Récit de Dégooglisation [Partie 2] Au revoir Google Agenda et Gmail 🌤️

Dans l'épisode précédent...

Partie 1 à lire ici.

En janvier 2020, après plus d'un an à avoir pris la décision de passer sur Nextcloud en remplacement de Google Drive, la migration était officiellement finie ! Mais voilà, nous passions encore pas mal de temps à ouvrir un onglet Google pour consulter nos agendas, ainsi que nos mails pour les personnes utilisant Gmail en ligne.

/2021/ Fini Google Agenda, go Nextcloud Agenda

Fin septembre 2020, nous décidons collectivement de passer sur l'agenda Nextcloud. Nous nous laissons 3 mois pour commencer l'année 2021 sur le nouvel outil. Quelques personnes (notamment le pôle informatique) vont alors tester en conditions réelles Nextcloud Agenda.

Le challenge est sympa car nous décidons de faire ça en pleine migration d'Odoo de version 8 à la version 12, qui est le résultat de pas moins de 1000 heures de temps de travail et 294 tests de non régression.

L'export de données de Google Agenda se passe relativement bien, et l'importe sur Nextcloud Agenda aussi.
Les seuls soucis à l'époque viennent de soucis d'exportations d'évènements récurrents du côté Google. On demande alors de recréer ses évènements du côté de Nextcloud Agenda.

Début 2021, la migration n'est pas possible pour trop de monde dans l'équipe et nous décidons de nous donner du mou, et de fixer une date de bascule au 29 mars 2021 après que certains temps collectifs soient passées (l'assemblée générale notamment).

Une procédure est écrite pour que chaque personne s'autonomise dans sa migration, mais la majorité de la migration se fait collectivement à la date choisie du 29 mars :

• export de l'agenda Google
• import dans l'agenda Nextcloud
• partage de son agenda au reste de l'équipe
• (optionnel) synchronisation de l'agenda avec Thunderbird
• création des agendas partagés pour les salles de réunion

Tout est documenté ici : https://librairie.grap.coop/books/nextcloud/page/agenda-nextcloud

Depuis avril 2021, nous sommes donc officiellement toustes sur Nextcloud Agenda.

L'application reçoit régulièrement des mises à jour porteuses de fonctionnalités bien chouettes (corbeille, recherche d'évènements, recherche d'un créneau de disponibilité), ou de réparation de bugs.

Des difficultés mineures persistent à cause de bugs qui seront peut-être réparées prochainement :
- La modification d'évènement récurrents envoi un mail qui n'indique pas le bon changement (issue)
- On ne retrouve pas facilement une personne extérieur précédemment invitée (issue)
- La réservation de salle par un agenda partagé ne permet pas de s'auto-inviter sur un agenda partagé (issue)

/2021-22/ La transformation complète : sortir de Gmail

Nous voilà arrivé·es à la dernière étape qui nous permet de sortir des outils Google pour l'équipage (nouveau nom de l'équipe interne). La plus dure.

Même si cette étape ne concerne "que" les membres de l'équipage, cette transformation fut la plus longue à mener.

Pourquoi ? Parce que :

• le mail est l'outil principal de la majorité des salarié·es de l'équipe qui l'utilisent toute la journée
• Gmail est très performant, notamment dans la recherche de mail
• certain·es personnes ont jusqu'à 10 ans d'habitudes de travail avec Gmail
  

D'ailleurs, on l'a constaté empiriquement, les personnes les plus anciennes de Grap fut les personnes les plus compliquées à faire transiter. Autant du point de vue techniques (transférer 10 ans de mail est forcement plus compliqué que pour une personne arrivée récemment) que des habitudes prises sur le logiciel.

Conseil n°1 : plus on se prend tôt à se dégoogliser, moins ça sera compliqué dans la conduite du changement de logiciel

🌱 Été 2021 - Trouver la solution technique remplaçante

Gandi pour la gestion de l'hébergement de mail

Nous travaillons avec Gandi pour la majorité des activités de Grap afin de gérer leur nom de domaine et leurs mails.
Pourquoi Gandi ?

• Gandi est engagé depuis longtemps dans le respect de la vie privée
• Gandi est une entreprise qui roule à priori bien sur laquelle on peut compter sur la durée
• Gandi a un support de qualité qui répond rapidement à toutes nos demandes (et ce fut bien utile lors des moments de doute technique pour cette dégooglisation)
  
• Gandi est une entreprise française qui paye à priori ses impôts en France  😉
  

Thunderbird comme logiciel bureau

Thunderbird va être notre pierre angulaire pour cette dé-gmail-isation. Autant pour permettre le transfert des mails de Google à Gandi, que pour travailler ses mails pour la suite.

Ce fut une évidence de partir sur Thunderbird au début.

• Ce logiciel libre est complet. Peut-être même trop complet, ce qui rend son ergonomie critiquable.
• Ce logiciel est aussi assez ancien ce qui lui donne une bonne robustesse. Peut-être trop ancien, ce qui rend son ergonomie critiquable  😉
• Ce logiciel a une communauté importante qui développe de très nombreux modules complémentaires (à voir ici) qui viennent se greffer à Thunderbird pour apporter une myriade de différentes possibilités.

Quelques mois plus tard, après la prise en main de certain·es utilisateur·rices, et de leur critique légitime, on se sentit obligés de faire un banc d'essai benchmark, qui valida définitivement ce choix.

Installer Thunderbird
Sur Windows : téléchargez et lancer le logiciel depuis le site officiel : https://www.thunderbird.net/fr/
Sur Linux/Ubuntu : Thunderbird est probablement installé par défaut. Sinon vous pouvez suivre la doc officielle de la communauté Ubuntu : https://doc.ubuntu-fr.org/thunderbird

Le benchmark de logiciel bureau mail

Les critères suivants ont été retenus :

• logiciel libre
• fonctionne sur Linux Ubuntu et Windows
• communauté vivante et grande
• modèle économique viable
• installation simple
• rempli les fonctionnalités de base demandé par les collègues (voir plus tard dans le texte)

Cliquer pour zoomer sur la photo ↓

Mais pourquoi un logiciel bureau ?

Gandi propose en effet deux logiciels en ligne, deux webmails accessibles ici, SOGo et Roundcube.
Ces logiciels ont des interfaces très différentes mais font sensiblement la même chose en terme de fonctionnalités.
Mais ces logiciels ne proposent toutes les fonctionnalités utilisées dans un contexte pro (voir les fonctionnalités demandées)
SOGo est lourd à l'utilisation et Roundcube a une ergonomie trop ancienne. La comparaison avec Gmail n'est pas flatteuse, et ne permettra d'embarquer des fervent·es utilisateur·rices de Gmail.

Point final : il nous fallait une solution pour exporter les mails de Gmail à Gandi, et Thunderbird est le logiciel candidat idéal, permettant d'avoir conjointement deux boîtes mails l'une à côté de l'autre, permettant notamment de transférer facilement ses mails.

🌿 Automne 2021 - Identifier les besoins et fonctionnalités utilisées

Pour être certain de pouvoir sortir de Google, il faut s'assurer que les collègues vont retrouver leurs petits, ou que l'on assume collectivement que l'on perdra des usages / fonctionnalités en passant sur Thunderbird.

Pour cela, nous envoyons ce sondage : https://nuage.grap.coop/apps/forms/qQ9FQowWZfYsjs2n
Ce sondage nous permet d'y voir plus clair sur les fonctionnalités utilisées par l'équipe pour ajuster nos formations, documentations et recherches de modules complémentaires de Thunderbird.

Réponse à la question "Quelles fonctionnalités mail utilises-tu actuellement ?"

Réponse à la question "Quelles fonctionnalités mail AIMERAIS-tu découvrir ou utiliser ?"

Sur la question "Sur une échelle de 0 à 6, est-ce que tu souhaites être précurseur·se de ce changement ? 0 : non / 6 : trop chaud·e", la moyenne et la médiane est à 3,5. Les gens sont donc.. moyennent chaud·es en général !

 ⚠️ Voici les points les plus bloquants pour un passage sur Thunderbird selon notre analyse

• les mails ne sont pas gérés comme fil de conversation !
  
• la recherche Thunderbird est laborieuse et pas aussi précise et rapide que Gmail
• la peur de perdre des mails anciens
• l'ergonomie de Thunderbird
  • notamment la différence avec la fluidité d'une page web comme Gmail manquerait

À propos des fils de conversations (1/2)

Il est vrai que Thunderbird souffre de son ancienneté en terme d'ergonomie, mais aussi du choix actuel de séparer les mails reçus et envoyés à deux endroits différents, à l'heure où la majorité des conversations numériques se déroulent dans des tchats.
Un collègue me faisant la judicieuse comparaison du passage des SMS dans des dossiers Reçus et Envoyés à un seul fil de conversation qui fut vraiment un game-changer (une fonctionnalité qui change la donne en bon français !)

À propos des fils de conversations (2/2)

Heureusement, un module complémentaire magnifique du nom de Thunderbird Conversations va toustes nous ravir !
En attendant que les fils de discussions soient natifs dans Thunderbird, annoncé pour la fin d'année 2022e !

Pour réussir ce changement de logiciel, il faut que les étapes soient claires et transparents pour les utilisateur·rices. Cela leur permet de se projeter : "ok dans 6 mois / 1 an je change d'outil et je sais à peu près ce qui m'attend !".

Après ce premier sondage, un calendrier a donc été partagé, indiquant les différentes dates menant à la dégooglisation de tout le monde.

🪴 Automne - Hiver 2021 - Formation et Documentation Thunderbird

4 personnes sur 20 utilisent déjà Thunderbird.
Pour les 16 autres, nous prévoyons d'étaler les formations par petit groupe,. sur 3 mois : les personnes les plus intéressées commencent dès mi-octobre, et les personnes les plus frileuses seront formées en janvier, ce qui nous laissera le temps d'avoir des retours, d'ajuster la formation, la documentation.

La formation suit le programme que vous pouvez retrouver ici :

• une aide à l'installation de Thunderbird et du paramétrage du compte Gmail
• une présentation globale
• puis des fonctionnalités de base
• puis des conseils globaux d'utilisations et la présentations des meilleurs modules complémentaires.

La documentation va jouer un rôle très important dans la dégooglisation. Et dès septembre, on va mettre le paquet pour tout bien documenter.

✊ Dégooglisation - sortir de Gmail → https://librairie.grap.coop/books/mail/chapter/degooglisation-sortir-de-gmail
📪 Tutos Thunderbird 💻 → https://librairie.grap.coop/books/mail/chapter/tutos-thunderbird

Ce travail de plusieurs mois va être itératif : chaque formation apporte son lot de questions, ou de bugs, ou de besoins qu'il faut alors documenter et faire repartager à tout le monde. De nombreux points mails (ou des messages informels) sont envoyés à l'équipe pour leur faire part des retours, de l'avancée et des nouveaux modules complémentaires ou paramétrage trouvés pour faciliter la vie sur Thunderbird.

🙊 Une difficulté anticipée mais relou : le lien Thunderbird - Gmail

Thunderbird a des défauts indéniables. Mais dans cette dégooglisation, on n'est pas aidé par Gmail qui aime bien avoir des comportements.. embêtants. Une de ses particularités est le traitement des mails dans un dossier appelée "Tous les messages". Pour citer la doc officielle de Thunderbird :

Tous les messages : contient une copie de tous les messages de votre compte Gmail, en incluant le dossier « Courrier entrant », le dossier « Envoyé » et les messages archivés.

Donc si vous avez 10 000 messages entrants et sortants, Thunderbird va télécharger 20 000 mails vu que c'est une copie. Sachant qu'on retrouve tous ses mails dans Courrier entrant et Envoyés, ça ne sert donc à rien.
Après plusieurs semaines d'utilisation, et certains ralentissement au lancement de Thunderbird, nous avons fini par conseiller aux gens de se désabonner de ce dossier.

D'autres conseils seront documentés par la suite ici : https://librairie.grap.coop/books/mail/page/thunderbird-et-gmail

☘️ Avril 2022 - Premier bilan et questionnement technique

Le calendrier des formations a été quasiment tenue. C'est seulement en janvier que certaines formations n'ont pas eu lieu, du fait de difficultés professionnelles rencontrées dans certains pôles de l'équipe. Il ne restait que 2 personnes a formé.

Mais entre temps, Quentin qui est responsable de cette dégooglisation, est parti en congés sans solde en février-mars. La décision avait été prise de ne pas se presser avant son départ et de faire le point en avril, nous y voilà.

• 2 personnes non formées en janvier + 2 arrivées
• Certaines personnes de l'équipe n'ont pas pris le pli et sont revenus un peu / beaucoup sur Gmail
• Un tableau partagé a fait remonté les problèmes soulevés.
  • La plupart peuvent être répondus par contournement ou par une meilleure documentation.
  • La recherche de mails est laborieuse

Nous décidons de :

• former les gens qui ne l'ont pas été
• continuer à documenter et informer les gens des meilleurs modules et petits paramétrages qui changent la vie
• s'interroger sur pourquoi certaines personnes n'ont pas pris le pli
• demander l'avis des membres de l'équipe sur Thunderbird et la dégooglisation en cours
• faire un benchmark des solutions voir si Thunderbird est vraiment le cheval gagnant
• s'assurer et valider du processus technique de bascule qu'il faudra faire (le voici)
• et prendre une décision lors de notre comité de pilotage informatique qui arrive

Conseil n°2 : Nous prenons aussi la décision que Quentin ne soit pas seul porter ce projet. Il ressent une charge mentale et une certaine pression à gérer les retours des gens qui sont en difficulté. 

Pour ne pas non plus tomber dans une posture de l'informaticien libriste qui impose le choix, et pour bien affirmer que nous prenons des choix collectivement, nous allons dé-personnifier le projet. Désormais le travail sera soutenue et partagée avec Sandie, et les mails signés par le pôle informatique

⚡ Mai 2022 - La recherche boosté à notre rescousse !

Enfin ! Nous avons trouver un moyen de répondre aux soucis de recherche sur Thunderbird. Avec un habile mélange de dossier virtuel et d'un module complémentaire de recherche avancée, nous parvenons à lier rapidité et complexité de recherche !

Nous le documentons dans la partie 4 de ce tuto https://librairie.grap.coop/books/mail/page/recherche-mail-booste

🍀 Juin 2022 - Deuxième bilan : on y va, on sort de Google ?

Notre comité de pilotage ne prend pas une décision ferme. On continue juste à valider de travailler sur cette dégooglisation. En dehors de tous les aspects politiques, en sortant de Google, nous allons cesser de payer 2000€/an pour les comptes pros que nous avons, et ça, c'est toujours ça de gagné dans un moment de crise économique ! Nous reviendrons en fin de texte sur le bilan économique.

Deux mois plus tôt, nous avions envoyer ce formulaire à l'équipe, commenté par cette phrase qui résume son intention "Vive le consentement, à bas la coercition 🌞" pour prendre la température de l'équipe sur l'utilisation de Thunderbird

Voici notre analyse résumé des résultats :

• 🔴 les personnes n'ayant pas encore franchi l'étape Thunderbird sont :
  • une grande partie d'un pôle en surcharge
  • les "anciens" qui sont là depuis longtemps
    
• 🔴 les difficultés principales à l'outil sont :
  • la recherche de mail
  • le changement d'usage ergonomique
  • des problèmes liées à la connexion avec Google
  • des besoins spécifiques non fonctionnels (invitation Outlook)
  • des problèmes spécifiques réglés depuis (soucis d'antivirus, paramétrage mail d'abscence etc.)
• ✅ l'équipe est chaude pour sortir de Google !
• ✅ l'équipe se sent bien accompagné à ce changement
• ☑️ une minorité de l'équipe (3~4) ne se sent pas sécurisé ou perd quelques minutes par jour à l'utilisation avec Thunderbird - ces 3~4 personnes se recoupent avec les personnes utilisant Gmail. Nous pensons qu'avec l'usage et les améliorations du logiciel, nous parviendrons à améliorer ça
• ⭕ les personnes revenus sur Gmail l'expliquent par :
  • "la flemme"
  • un mauvais timing / mauvais paramétrage au début
  • pôle ou personne avec grosse charge de travail

Nous décidons alors :

• de tenir deux sessions de formations à la recherche boostée  ⚡
• de travailler sur la solution d'applications smartphone adéquate pour sortir de l'application Gmail
• de tenir la formation pour que les 5 personnes qui n'ont pas fait le switch y arrivent
• de fixer la date de sortie de Google : cela sera la 1ère ou 2ème semaine d'août !
• de commencer à créer toutes les boîtes mails et redirections mails nécessaires

Conseil n°3 : Nous avions à recréer 17 boîtes mails et 80 redirections mails assez complexes. C'est un travail fastidieux qui demande de se concentrer pour ne pas louper un mail dans la redirection mail crée. Car non, il n'existait pas d'export Google des "groupes Google" que nous utilisions. Le conseil est donc le suivant : partagez le travail :) Merci Sandie pour ce gros taf !

 🚀 Juillet 2022 - la bonne nouvelle : Thunderbird s'améliore

Alors que nous venions de fixer le créneau de départ de Google (début août), Thunderbird sort sa dernière version la version 102, le 29 juin ! Cette version apporte de très nombreux améliorations ergonomiques, rendant le logiciel bien plus agréable à utiliser. Et quand on utilise un logiciel toute la journée, ce n'est pas un petit détail que de pouvoir modifier la taille d'affichage, la taille de police, les couleurs des dossiers mails ou encore une gestion des contacts totalement re-désignée. Leur annonce officielle ici.

Et les bonnes nouvelles s'enchaînent :

• Thunderbird annonce rejoindre le projet K-9 Mail pour une application libre sur Android qui va donc s'améliorer encore plus vite !
• Et leur feuille de route de modifications futures sont très très prometteuses pour répondre aux soucis les plus courants :
  • Des fils de conversations natifs !
  • Une ergonomie qui s'améliore de jour en jour avec notamment l'affichage des mails sur plusieurs lignes
  • Une synchronisation de son compte qui permettrait d'avoir deux Thunderbird sur deux ordis différents

🌸 Voici à quoi pourrait ressembler Thunderbird en mi-2023 🌸

🌲 9 Août 2022 - Le fil rouge sur le bouton rouge..

Depuis quelques mois, je discutais avec Gandi pour m'assurer que ma procédure était bonne. Quel plaisir d'avoir des gens qui répondent rapidement à ces demandes. Merci ! Nous étions donc plutôt prêt pour ce switch.

Le mardi 9 août à 22h, alors que mes collègues sont la plupart en vacances, je change les DNS du domaine grap.coop (DNS = règles techniques qui disent ce qui se passent avec grap.coop) pour débrancher Google et brancher Gandi.

Le mardi 9 août à 23h50, après quelques tests d'envoi et de réception de mails, j'annonce officiellement que tout semble fonctionner comme prévu. Les mails de Gandi partent bien. On reçoit bien les mails sur sa nouvelle boîte mail. Le monde n'a pas cessé de tourner. Victoire !!

Grap vs Google, allégorie

🙊 Une difficulté pas anticipée : l'envoi de mail par notre logiciel Odoo [tech]

En créant toutes les boîtes mails sur Gandi, nous nous rendions compte des cas particuliers (des personnes qui avaient un compte mail mais qui n'était pas ou plus dans l'équipe etc.) mais ce n'est que tardivement qu'on a réalisé que la boîte mail serveurs <arobase> grap.coop servait de boîte d'envoi à l'ensemble des mails du logiciel Odoo utilisait par les 65 activités.

Comment cela allait se comporter en passant chez Gandi ? Deux soucis sont encore en cours

1 - L'usurpation d'identité

En fait, chaque activité envoi ses bons de commandes et factures depuis Odoo. Odoo utilise une seule boîte mail serveurs <arobase> grap.coop mais lors de l'envoi, prend l'identité de l'activité qui envoie un mail.
Cette "usurpation d'identité" était bien accepté car nous étions chez Google. Mais avec le passage chez Gandi, cette usurpation d'identité n'est plus accepté par les boîtes à la réception si celles-ci sont chez Google.

L'acti a un mail d'envoi géré par Gandi → envoi par serveurs qui est géré par Gandi → OK
L'acti a un mail d'envoi géré par Google / OVH / Ecomail etc. → envoi par serveurs qui est géré par Gandi → NOK si à la réception la personne utilise Google.

La solution future : améliorer l'envoi de mail sur Odoo pour que chaque activité puisse envoyer avec les informations de sa vraie boîte mail

2 - Les mails envoyés par serveurs <arobase> grap.coop ne sont pas automatiquement dans le dossier Envoyés

À priori, l'envoi de mail n'est pas totalement bien développé et il manque quelques informations dans le mail pour que celui-ci soit bien mis dans le dossier Envoyés.
Mais avec Google, cela fonctionnait. Il devrait réussir à comprendre qu'un mail partait de sa boite mail, et il le plaçait le mail dans le dossier Envoyés. Ce qui était pratique pour vérifier que le mail était bien parti.

La solution future : améliorer l'envoi de mail sur Odoo pour que le mail arrive dans le dossier Envoyés

🙊 Un comportement pas anticipée : Google le mort-vivant

Malgré la déconnexion technique du nom de domaine grap.coop avec Google, il était encore possible de se connecter à Gmail et d'envoyer des mails. Alors certes, les réponses n'arrivaient plus sur Gmail, mais cela permettait encore aux irréductibles de résister au changement  😛

Surtout, même après avoir supprimé le compte Google sur Thunderbird (n'ayant alors que le compte Gandi), un paramétrage technique (le serveur SMTP d'envoi) faisait que les mails envoyés l'étaient par le serveur Google.

Donc au moment de la suppression réelle du compte Google, l'envoi par Thunderbird était bloqué. Ce n'est pas un gros soucis, mais j'ai documenté le petit changement à faire ici.

 🐢 Septembre 2022 - La fin de la route est longue, mais la voie est libre

Après la dégooglisation technique, place à la dernière étape, supprimer réellement les comptes Google. Chaque personne devait suivre un tutoriel nommé "Google débranché 💃🕺 La suite ✌️" comportant ces étapes :

• 🧹 Nettoyer derrière soi
• 🚪 Fermer la porte
• 🔧 S'assurer que l'on envoie ses mails avec les bons paramétrages
• 🫑 Embellir son nouveau jardin
  
• 📫 Découvrir le webmail (logiciel en ligne) de Gandi
• 📱 Connecter son ordiphone
• 💥 Quitter définitivement Google

Il fallut 2 mois pour que les 30 personnes concernées suivent réellement ce tutoriel - voir rattrape leur "retard" pour sortir leur mail de Google. Ce fut une des étapes les plus chronophages en terme de relance, de suivi personnel, de questions / réponses, de gestion de cas particuliers (certaines personnes n'avaient pas pu transférer leur mail à cause d'une connexion Internet trop faible par exemple).
C'est aussi à ce moment que l'on devait bien vérifier qu'aucune autre donnée n'était encore stocké sur Google Drive / Google Photos / Agenda etc. ce qui a ralentit quelques personnes.

Conseil n°4 : pour motiver chaque personne à passer le pas, communiquer de façon informelle et encourageante !

 💀 Octobre 2022 - Au revoir Google, tu ne vas pas me manquer

Même si nous avons tout fait pour être coercitif, certaines personnes ont besoin de date limite pour prioriser leur travail. Trois semaines avant, la date butoir du 07 octobre est donc fixée pour motiver les dernières personnes.

🎄 Novembre 2022 - Jusqu'au bout !

La première date butoir et les nombreuses relances n'ont pas suffi à faire remonter en priorité n°1 à tou·te·s mes collègues de sortir de Gmail.

En plus, une collègue ne peut pas réussir toutes les étapes de la dégooglisation : sa connexion ADSL en Drôme n'est pas suffisante pour réussir à télécharger ces dizaines de milliers de mails depuis 8 ans. Il faut donc prévoir cette étape un jour où elle vient à Lyon.

Comme nous ne sommes pas des grand méchants, et que nous comprenons les difficultés et calendrier de chacun·e, nous redonnes du rab : le mardi 23 novembre. La veille de la fête des 10 ans de Grap, cela semble une date symbolique et assez lointaine pour réellement partir. Pour de bon.

Le mardi 23 novembre, à 13h35, nous étions 5 à nous réunir autour d'un ordinateur, observant ce moment.. un peu stressant, comme quand on part d'un lieu en espérant n'y avoir rien oublié. À 13h43, Google était derrière nous.  ✊

Troisième et dernière partie à lire ici : https://librairie.grap.coop/books/degooglisation/page/recit-de-degooglisation-partie-3-le-bilan