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INT - Entrée / sortie d'une personne

Création de comptes
  • Gandi / Thunderbird
    Librairie
    • Création du compte dans Préférences > Utilisateurs : rôles GRAP, Equipe interne, Public (sans compte).

    la langue préférée par défaut est l’anglais => penser à mettre « français »
    Odoo
    • Créer un compte en s'inspirant d'un profil existant (Autres options > Dupliquer)
    • Attribuer un mot de passe : dans Autres options > Modifier le mot de passe : l'inscrire dans le Keepass
    • Créer une fiche "Personne" dans l'annuaire GRAP
    Nextcloud
    • Créationer d'un compte (s'inspirer d'un compte existant pour les différents groupes à attribuer).
    • AjoutPartager dansl'agenda à l'équipe (pour y inscrire les agendasRDV réservationd'intégration et autres RDV prévus lors de salle du GIE + partager l'agendaarrivée)

    Penser à se connecter en tant que la personne pour déplacer les éléments de "Partagés avec toi" à la racine.

    Pour le dossier en commun avec le CA, le déplacer à la racine et le renommer "3. Lien CA et équipage"

     

    Synchronisation : 

    Sur Ubuntu
    		Sur Windows
    Framateam
    • Création d'un compte

    • Rattachement aux canaux privés

    Vérifier les accès et noter les identifiants et mots de passe dans le Keepass.

    Sur Ubuntu et Windows et Mac


    • Installer Firefox
      • Mettre les raccourcis Odoo, librairie, Nextcloud, framateam sur internet (firefox avec duck duck go comme navigateur)
      • Mettre
        • ublock origin comme bloqueur de pub
        • disconnect aussi
        • consent-o-matic pour refuser systématiquement les cookies
    • Installer Libre Office
    • Installer Thunderbird
    • Installer l’outil d’aide à distance
    • Installer KeePassXC

    Sous Ubuntu :

    sudo add-apt-repository ppa:phoerious/keepassxc

    sudo apt update

    sudo apt install keepassxc

     

    Que sur Ubuntu

    • Si problème de superposition des fenêtres d'une même appli (ex. Thunderbird), mettre la ligne de code suivante dans le terminal :
    • gsettings set org.gnome.shell.extensions.dash-to-dock click-action 'previews'
    • Installer Nextcloud en local :
      • dans le terminal, saisir successivement les 3 lignes de commande ci-dessous (touche entrée entre chaque, attendre que les chargements se fassent

    sudo apt-add-repository ppa:nextcloud-devs/client

    sudo apt update

    sudo apt install nextcloud-client nextcloud-client-nautilus


    le MDP de l’ordi sera nécessaire

    + faire en sorte que les personnes puissent gérer les partages depuis l'ordi en local : 

    sudo apt -y install nautilus-nextcloud

      puis synchroniser les fichiers (fin de cette procédure) :

      • plutôt pas 0. GRAP COOP
      • dans 1. VIE DE L'EQUIPAGE : Boîte à outils salarié.e.s > Signatures mail et Relevés heures (déplacercocher les modèles et archives de feuilles de temps) + les dossiers quidu parpôle défaut(CR sont- xxx)
      • dans 1. INTER POLES : les dossiers concernant le pôle
      • puis le 2. XXX du pôle
      • 2. ACTIVITES : à voir si utile, essayer de limiter au portefeuille (si connu) de la nouvelle personne.
      Thunderbird
      3CX

      Écrire à ticket@encom-conseil.fr pour demander la création d'un nouveau compte : préciser

      • l'extension (regarder celles qui sont dispo),
      • le n° sortant quand la personne appelle (n° de son pôle ou de sa localisation géographique, selon),
      • les groupes auxquelles la rattacher : Lyon, Chambéry, Compta, ...
      • l'adresse mail de la personne pour l'envoi du mail de bienvenue.

      Se connecter sur la messagerie de la personne pour visualiser le mail de Bienvenue, puis créer un mot de passe pour elle. L'enregistrer dans le navigateur Chrome ou Chromium (à télécharger au préalable ou récupérer dans l'Ubuntu Software image.png)

      Sous Chromium, mettre la page d'accueil de 3CX (https://clavecin.my3cx.fr/webclient) comme page de démarrage (voir dans les paramètres du navigateur) : 

      image.png

       Faire un test et confirmer à Encom que tout est ok.

      Vérifier les accès et noter les identifiants et mots de passe dans le Keepass. Préparer une petite fiche avec tous les identifiants à remettre à la personne le jour de son arrivée.

      Préparation du PC

      Sur Ubuntu et Windows et Mac


      Firefox

      • A installer s'il n'est pas encore sur le PC
      • Créer un compte firefox au nom de la personne (permet de récupérer tous ses raccourcis et mots de passe si d'aventure le PC meurt ou si elle utilise un PC chez elle et un au bureau)
      • Dans les paramètres : 
        • Mettre firefox comme navigateur par défaut, avec duck duck go comme moteur de recherche
        • Retirer les trucs superflus de la page de démarrage (news, recommandations, etc.)
        • supprimer les cookies à la fermeture du navigateur (coche dans "vie privée et sécurité")
      • Faire afficher systématiquement la barre personnelle :image.png
      • Mettre les raccourcis Odoo, librairie, Nextcloud, framateam, framadate... (à compléter par le pôle si EBP, Silaé ou autre à rajouter)
      • Mettre
      •  Installer Libre Office, KeePassXC*, VLC, l’outil d’aide à distance

      Keepassxc Sous Ubuntu :

      sudo add-apt-repository ppa:phoerious/keepassxc

      sudo apt update

      sudo apt install keepassxc

      • épingler les applis que la personne utilisera le plus à la barre des tâches (firefox, thunderbird, dossiers, chromium, libre office calc, libre office doc, calculatrice, outil "capture", keepasxc). Retirer les autres.

      • Paramétrer les wifis du GIE sur l'ordinateur :

        • GIE-DU-CLAVECIN-GRANDE-SALLE
        • GIE-DU-CLAVECIN-PETITE-SALLE

        • GIE-DU-CLAVECIN-CUISINE

        • GIE-DU-CLAVECIN-QUARTIER-NORD (pole informatique & accompagnateur).

        Mot de passe unique : Feuillants69001?

      Que sur Ubuntu
      • Si problème de superposition des fenêtres d'une même appli (ex. Thunderbird), mettre la ligne de code suivante dans le terminal :
      • gsettings set org.gnome.shell.extensions.dash-to-dock click-action 'previews'
      • Mettre un fonds d'écran joli qui change chaque jour ? 

       Que sur Windows

      • Installer Nextcloud
      • Installer Ccleaner version gratuite
        • Attention à bien décliner l'ajout d'AVG Antivirus Free
        • Le passer une première fois
        • En profiter pour désinstaller les applications Xbox, Skype, Office, Microsoft Onedrive et PayPay, etc.
        • Pour enlever les trucs au démarrage inutile
        • Pour contrôContrôler ce qui se lance au démarrage et enlever les trucs inutiles
        • puis désinstaller l'appli dans la foulée (il est chiant au démarrage)
      • Enlever de la barre des tâches Cortana, et Edge
      • Enlever les warnings dans les paramètres sécurité et activer la sécurité des applications par Windows
      • télécharger "Ultrasearch", un module qui permet de rechercher dans tout son ordi.
      • ActiverMettre un joli fonds d'écran ?

       Si nécessaire, activer Windows avec la clé d'activation dite "clé produit" situé sous l'ordinateur

      • Si pas de clé ou perdu, on peut enlever le watermark comme ceci :
          • Dans Démarrer, Rechercher, taper cmd.
          • Clic droit sur cmd.exe, sélectionner Exécuter en tant que administrateur.
          • une fenêtre cmd affiche alors et tape ceci : slmgr /rilc
          • Puis cela : slmgr /rearm
          • Puis redémarrer
      Les petits + :
      > un joli fond d'écran qui change chaque jour !

      https://extensions.gnome.org/extension/1262/bing-wallpaper-changer/

       Faire en sorte que les images ne se stockent pas sur l'ordi :image-1649146182731.png

      + éventuellement cacher l'indicateur :

      image-1649146160475.png

      > les raccourcis vers "capture" et une calculatrice épinglés à la barre des tâches

      Paramétrage imprimante / scanner

      Imprimante

      Création de compte :

      TODO

      Se connecter http://192.168.1.251 et aller checker les paramètres du compte dans Gestion de périphérique > Carnet d'adresses


      image.png

      Cliquer sur le contact en bout de ligne puis Modifier

      Puis cocher tout et scroller pour accéder au bouton caché Vs Suivant

      Et arriver sur ce genre d'écran et compléter et cocher les trucs

      image.png


      Sur Ubuntu :

      Dans Paramètres > Imprimantes, ajouter l'imprimante (doit être détectée).

      Puis cliquer sur

      image-1618910122062.png


      image-1618910098479.png

      Et Imprimante > Propriétés > Options des tâches d'impression


      Dans options avancées ajouter une nouvelle option (que l’on nomme « Code GRAP » puis ajouter) et saisir:

      user -o UserCode=4732

      (4732 étant le code défini pour Grap)

      image-1618910212490.png


      Sur Windows

      • Installer la dernière version du driver (PCL 6 Driver) sous : http://support.ricoh.com/bb/html/dr_ut_e/rc3/model/mpc200/mpc200.htm

      • Ouvririmage-1643716637225.png ,
      • Si ça trouve pas, c’est l’IP 192.168.1.251
      • Sélectionner un dossier identifié (type téléchargement) pour enregistrer ("browse") puis dézipper ("unzip")

        image-1643716585721.png

      • Cliquer ensuite surimage-1643716453684.png

      • Accepter le contrat de licence ("d'accord")

      • Cocher « Réseau »,

        image-1643716537234.png

      • choisir l’imprimante « MP_C2004 » et faire défiler les étapes avec « Suivant » et « Terminer ».

      • Supprimer tous les fichiers d'installation (plus besoin)
      •  Rechercher l’imprimante RICOH MP C2004 PLC6 dans les périphériques. Dans « préférences d’impression », paramétrage détaillés, configuration travail, mettre le code utilisateur (4732 pour GRAP).
      • si ça ne fonctionne pas, essayer de mettre ce même code dans le carnet d'adresse de l'imprimante (partie "code utilisateur" : http://192.168.1.251/web/entry/fr/websys/webArch/mainFrame.cgi

      • image.png

      Penser à mettre l'impression en N&B par défaut. Sur Windows, c'est ici (en bas à droite) :image.png

      Scanner
      • Paramétrer le compte depuis l’imprimante ou en ligne (saisir 192.168.1.251 dans la barre de recherche. Ne fonctionne que si on est connecté sur le réseau du GIE).
      • Connexion : admin (voir MDP dans Keepass).
      • Gestion de périphérique > carnet d’adresse > ajouter un utilisateur (attention affichage bouton du bas nul : petites flèches en bas à droite pour voir).
      • Cocher « destinataire email »
      • Vs suivant
      • Saisir le prénom, choisir le titre (cf. 1è lettre prénom). "Ajouter à fréquent" => OFF.
      • Vs suivant
      • Adresse email
      • Coche en dessous : non
      • puis OK.

      https://nuage.grap.coop/apps/onlyoffice/s/gie_install

      3CXA


      faire la veille

      Signaler à Encomde l'arrivée de la nouvelle personne, dans quel pôle et dans quel lieu géographique (Lyon ou DrômeDie...) elle se trouve.


      À envoyer à ticket@encom-conseil.fr
      Au cas oùpersonne : notre contact est Rémi Urbain - 01 73 30 00 03 - remi.urbain@encom-conseil.fr / Notre code client : CL2650

      Wifi

      Paramétrer

        les
      • Rattachement wifisaux différents mailing
      • Mise à jour du GIEdocument sur« l'ordinateurles :

        listes
          mails
        • GIE-DU-CLAVECIN-GRANDE-SALLEde la coop »
        • GIE-DU-CLAVECIN-PETITE-SALLEFramateam : création d'un compte + rattachement aux canaux privés de l'équipage (+ de son pôle si existant : à faire faire par le pôle)

        • GIE-DU-CLAVECIN-CUISINE

        • GIE-DU-CLAVECIN-QUARTIER-NORD (pole informatique & accompagnateur).

        Mot de passe unique : Feuillants69001?


        Départ d'une personne

        Suppression de comptes
        Gandi

        D'un point de vue RGPD, nous n'avons pas à fouiller dans les données personnelles d'une personne sans son accord. Cela doit être fait de façon proportionné. Donc par défaut, on ne fait rien.

        Cependant, réfléchir et parler aux personnes concernées indirectement avec la suppression du compte. (À revoir (juillet 2023))


        • Suppression du compte : voir pour éventuellement sauvegarder une partie des mails pros avec accord de la personne pour historique et éventuellement si litige avec une acti (cas MAM).
        Librairie
        • Suppression du compte dans Préférences > Utilisateurs
          • Et migration de la propriété vers un·e autre utilisateur·rice
        • Mise à jour du document « les listes mails de la coop »
        Odoo
        • Désactiver le compte
        • Désactiver la fiche "Personne" dans l'annuaire GRAP
        Nextcloud
        • Désactivation du compte
        • Suppression du partage d'agenda avec tout INT
        • Désactivation du compte
        • Plus tard, suppression du compte après avoir récupéré les données si besoin (voir avec une personne du pôle). Pour voir ce qu'il y a sur le compte, prendre l'identité de la personne (cf fonction impersonate).
        Framateam
        • Suppression des canaux privéss, retrait de la "communauté Grap".

        Données sur l'ordi et formatage

        D'un point de vue RGPD, nous n'avons pas à fouiller dans les données personnelles d'une personne sans son accord. Cela doit être fait de façon proportionné. Donc par défaut, on ne fait rien.


        • Avant le départ de la personne, demander à la personne de gérer ses données personnelles car l'ordinateur va être réinitialisé.


        • Le mieux est après de créer une nouvelle session sur l'ordinateur avec les droits d'administrateur·rices.


        • Le moment adéquate, on supprimera le compte.

        Imprimante / scanner
        • Supprimer l'utilisateur à l'adresse 192.168.1.251 (connexion en tant qu'admin - voir mot de passe dans le Keepass, menu Gestion de périphériques).

        3CX
        • Demander la suppression du compte

        Mail à Ticket Support Encom <ticket@encom-conseil.fr> / Notre code client : CL2650


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