Téléphonie et visio
Présentation générale
Internet géré par un abonnement Fibre chez Orange.
Téléphonie gérée depuis juillet 2020 par Encom.
Notre téléphonie fonctionne par Internet avec une technologie qui s'appelle "3CX". Le nom n'est pas très important, c'est juste le nom de la technologie qui permet tout ce qui est expliqué dans la suite du document.
Le 3CX facilitant notamment la téléphonie par ordinateur, la téléphonie en télétravail, les visio-conférences mélangeant visio et audio pour celleux qui n'ont pas une connexion internet suffisante.
Le dossier nuage est ici : https://nuage.grap.coop/f/1101047
Contacts chez Encom
Rémi Urbain : 01 73 30 00 03 remi.urbain@encom-conseil.fr
Support général : 01 73 30 00 01 ticket@encom-conseil.fr
Notre code client : 3650
Pourquoi 3CX et pas de la téléphonie classique
Historiquement, il y avait deux besoins :
- améliorer nos outils de visioconférence pour faciliter les CA et groupes de travail à distance.
- permettre de rejoindre ces visios par appel téléphonique pour celleux qui n'ont une bonne connexion Internet
Le 3CX permet d'être autonome sur le matériel - à l'inverse de notre ancien opérateur OVH - nous permettant d'acheter le Logitech Group, une caméra et un micro efficace pour une salle de 15 personnes.
Le 3CX propose des visios-conférences joignables par numéro de téléphone.
Le timing correspond aussi au confinement mondial lié au Covid19 et au fait de s'adapter au télétravail forcé. Avec le télétravail généralisé, nous nous sommes rendus compte que nous n'étions pas très résilients pour la gestion téléphonique. Deux exemples pour illustrer ce point :
- nous utilisions nos téléphones persos mélangeant pro/perso
- celleux qui habitent dans une zone (ou un appart) où le réseau téléphonique passe mal ont des difficultés à se faire joindre ou joindre les activités ou les collègues
Le 3CX permettant de recevoir et passer des appels depuis n'importe où avec le client web. Il suffit d'une connexion Internet et d'un ordinateur ou d'un smartphone.
Précision pour rassurer : le 3CX permet plus de choses que la téléphonie classique mais nous gardons les mêmes fonctions qu'avant : les téléphones fonctionnent de la même façon.
Matériel et numéros de téléphone
| Entité | Matériel | N° direct ? | Précisions |
| Les Petites Cantines / Ellyx |
Téléphone | 09 72 42 64 94 (demande le 12/05/22 de l'enlever) |
|
| Bureau ensoleillé "graphistes" | - | - | |
| Les fermes partagées | 09 72 32 33 17 | ||
| Grande salle de réunion | Logitech Group : caméra et micro pour 15 personnes | - | Besoin d'un ordi connecté au client web 3CX pour passer des appels |
| Petite salle de réunion | Pieuvre Yealink | 09 72 57 53 54 | Pas de caméra |
| Chips taboulé | - | - | |
| Pôle social | Téléphone | 09 73 79 64 41 | |
| Pôle compta | Téléphone | 09 73 79 64 38 | Numéro historique de GRAP |
| Pôle accompagnement | 09 73 79 64 39 | ||
| Pôle informatique | 09 73 79 64 40 | ||
| Pôle info & acc | Téléphone | Sonne pour les 2 n° d'acc et info | |
| Numéro global historique | 09 72 32 33 17 | Sonne chez tou·tes | |
| Autre | |||
| Stock Grap | Téléphone Yealink | Ancien (09 72 42 64 94) de Les Petites Cantines / Ellyx qui était non utilisé. | |
Un récap des numéros de téléphone pour Grap est dispo ici : https://nuage.grap.coop/f/5218651
Précisions abonnements et limite technique
à partir de février 2024, la licence du logiciel 3CX coûte 145€/an
Actuellement (janvier 2024), nous sommes abonné·es pour 3 "canaux mixtes" illimités.
Chaque "canal mixte" coûte 31€/mois.
Les canaux fonctionnent de la manière suivante :
- 3 canaux « mixtes » (entrant et sortant)
- 3 canaux réservés à l’entrant
Donc voici ce qui peut se passer :
- 3 appels téléphoniques sortants + 3 autres appels entrants
ou - 6 appels entrants
ou - Visio avec 4 appels téléphoniques entrants + 2 autres appels sortants
Appel sortant : on prend le téléphone - ou le client web - et on appelle un numéro
Appel entrant : un numéro extérieur nous appelle et on décroche
Les participants de visios qui la rejoignent par Internet ne prennent pas de place sur les canaux mixtes.
→ Privilégions donc les visios par Internet quand c'est possible pour ne pas bloquer les canaux téléphoniques pour les bureaux.
→ Ceci dit, notre licence permet à un maximum de 25 personnes de se connecter à une même visio
Si votre appel échoue (que ça raccroche direct) au lancement, ce'st que l'on a atteint la limite → attendez que quelqu'un·e décroche d'un autre appel :)
Compte individuel 3CX
Chaque personne (physique chez GRAP et morale pour les autres actuellement) du GIE se voit attribué une "extension".
Cette extension est un identifiant (exemple, Quentin est l'extension 117) lui permettant de se connecter à l'interface 3CX depuis son ordinateur ou smartphone, n'importe où dans le monde, c'est à dire depuis le bureau ou la chambre de son appart en télétravail.
Rendez-vous sur ce site : https://clavecin.my3cx.fr/webclient/#/login
On se connecte avec l'extension et le mot de passe reçu dans le mail "Bienvenue sur 3CX !"
Partie 2) du mail.
Cela marche avec Chromium (sur Ubuntu) ou Google Chrome. Certaines fonctionnalités sur Firefox sont altérées pour le moment.
Présentation rapide du site web
- Passer des appels en tapant le numéro ou en cherchant un nom dans ses contacts
- En arrivant, on nous présente les personnes du GIE : les extensions individuelles de chacun et les extensions de groupe (les pôles)
- Le rond indique le statut. Vert : en ligne. Noir : hors ligne etc.
- On peut directement appuyer sur les petits boutons pour appeler quelqu'un
- Les personnes sont rangées par groupe métier et géographique
- Ensemble des sous-menus pour retrouver ses contacts, ses historiques d'appel, sa messagerie vocale, planifier des visio ou audio-conférence.
- Changer son statut
- Cela n'a pas qu'un intérêt indicatif mais a aussi un intérêt de paramétrage de transfert et réception d'appel dans "Paramètres" > "Transfert d'appel"
Quand on est connecté au client web, si quelqu'un essaye de vous joindre, cela sonnera sur le téléphone visé AINSI QUE sur les extensions associées.
Exemple : Mme Choufleur appelle le 09 72 33 30 03, cela sonne sur le téléphone au pôle social ainsi que sur les clients web de Camfille, Honorine et Lou si elles ont démarré le site web. Cela permet de répondre soit au téléphone, soit sur le client web avec son micro casque branché à son ordi.
Présentations plus détaillées
Un manuel d'utilisation concis et efficace est disponible ici : https://www.3cx.fr/manuel-utilisation/
On y apprend comment :
- Passer, recevoir & transférer des appels
- Gérer son statut
- Utiliser les applications mobile
- Gérer la messagerie vocale
- Planifier une conférence audio/web
La formation de juillet 2020 a été enregistré, elle dure 45 minutes et je vous invite à la regarder : https://nuage.grap.coop/s/TgDCps9zHdzHAqd (lien interne : 1. INTER-PÔLES/GIE Clavecin/Gestion quotidien/Gestion téléphone)
📴 Marre de la fenêtre 3CX qui apparaît devant toutes vos fenêtres quand on vous appelle ? 📵
Il y a un petit paramètre de l'extension 3CX à décocher !
Dans Chromium : Plus d'outils > E
xtensions > Détails puis Options d'extensions et là décocher "Allow call pop-up to steal focus on incoming calls"
Vous saisissez vos identifiants et il ne se passe rien ?
Vous êtes probablement sur https://clavecin.my3cx.fr/#/ au lieu de https://clavecin.my3cx.fr/webclient/#/ ! l'affichage est strictement identique...mais les identifiants reçus dans le mail de bienvenue ne fonctionnent pas sur le 1er lien.
Organiser une visio
*par défaut les réunions ne commencent qu'à partir du moment où l'organisateur de la réunion (créateur du lien) se connecte. Pour "décocher" ce paramètre, il faut cliquer sur
.
Une fois la visio créée, l'organisateur :
- reçoit un mail (ainsi que les personnes invitées)
- peut ajouter des participants
- peut communiquer le lien ou le n° de tel pour rejoindre la visio :
Enregistrement de visio
C'est ici que ça se passe :
Attention : il y a un délai de 7 jours pour récupérer le fichier, après quoi le lien transmis pour aller le chercher ne fonctionne plus.
3CX n'est pas copain avec certains antivirus : débloquer la situation avec Kapersky
Il faut aller dans les paramètres de l'antivirus pour ajouter 3CX dans les exception des contrôles de sécurité.
1/ Rechercher Kapersky dans les applications et cliquer sur 
pour accéder aux paramètres.
2/ Cliquer ensuite sur "Antivirus Internet" :
3/ Continuer en cliquant sur "Configuration avancée" :
4/ Puis sur "Configurer les exclusions" dans la partie "Analyse des liens". Là vous pourrez cliquer sur le bouton "Ajouter" et coller l'adresse suivante : https://clavecin-myfr.3cx.net
Si cela ne fonctionne pas, il faut désactiver la protection Kapersky (tout ou ce qui concerne internet) le temps de l'utilisation de 3CX.
Et pour cela, désactiver l'antivirus Internet ET Pare-feu
Voir le blog 3CX : https://www.3cx.com/blog/docs/3cxphone-presence-self-help/
Autre : le 18/12, S.Rolland a réussi en désactivant smartscreen.
F.A.Q.
Possible de mettre un répondeur personnalisé sur chaque numéro ?
Non. Réponse d'Encom le 12 janvier 2023 :
Dans l'état actuel des choses ça n'est pas possible car votre serveur 3CX est en licence standard annuelle, or il frauderait le passer en licence PRO afin de débloquer un outil nommer "Files d'attentes"; ce qui correspond à la même chose qu'un groupe d'appel, sauf qu'il y'a plus d'options notamment le fait de pouvoir mettre un pré-décrocher, une musique d'attente, etc...
Un annuaire commun ?
A ce jour, seul le pôle info a la main pour ajouter dans l'annuaire un contact qui soit visible par tous. Ne pas hésiter à leur demander une mise à jour.
Faire un transfert d'appel supervisé avec le téléphone fixe
(= l'équivalent de la touche
lorsque l'on répond depuis l'ordinateur).
• Vous êtes en conversation.
• Appuyez sur la touche « Trans » puis composez le numéro du poste que vous souhaitez joindre. Puis appuyez sur l'une des touches suivantes : Téléphone vert, haut-parleur ou ok.
• Vous êtes en conversation avec le poste interne. Annoncez lui le transfert
• Appuyez sur la touche « Trans » et l’appel est transféré.
• Vous pouvez raccrocher.