev
sudo apt remove xserver-xorg-input-libinput

xinput -- list
Ne doit pas marcher si on a fait le remove et installer le bon paquet xserver-xorg-input-evdev

Faire xinput list
Trouver le numéro id de l'écran tactile sur la ligne ELO Touch par exemple si c'est le nom de l'écran. Exemple, id = 12

xinput_calibrator --device 12

Ça donne un résultat comme ça :

Section "InputClass"
    Identifier  "calibration"
    MatchProduct    "WCOM50C1:00 2D1F:5143"
    Option  "Calibration"   "41 25961 496 16806"
    Option  "SwapAxes"  "0"
EndSection

E si ça donne un résultat comme ça, c'est pas bien :

# /!\ Si on a un résultat comme ça, c'est qu'on a pas /!\
# redémarré l'ordi après l'installation et le remove qu'il fallait faire
# (ou qu'on a pas installé le paquet xserver-xorg-input-evdev)

Section "InputClass"
Identifier "calibration"
MatchProduct "ELO Touch Solutions ELO Touch Solutions AccuTouch 2218 "
Option "MinX" "81"
Option "MaxX" "65582"Option "MinY" "165"
Option "MaxY" "65402"Option "SwapXY" "0" # unless it was already set to 1
Option "InvertX" "0" # unless it was already set
Option "InvertY" "0" # unless it was already set
EndSection

Puis copier coller le résultat dans /usr/share/X11/xorg.conf.d/99-calibration.conf :

sudo nano /usr/share/X11/xorg.conf.d/99-calibration.conf
# Coller le texte
# Puis pour sortir en enregistrant :
CTRL+X 
# puis 
O # pas zéro mais la lettre O comme Oui
# puis
Entrée
# Les droits d'accès ne sont pas à changer (root)

Redémarrer l'ordi pour que ça marche !
Faire un test, par exemple sur le bureau en créant un rectangle ou en cliquant sur des trucs précis

Parfois, il arrive qu'il y ait un message d'erreur sur Odoo, "QuotaExceededError". (Ex : MAG)

Suivre la procédure suivante semble résoudre le problème :

- taper about:config

- rechercher la clé dom.storage.default_quota

- Changer la valeur par défaut de 5120 à 51200

• Optimiser les contenants (chouette un tetris géant).
• Passer le bon de commande en bon de livraison sur Odoo et imprimer le BL pour le mettre dans un des cartons avec le matériel.
• Mettre également les identifiants de connexion avec l’ordinateur.

Si l'ordi est bien dans la dernière version compatible et géré par Grap (actuellement en juillet 2024 la versio Ubuntu 22.04), lancer cette ligne de commande qui fera qu'Ubuntu proposera pas de changements de versions :

sudo sed -i 's/^Prompt=.*/Prompt=never/' /etc/update-manager/release-upgrades

Activité Associée

Activité Intégrée

Trigramme

Normal

Integrated company

| Groupe |

| GRAP SCIC SA |

Coordonnées postales, tel, mail...

Bien mettre le pays.

N° de tel au format xx xx xx xx xx

Registre de la société : ne pas renseigner

N° TVA :  commence en FRxxx

Plan comptable : "Plan comptable Général (France)" 

Registre de la société : ne pas renseigner

N° TVA :  commence en FRxxx

(Grap) FR31790058572 pour une acti intégrée
(Caap) FR44890373228 pour une acti intégrée

Plan comptable : ne pas renseigner

Coche "créer un utilisateur", puis :

• Nom de l'utilisateur : nom de la société (ex. "Boulange et Baluchon")
• courriel de l'utilisateur : mail
• Identifiant : trigramme

Retenir le mot de passe proposé par défaut (ou en définir un), le noter dans le Keepass

Un email est envoyé à l'utilisateur.

• Épicerie : 790058572 00054
• Boulangerie : 790058572 00062
  
• Autre Zone Grenoble : 790058572 00286
  
• Autre Drôme Ardèche : 790058572 00153
• Autre Rhône Loire : 790058572 00047

Exceptions : https://nuage.grap.coop/f/9500087

Pour une activité intégrée : 89037322800067

Sinon, voir : https://nuage.caap.coop/index.php/f/655423

Activité Associée

Activité Intégrée

• Rechercher property_stock_customer. Sur les 2 lignes qui ressortent, supprimer la ligne qui s'est créée en automatique pour la nouvelle société : conserver la ligne sans valeur dans la colonne "Société" qui est commune à toutes les actis pour permettre un gain de performance. => SLG : vérifier si c'est utile
• Créer un property_stock_inventory et dans la valeur, mettre stock.location,4

Cela fait que l'inventaire pourra se valider.

Pour la Caap, ce serait stock.location,5 mais il y est déjà chez les actis intégrées et associées donc rien faire

QD 12/2023 : déjà crée pour POP donc p-e à enlever du tuto ?

SF 12/2023: je constate ça aussi, mais ce n'est pas le bon compte (368)...alors j'ai remplacé...

MD Déjà créés pour les deux pour PIN à la CAAP, bons comptes

SF 03/2025 - créa Mathilde Peyrard (Grap) : création manuelle

• Créer ensuite property_account_payable_id (correspond au compte 401 et l'ID 368 pour Grap / 989 pour Caap)
• Champ : Compte fournisseur (res.partner)
• Valeur :account.account,368

• et property_account_receivable_id (correspond au compte 411 et l'ID 389 pour Grap et 1002 pour Caap)  :
• Champ : Compte client (res.partner)
• Valeuraccount.account,389(Rechercher plus, "Compte client" et sélectionner le "Compte client (res.partner)" avec le Modèle "Contact"

Objectif : pré-remplir les comptes client et fournisseur dans l'onglet facturation de la fiche contact (sans quoi on ne peut pas créer de contact).

Action préalable dans le menu Inventaire > configuration > emplacements  : récupérer l'id de l'emplacement de stock de l'acti :

1. Cliquer sur l'emplacement de stock (souvent appelé TRI - Entrepôt mais au début appelé xx/Stock)
2. Choper l'id de l'emplacement dans l'URL web (le 1er nombre)
   • Dans l'exemple ci-dessous, l'ID est 1402

   • https://erp.grap.coop/web?db=grap_production#id=1402&action=318&model=stock.location&view_type=form&menu_id=232

     
     

 Dans Configuration >> Technique >> Actions >> Paramètres par défaut de l'utilisateur

Ajouter successivement deux paramètres :

• stock.change.product.qty
• et stock.inventory.line 

Dans "Champ", faire "rechercher plus", et taper "location_id" dans la barre de recherche :

Sélectionner le modèle "ligne d'inventaire" (correspond à stock.change.product.qty)

Indiquer la valeur par défaut (= ID de l'emplacement de stock).

Pour stock.inventory.line, recommencer et chercher cette fois ci le modèle "changer la quantité d'articles"

Dans le cas d'une activité qui souhaiterait facturer sur les quantités commandées (et non livrées, par défaut), ajouter ce paramètre :

• renommer l'emplacement Stock en XXX Stock
  
• et son emplacement parent WHXXX en Vue XXX
  
• XXX étant le trigramme
  

• renommer l'entrepôt (libellé long + nom court) :

• archiver l'opération "transfert interne" (Caap 07/2023 yavait pas)
  
• Prendre modèle sur une autre acti pour paramétrer les opérations livraison et réception :

Juillet 2023 : Pour Fabrication, pas de consigne pour le moment

• Modifier la séquence de référence pour la Réception et Livraison :
  • Remplacer le préfixe qui s'est composé automatiquement par "WHTRI/IN" (ou "WHTRI/OUT") (ou TRI est le Trigramme de l'activité)

• Renommer la règle Tirer Depuis (Stock vers Clients) en TRI - Entrepôt : Stock → Clients (SLG : le 18/11 : a revoir, j'ai pas fait ça pour PDL // QD le 10/07/2023 fai chez FDB caap il s'agit juste de renommer donc pas de souc ?)

• 

• Supprimer la règle Interne (chez Caap ya pas) et la règle avec l'emplacement de Sortie

Supprimer le filtre "interne" et créer les emplacements pour les utilisations internes (pertes journalières, dégustation, entretien...) en s'inspirant de ceux d'une autre activité, et en adaptant au métier.

Créer les utilisations internes (pertes journalières, dégustation, entretien ; selon métier).

Dans Facturation >> Configuration >> Journaux

• Créer le journal de banque ("B+trigramme") après avoir récupéré auprès du pôle compta le n° de compte comptable en 512. (Il faut être en Grap/Caap SCIC SA pour choisir le compte bancaire associé)
  

ne pas dupliquer un journal de banque mais les créer "à la main" en appuyant sur créer (car sinon ça duplique une caractéristique qui fait chier).

Penser à ordonner le compte de banque de l'acti avant le compte de banque de Grap pour qu'il apparaisse en 1er dans les listes déroulantes, ce qui évite des erreurs de manip ! Pour se faire, être connecté.e en tant que GRAP SCIC SA.

Dans Facturation >> Configuration >> Catégories fiscales

• créer les catégories fiscales : "Pas de taxe - réservé au service Comptabilité" puis une catégorie par type de TVA utile pour la société.

• ne pas dupliquer les catégories fiscales mais les créer "à la main", en appuyant sur créer (car sinon ça duplique une caractéristique qui fait chier le script d'intégration).

• Renommer (code + nom + séquence) : CSH1 en CS / BNK1 en BP / => reporter dans le champ "code EBP"
• Modifier les séquences :

1/ le nom : BP Séquence / VTAV Séquence / ACAV Séquence

• Créer TR, CH, CB, ... en s'inspirant d'une autre activité

Pour CS : renommer "liquidités" en "espèces" ET changer le compte : 5311 au lieu de 5301

+ Si PdV : pour le journal espèces, aller dans paramètres avancés et indiquer le modèle de caisse par défaut :

• Créer le journal de banque ("B+trigramme") après avoir récupéré auprès du pôle compta le n° de compte comptable en 512.

2/ le champ "Préfixe" => remplacer "year" par "y", "RVT" par "VTAV", "RAC" par "ACAV"

Idem pour les séquences VT, AC et CB : remplacer "CB/%(range_year)s/" par "CB/%(range_y)s/"

Pour vérifier, aller dans Configuration >> Technique >> Séquences et Identifiants >> Séquences et filtrer sur la société :

Dans Facturation >> Configuration >> Exercices comptables

Si la date de clôture comptable n'est pas le 31/12 : 

• Créer ici le 1 er exercice. (pour le nom : se référer à une acti associée existante) 

  

  
  
• puis aller dans Facturation > ... > Sequences modifier pour chaque séquence de chaque journal (attention : penser à VTAV et ACAV) le 1er exercice : 
  

Dans Facturation >> Configuration >> Catégories fiscales

supprimer les catégories non utiles pour l'acti

Dans Facturation >> Configuration >> Positions fiscales

• Décocher sur chaque position fiscale le "Détecter automatiquement" qui met une position fiscale par défaut pour certaines conditions (alors qu'on veut que ça soit géré par client·e)
• Renommer les positions fiscales en mettant le trigramme devant
• Trier les positions fiscales pour mettre les principales en haut

Une position fiscale se met automatiquement sur ton devis, provoquant par exemple une TVA à 0% ? Cela est dû à cette coche "Détecter automatiquement".

Dans Configuration >> Société 

• Cliquer sur la société en question
  
• Puis sur l'utilisateur sur le champ "Partenaire"
• Puis dans l'onglet Facturation
• Mettre le RIB de l'activité associée
• Choisir la banque, peut-être que c'est la bonne mais pas le bon numéro de compte
• Dans ce cas là, changer juste le numéro de compte IBAN
• Sinon choisir la bonne banque grâce au code unique (le n° BIC) et mettre le numéro de compte
• On peut tester ce paramétrage en revenant sur la Société et "Imprimer" > "Aperçu de rapport externe"

Annuaire

On ne supprime pas des articles ayant déjà servi, on les archive :

• Les articles d'achat-revente (catégorie Revente / xxx / xxx)
• Les articles en dépôt vente (catégorie Revente / xxx / xxx également MAIS coût d'achat = 0, et compléter le champ "dépôt vendeur" + indiquer la catégorie fiscale spéciale associée au dépôt vendeur) => Le dépôt vendeur est à faire créer par le pôle informatique
  
• Les articles "spéciaux" : ce sont ceux que vous ne créez pas => les consignes (voir fonctionnement > ICI <), les taxes fournisseurs, les bons d'achat et remises en caisse, les arrondis en caisse au profit d'une association, etc. => à demander auprès du pôle info ou de la compta. (catégorie Spécial / xxx /xxx)
  

Catégories de marge : on verra suite à l'import les catégories créées par Odoo pour les renommer, ajouter l'arrondi à 5 ou 10 centimes, etc. A noter que de mettre un arrondi permet de changer moins souvent les étiquettes lorsque les variations du coût d'achat sont minimes.

La tare : dans la fiche article, on peut mettre une tare automatique pour les articles au kilo, ce qui permet de gagner du temps. Cette tare automatique peut être modifiée en caisse si l'acheteur.euse emmène son propre contenant.

Les vues éditables en ligne : des vues dans lesquelles on peut écrire directement comme dans un tableur. Elles permettent de faire des actions en masse sans avoir à passer fiche article par fiche article.

• le nom
• le mail pour les envois de bons de commande et factures
  
• éventuellement le tel / l'adresse

Puis éventuellement

• la condition de paiement (= délai de règlement des factures)
  
• pour un client :
  
• la tarification (= "liste de prix") si vous en avez plusieurs (la tarification "prix catalogue" étant celle attribuée par défaut).
  
• la position fiscale "B2B" si client pro
  
• pour un fournisseur :
• la position fiscale "non assujetti" si concerné

Il est possible d'indiquer plusieurs adresses pour 1 contact (dans le cas où il faut envoyer le bon de livraison à une adresse et la facture à une autre par exemple).

• le nom,
• s'iel est assujetti.e ou pas
  
• la TVA qui sera appliquée à la vente des articles (même si le dépôt vendeur n'est pas assujetti)
• le taux de commission que vous allez prendre
  

Déclarer les pertes / dégustations / entretien

On les appelle "utilisations internes" : elles permettent de mettre à jour le stock en tenant compte de tout ce qui sort sans générer de chiffre d'affaires.

Voir > cette fiche <
Entretien = éponges, produit vaisselle, etc que l'on sort du stock pour le nettoyage du magasin.

C'est aussi dans ce menu que nous ferons les inventaires (partiels ou globaux) : non vu en formation.

Voir > inventaire unitaire <, ou > inventaire partiel < ou > inventaire complet <

• Personnaliser son point de vente (catégories, photos des articles, ...) : voir > ICI <
  
• Ouverture et fermeture de caisse, traitement des erreurs de caisse : voir > ICI < - RAPPEL : On ouvre et on ferme sa caisse chaque jour.
• Fonctionnement du point de vente tactile (encaisser, créer un client, faire une vente livrée, mettre en attente, réimprimer un ticket, faire un retour, affecter une remise sur un article ou sur tout le ticket, etc.) : voir > ICI <
  

• Les comptes client (le client crédite un compte client, et paie avec ses crédits lors des passages suivants : permet d'avoir de la trésorerie, de fidéliser, et d'avoir moins de frais de CB)
• l'arrondi en caisse au profit d'une association
• mise en place de bons cadeaux / bons d'achat
• la baguette suspendue (ou équivalent)
• créer un panier regroupant plusieurs articles

Pour rappel, c'est la date de facturation qui est prise en compte sur les stats de ventes et d'achat.

On verra cette partie "stats" et "auto contrôles" environ 3 mois après votre démarrage dans Odoo pour avoir de l'historique à analyser.

Si vous ne pouvez pas attendre, les tutos écrits et vidéos sont par > ICI <