Récit de Dégooglisation [Partie 1] 🌥️
Ce long texte est écrit pour partager l'expérience de Grap dans sa dégooglisation de 2018 à 2022.
Son premier intérêt est de laisser une trace du travail fourni et d'en faire le bilan.
Le deuxième intérêt est de partager cette expérience à d'autres structures qui souhaiteraient se lancer dans l'aventure.
Nous partageons dans ce texte les processus mis en place, les différentes étapes de cette dégooglisation, les difficultés rencontrées et quelques conseils.
Pour toute question ou retour, vous pouvez contacter le pôle informatique de Grap : pole-informatique <arobase> grap.coop
Bonne lecture et longue vie aux outils numériques émancipateurs et Libres ! 🚲
Visuel de David Revoy pour le site degooglisons internet de l'association Framasoft
Au début de Grap en 2012..
Il y a 10 ans, Grap naissait en tant que SCIC - Société Coopérative d’Intérêt Collectif. En 2012 est écrit une 1ère version du préambule des statuts qui décrit l'intérêt collectif qui réunit les associé·e·s de la SCIC. Ce préambule présentait alors que Grap aller "Contribuer au développement d'activités économiques citoyennes et démocratiques, c'est-à-dire [...] travaillant dans une logique de partage des savoirs, en phase avec la philosophie Creative Commons"
Cette 1ère référence au monde du Libre est complétée et enrichie 5 ans plus tard à l'occasion d'une révision du préambule des statuts, en 2017. Désormais le préambule des statuts indique que Grap entend
Contribuer au développement d'activités économiques citoyennes et démocratiques [...] promouvant l’économie des biens communs, c’est à dire :
- Travailler dans une logique de partage des savoirs, en phase avec la philosophie Creative Commons
- Promouvoir, contribuer et utiliser des logiciels libres au sens de la Free Software Foundation ; minimiser l’utilisation de logiciels sous licences privatives
- Promouvoir, contribuer et utiliser des solutions informatiques qui n’exploitent pas de façons commerciales les données des utilisateurs et qui respectent leurs vies privées
Notre démarche de dégooglisation s'inscrit donc dans la continuité des choix politiques portés par les associé·e·s de la coopérative depuis sa création. Par dégooglisation, nous entendons ici le remplacement des logiciels propriétaires - qu'ils soient détenus par les GAFAM ou non - par des logiciels Libres.
Dès le début, il est décidé d'internaliser une partie de l'informatique au sein de l'équipe qui rend les services aux activités de la coopérative. La majorité du temps informatique sera dédié au développement du progiciel libre OpenERP (nommé désormais Odoo) pour gérer la première activité d'épicerie (3 P'tits Pois à Lyon) de la coopérative.
Par pragmatisme économique et choix stratégique, les autres outils de la coopérative ne sont pas choisies par le critère de logiciel Libre ou non. Ainsi, la coopérative va utiliser Google Drive, Google Mail, Google Agenda, et aussi d'autres logiciels spécifiques comme EBP à la compta ou Cegid Quadra pour la paie.
/2018-2020/ Sortir de Google Drive pour Nextcloud
Après le départ d'un des cofondateurs et informaticien Julien Weste en 2014, le service informatique va fonctionner avec 1 seule personne jusqu'en fin 2017 : Sylvain Le Gal va alors y consolider le périmètre existant (gestion d'une eBoutique, développements spécifiques à l'alimentaire dans OpenERP, connexion avec des balances client·es et migration de OpenERP 7.0 à Odoo 8.0).
Fin 2017, l'embauche de Quentin Dupont permet de gagner en temps de travail disponible et d'agrandir le périmètre des services du pôle informatique .
🌻 L'été 2018 pour valider l'alternative à Google Drive
Le choix du logiciel remplaçant se fait très facilement : Nextcloud est LA solution Libre qui s'impose autant par sa prise en main relativement simple pour des utilisateur·rices de tout niveau, que par l'engouement de sa communauté, que par son administration alors maîtrisé par le pôle informatique.
Il faut quand même s'assurer que toutes les fonctionnalités utilisées actuellement trouvent leur équivalent. Grâce aux différentes applications existantes sur Nextcloud, les différents besoins se retrouvent bien couverts.
Applications ou fonctionnalités Nextcloud |
Usages |
Fichiers |
Gestion documentaire Versionnage de documents |
Partage |
Partage de dossiers entre - pôle de l'équipe - actis de la coopérative - personnes extérieures |
Logiciel de synchronisation bureau |
Avoir les documents sur son ordinateur, sans être forcément connecté à Internet |
Onlyoffice |
Travail collaboratif sur des documents Texte et Tableur |
Discussion |
Visio pour 2 à 4 personnes |
et sont arrivés quelques mois plus tard.. |
|
Deck |
Gestion de tâches simples (permet par exemple de gérer des tâches pour un projet de développement, le suivi des entrées d'activités dans la coopérative etc.) |
Agenda |
On y reviendra car ce fut l'objet d'une étape spécifique |
Formulaire |
Questionnaire simple et efficace |
🌸 À l'automne 2018, on prend la décision de sortir de Google Drive.
À Grap, nous utilisons le terme d'activité pour désigner :
- les entreprise associées à Grap
- les activités économiques de la Coopérative d'Activités et d'Emploi
Un changement de logiciel peut être l'occasion de revoir ses pratiques. Nous en profitons pour revoir notre arborescence de fichiers et de dossiers. Nous créons alors :
- Un compte Nextcloud par :
- personne physique de l'équipe interne
- personne physique des activités qui ont des mandats particulier (administrateur·rice au CA par exemple)
- activité de la coopérative (donc par "personne morale") et non pas par personne physique de la coopérative pour différentes raisons :
- de nombreuses activités partagent réellement leurs ordinateurs tout au long de la journée
- aucun intérêt à ce que chaque personne ait son compte, cela rajouterait une dose énorme de suivi de création de compte, de support etc.
- ce choix vient avec une limite : l'accès aux documents personnels avec le pôle social n'est pas possible
- Un "groupe" Nextcloud par chaque groupe autonome
- un groupe par pôle de l'équipe interne
- un groupe par mandat : DG, CA
- un groupe par activité de la coopérative - regroupant le compte de la personne morale + les comptes des personnes physiques de cette activité qui ont des mandats particuliers.
- Des dossiers communs pour travailler collaborativement
- entre pôles de l'équipe
- entre tout membre de la coopérative
- entre mandataires (DG ou CA)
🌻 Clique ici pour découvrir la structure de dossiers présenté en nov. 2018 et qui est en place depuis !
Avec Nextcloud, nous avons donc pu créer une architecture plutôt simple pour les utilisateur·rices mais permettant de répondre aux complexités du travail collaboratif entre des profils bien différents.
Grâce aux droits d'accès paramétrables finement, le Nextcloud permet ainsi d'offrir plus de transparence et de la collaboration dans la coopérative, que ça soit par les dossiers partagés totalement ou à l'inverse les dossiers dont l'accès n'est possible qu'en lecture sans possibilité de modifier.
Par exemple, le pôle social peut fournir des documents importants aux activités de la coopérative sans risquer qu'une mauvaise manipulation vienne effacer ces documents.
💮 2019 - 2020 : la dégooglisation de 150 personnes dans 50 activités
Google Drive n'est pas seulement utilisé par l'équipe interne. Elle est partagée à l'ensemble de la coopérative. C'est à dire à une 50aine - à l'époque - d'activités indépendantes, allant de l'entrepreneuse seule à la petite équipe de 10 personnes.
Il faut donc embarquer tout le monde dans ce changement.
- Politique/théoriquement pas de soucis. Les méfaits de Google sont connus de la majorité des gens et théoriquement, nous n'avons jamais eu de désaccords sur l'idée de sortir de Google Drive.
- En pratique, Google Drive s'avère être plutôt lourd à l'utilisation, pas bien maîtrisé ni maîtrisable, surtout concernant la gestion des partages qui est un véritable enfer ("Qui est le fichu propriétaire de ce fichier dont le propriétaire originel est parti de la structure / n'a plus de compte Google ?")
En allant sur Nextcloud, nous allions maîtrisé - et donc être responsables - des données de la coopérative, nous allions retrouver de la souveraineté et de la compétence sur le sujet.
Au printemps 2019, nous changeons aussi d'outil de documentation. Pour sa simplicité d'utilisation et son ergonomie générale, nous choisissons le logiciel Libre BookstackApp. Depuis, notre librairie tourne toujours aussi bien et héberge notre documentation informatique mais aussi toute la documentation stable de la coopérative.
Depuis 2020, la documentation informatique est librement consultable ici : https://librairie.grap.coop/shelves/informatique
💩 Une première difficulté : l'export des données de Google
L'export fut en effet très compliqué, trop compliqué pour un logiciel conçu par l'une des entreprises les plus puissantes au monde.. L'export des données d'un Google Drive (à l'époque en tout cas) est extrêmement long et très peu sécurisant : Google fournit l'export en archives coupées en plusieurs parties (du style "ARCHIVE-PART01" "ARCHIVE-PART02"), archives dont une partie.. pouvait être manquante (ex : on a la partie 01, 02, 04, 05 mais pas la partie 03). Nécessitant de refaire un export entier.
Nous avons donc passé de nombreuses heures à exporter les données, puis nous les avons sécurisées dans un disque dur externe, avant de les envoyer sur notre Nextcloud.
🚀 Et tu formes formes formes, c'est ta façon d'aimer
Pour réussir à dégoogliser la coopérative, pas de miracle, on a enchaîné la formation des activités une à une, en mutualisant des formations par territoire géographique.
Chaque formation durait environ 1h30. En 2019, nous avons passé environ 150 heures de travail à la formation, l'accompagnement et la documentation de cette étape de dégooglisation (+ les heures techniques, voir bilan financier à la fin de ce récit)
L'ensemble de la documentation - qui est un travail continu - est consultable ici : https://librairie.grap.coop/books/nextcloud
En janvier 2020, soit plus d'un an après la décision de passer sur Nextcloud, la migration était officiellement finie !
🙊 Une difficulté pas anticipée : les limitations d'Onlyoffice pour les commandes groupées
Tout allait bien dans la dégooglisation progressive de la coopérative. Au cours de l'année 2019, la moitié de la coopérative utilise désormais Nextcloud au lieu de Google Drive !
Un des avantages de la coopérative pour les activités est de pouvoir mutualiser de nombreux sujets. Un de ces sujets est l'approvisionnement en produits artisanaux en circuits courts grâce à une logistique interne - Coolivri. Cette logistique s'appuyait à l'époque sur un GROS fichier tableur en ligne sur Google Drive.
Le 02 août 2019, une première commande groupée d'orange et d'agrumes est lancée sur le Nextcloud ! (Bravo Laure-Hélène ! (lien interne Grap)) et toutes les prochaines commandes groupées vont débarquer sur le Nextcloud, géré par l'application Onlyoffice.
Et c'est vers cette période que l'on se rend compte que l'application disponible d'Onlyoffice a une limitation : pas plus de 20 personnes connectés simultanément sur l'ensemble des fichiers collaboratifs du nuage ! À l'époque nous devions avoir une 60aine d'utilisateur·rices avec une équipe interne qui l'utilise toute la journée, cette limite n'était pas tenable.
Cette limitation n'est pas technique, mais bien un choix délibéré de l'entreprise développant le logiciel pour amener à payer une licence pour accéder au logiciel sans limitation. Un modèle freemium en soit. Cette question du modèle économique et de ce que un "vrai" logiciel libre est bien sûr compliqué, et amènera de nombreux débats dans les forums de discussion de Nextcloud.
Fin 2019, nous nous questionnons réellement de payer cette licence (coût à l'époque : ~1500€ en une fois pour 100 utilisateur·rices simultanées).
Après avoir écumé les Internets, contacter toutes les structures amies qui auraient la même problématique, la solution vient finalement de la communauté elle-même qui est partagée sur le fait de contourner cette limitation qui constitue le modèle économique de l'entreprise développant Onlyoffice. Un développeur bénévole a réussit à reproduire le logiciel (légalement car le logiciel est Libre) en enlevant cette limitation !
Depuis, nos commandes groupées ont été rapatriées sur Odoo grâce à un gros développement interne, en faisant un outil beaucoup plus résilient et solide. Et nous continuons d'utiliser Onlyoffice dans des versions communautaires trouvées par ci par là.
To be continued...
Dans la seconde partie, nous continuerons notre récit de dégooglisation, nous permettant de nous débarrasser de Google Agenda puis du mastodonte.. Gmail !