Feuille de route informatique 2024

Newsletter informatique n°XX | janvier 2024

Avant de commencer la lecture, cliquer sur " Toujours afficher les images" (tout en haut du mail)

Bonjour à toutes et tous !

Cette Newsletter est l'occasion de vous souhaitez une BONNE ANNEE 2024 ! BLABLABLA

Photo de nous ?

ACTUS DU PÔLE

Feuille de route 2024 🗺️

Nous avons présenté et validé en COPIL notre feuille de route 2024.

Je vous laisse découvrir et comprendre à quoi vos informaticien.ne.s passent et passeront leur temps en cliquant sur > CE LIEN < !

mettre un lien 

Récurrent : 

Support (réponse aux mails / appels) + formation / documentation	820h
Nouvelles actis Grap (accueil informatique, paramétrage des comptes, formation, ...)	140h
Hébergement, maintenance, fiabilisation	380h
Développements informatiques (50h petits développements, 50h LOG, 50h transfo, 150h Odoo Compta)	300h
Prestas informatiques (UGESS, Champs Commun, Coopilote, Mache, Fermente)	210h
Informatique pour la Caap	120h
Informatique pour les Fermes partagées (Nextcloud)	10h
Vie du pôle / Vie Coopérative / Vie de l'équipage / Mandats / Divers (trajets, organisation perso, ...)	1420h

Spécifique / nouveau en 2024 :

Travail autour de la migration Odoo en version 16 (voir chapitre dédié plus bas)	600h
Trouver une alternative à Gandi (nom de domaine et mail)	30h
Montée en compétence / formation / documentation sur Libre Office et Only Office	20h
Support informatique de l'équipage	120h

Une embauche en 2024 ?

Le COPIL informatique de décembre a validé l'embauche d'un 4ème membre au pôle informatique ! Cette embauche serait possible grâce à la subvention "la France s'engage" et le volet informatique lié à l'association tête de réseau "Fermente !" qui va forcément impacter le pôle info.

Idéalement, cette personne viendrait en soutien sur le support, et aurait une casquette "matériel informatique". Si besoin, elle pourrait aussi aider sur du développement, mais ce n'est pas le besoin principal.

PROJETS INFORMATIQUES

Odoo Log 🚚

207h en 2023 (pour 200h annoncées). Le volet LOG V2 est en production : on est désormais capables de savoir tout ce qui est dans le camion (il ne reste que la question des consignes à traiter).
En 2024, nous planifions simplement de réaliser quelques améliorations, et pouvoir automatiser la facturation aux usagers de LOG en fonction de tout ce qui a transité dans les camions.

Odoo Transfo 🧇

219h sur les 200 heures prévues. Le lot 2 (gestion groupée des ventes et assistant de production, travaillé en séminaire) est sorti en décembre lui aussi.

Point d'utilisation : 446 recettes crées à Grap / Caap sur 20 actis en tout (En juin c'était 316 recettes pour 13 actis).

Pour 2024, il devrait y avoir là aussi quelques améliorations suite à cette livraison. Le lot 3 (gestion de stock et de production) sera développé directement en version 16 (voir le chapitre sur la migration Odoo).

Odoo Compta 🗳️

Le sous-projet "import de factures fournisseur" n'était pas prévu dans notre feuille de route 2023, et il a coûté 120h dans l'année. A ce jour, il n'est pas encore très bien utilisé, mais nous recontacterons les actis qui font leurs achats dans Odoo pour vous en reparler.

Pour 2024, le gros projet compta Odoo est la refonte du processus de transaction interne (concerne les activités intégrées) pour le rendre : 
- plus simple et moins consommateur en support dans GRAP / CAAP.
- "exportable" dans d'autres CAE de Fermente ! (module "phare" de Fermente !).

[Actis avec point de vente] Balance connectée 🛒

Vous aurez (enfin) des balances connectées en version 16 de Odoo (voir le paragraphe sur la migration Odoo) !

On commence à avoir des ordres de budget pour la LNE (7K€ (hors coût temps de travail) + 1,5K€ à chaque correctif/migration) => coût final autour de 15K€.
Se pose la question de qui développera le code : Coop It Easy ou nous-même ?

eBoutique 🖥️

Pas d'avancé sur ce sujet

Informatique de proximité

- Réunion en GT Lacs et Montagnes faite
- Nouvelle personne pour Isère / Savoie rencontrée
- Réunion recalée pour le gars de Savoie qui a changé de statut en salarié

- Un peu de difficulté à avancer sur le sujet

Projet "data" 📊

Exclu de la feuille de route 2024 par le pôle info. A rediscuter au COPIL de fin 2024.

AUTRES SUJETS

Migration d'Odoo en V16 🐦

On a fait nos calculs de temps pour 2024 (voir chapitre sur la feuille de route 2024) et...une migration complète dans l'année, ça ne tient pas ! On démarrera donc le travail sur 2024, mais les effets pour vous utilisateur.ices sont décalés à 2025. Les principales améliorations attendues en version 16 sont les suivantes :

• de (bien) meilleures performances, plus de fluidité (ne plus avoir besoin de cliquer sur modifier ou sauvegarder), des personnalisations sympa (pouvoir choisir dans les vues listes quelle colonne afficher ou non)
• les balances connectées
• le volet 3 de Odoo Transfo
• xxx

Bonnes pratiques pour contacter le pôle info

Faire une petite vidéo ??? (trop de texte)

Vous avez pu remarquer que notre taux de réponse au téléphone n'est pas toujours au top ces temps-cis ! 

Il y a plusieurs explications :

• comme vous pouvez le constater dans cette newsletter, on atteint le plafond de ce que l'on peut absorber à 3, on fait comme on peut pour répondre à toutes les sollicitations, mais parfois on doit différer.
  
• nous sommes tous les 3 à temps partiel 90% avec le mercredi non travaillé ou partiellement travaillé : ce jour-là, vous avez peu de chances de nous avoir au bout du fil ! 
• on a chacun.e plusieurs casquettes (mandats, participation à des GT, relations avec des partenaires, ...) qui génèrent leur lot de réunions, ce qui réduit notre temps de disponibilité pour les appels.

=> La bonne nouvelle, c'est que le recrutement prévu vient renforcer l'équipe justement sur le volet utilisateur.ices.

En attendant, voici quelques bonnes pratiques, merci d'en prendre connaissance !

• Nous consultons tout au long de la journée le mail support-informatique@grap.coop : si vous pouvez privilégier ce canal, ce serait top. Ainsi, au sortir de notre réunion, on consulte le mail, on l'attribue à la personne la plus à-même d'y répondre, et si la réponse est courte (et/ou qu'il est inscrit URGENT dans le titre du mail), elle peut être donnée dans la journée. 
• Pour le téléphone, notre ligne directe est le 09 73 79 64 40. On ne répondra quasiment jamais le mercredi. En contrepartie, la bonne résolution 2024 de Sandie est de n'avoir aucun RDV sur le vendredi.
  • Notez que laisser un message sur le numéro principal génère un mail (avec l'audio en pièce jointe) dans support-informatique@grap.coop : c'est pas trop mal parce que ça part dans le circuit n°1 (ci-dessus), mais finalement le mail serait encore mieux, parce-qu'on a plus d'information lisible sans devoir ouvrir la pièce jointe.
  • Pour les urgences, si personne ne répond au numéro principal, vous pouvez tenter l'astreinte 06 81 85 61 43, et laisser un message vocal si besoin (éviter les SMS). 
• Notez que laisser un message sur le numéro principal génère un mail (avec l'audio en pièce jointe) dans support-informatique@grap.coop : c'est pas trop mal parce que ça part dans le circuit n°1 (ci-dessus), mais finalement le mail serait encore mieux, parce-qu'on a plus d'information lisible sans devoir ouvrir la pièce jointe.

FORMATIONS

Ci-dessous le calendrier des formations à venir pour le 1er semestre 2024 :

Odoo LOG jeudi 18 janvier en visio : 14h-16h	Odoo niveau 1 mardi 5 février - à Lyon 10h-16h	Stats et Tableaux de bord dans Odoo jeudi 7 mars en visio : 13h30-15h30	Nuage, Framateam, Librairie & Graptube jeudi 21 mars en visio : 13h30-15h30
Ménage de printemps dans Odoo jeudi 4 avril en visio : 13h30-15h30	Odoo transfo  jeudi 11 avril en visio : 13h30-15h30	Gérer sa marge avec Odoo  lundi 27 mai en visio : 14h-16h

Pour vous inscrire, écrivez-nous à support-informatique@grap.coop

 

NOUVELLES DOCUMENTATIONS

A imprimer et afficher dans son activité

• de quoi s'occupe le service informatique
  

Odoo 🦆

• Faire une demande de transport
• Importer ses factures fournisseurs dans Odoo
• Gestion groupée des ventes et de la production (module transfo)
• Définir un emplacement de vente
• Les bons cadeaux

Autre 🦚

• Avoir une boîte mail partagée : le pour et le contre
  
• Tout savoir sur la synchronisation Nextcloud 

BONUS

Le saviez-vous ?

Merci d'avoir lu cette newsletter !
Pour tout question, n'hésitez pas à nous envoyer un mail à support-informatique@grap.coop