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INT - Entrée / sortie d'une personne

Formulaire

(proposition SF)

Récupérer les différentes infos nécessaires via ce formulaire

Création de comptes
Gandi / Thunderbird
  • Création de l'adresse mail
  • Rattachement aux différents groupes (listes mailing)
  • Créer la signature mail
  • faire la synchro avec l'agenda du nuage pour les RDV
  • installer la recherche boostée
Librairie
  • Création du compte dans Préférences > Utilisateurs : rôles GRAP, Equipe interne, Public (sans compte).

la langue préférée par défaut est l’anglais => penser à mettre « français »

Odoo
  • Créer un compte en s'inspirant d'un profil existant (Autres options > Dupliquer)
  • Attribuer un mot de passe : dans Autres options > Modifier le mot de passe
  • Créer une fiche "Personne" dans l'annuaire GRAP
Nextcloud
  • Création d'un compte (s'inspirer d'un compte existant pour les différents groupes à attribuer).
  • Ajout dans les agendas réservation de salle du GIE + partager l'agenda

Penser à se connecter en tant que la personne pour déplacer les éléments de "Partagés avec toi" à la racine.

Pour le dossier en commun avec le CA, le déplacer à la racine et le renommer "3. Lien CA et équipage"

Framateam
  • Création d'un compte

  • Rattachement aux canaux privés

Vérifier les accès et noter les identifiants et mots de passe dans le Keepass.

Mail de bienvenue Envoyer les liens et identifiants par mail à la personne (on aura besoin de son mail perso).

Pour les mots de passe, utiliser framabin.

Préparation de l'ordi

Sur Ubuntu et Windows et Mac


Que sur Ubuntu

  • Si problème de superposition des fenêtres d'une même appli (ex. Thunderbird), mettre la ligne de code suivante dans le terminal :
  • gsettings set org.gnome.shell.extensions.dash-to-dock click-action 'previews'
  • Installer Nextcloud en local :
    • dans le terminal, saisir successivement les 3 lignes de commande ci-dessous (touche entrée entre chaque, attendre que les chargements se fassent

sudo apt-add-repository ppa:nextcloud-devs/client
sudo apt update
sudo apt install nextcloud-client nextcloud-client-nautilus


le MDP de l’ordi sera nécessaire


    • puis synchroniser les fichiers (fin de cette procédure) et déplacer les dossiers qui par défaut sont dans le dossier (unique) "Partagé avec toi"

Que sur Windows

  • Installer Nextcloud
  • Installer Ccleaner version gratuite
    • Attention à bien décliner l'ajout d'AVG Antivirus Free
    • Le passer une première fois
    • En profiter pour désinstaller les applications Xbox, Skype, Office, Microsoft Onedrive et Pay
    • Pour enlever les trucs au démarrage inutile
  • Installer Spybot Search & Destroy
    • Attention à bien décliner pour l'ajout d'Opéra et installer la version gratuite
  • Enlever de la barre des tâches Cortana, et Edge
  • Enlever les warnings dans les paramètres sécurité et activer la sécurité des applications par Windows
  • Activer Windows avec la clé d'activation dite "clé produit" situé sous l'ordinateur
    • Si pas de clé ou perdu, on peut enlever le watermark comme ceci :
      • Dans Démarrer, Rechercher, taper cmd.
      • Clic droit sur cmd.exe, sélectionner Exécuter en tant que administrateur.
      • une fenêtre cmd affiche alors et tape ceci : slmgr /rilc
      • Puis cela : slmgr /rearm
      • Puis redémarrer

Le petit + : un joli fond d'écran qui change chaque jour !

https://extensions.gnome.org/extension/1262/bing-wallpaper-changer/

 Faire en sorte que les images ne se stockent pas sur l'ordi :image-1649146182731.png

+ éventuellement cacher l'indicateur :

image-1649146160475.png

Paramétrage imprimante / scanner

Imprimante

Création de compte :

TODO

Se connecter http://192.168.1.251 et aller checker les paramètres du compte dans Gestion de périphérique > Carnet d'adresses


image.png

Cliquer sur le contact en bout de ligne puis Modifier

Puis cocher tout et scroller pour accéder au bouton caché Vs Suivant

Et arriver sur ce genre d'écran et compléter et cocher les trucs

image.png


Sur Ubuntu :

Dans Paramètres > Imprimantes, ajouter l'imprimante (doit être détectée).

Puis cliquer sur

image-1618910122062.png


image-1618910098479.png

Et Imprimante > Propriétés > Options des tâches d'impression


Dans options avancées ajouter une nouvelle option (que l’on nomme « Code GRAP » puis ajouter) et saisir:

user -o UserCode=4732

(4732 étant le code défini pour Grap)

image-1618910212490.png


Sur Windows

  • Installer la dernière version du driver (PCL 6 Driver) sous : http://support.ricoh.com/bb/html/dr_ut_e/rc3/model/mpc200/mpc200.htm

  • Ouvririmage-1643716637225.png ,
  • Si ça trouve pas, c’est l’IP 192.168.1.251
  • Sélectionner un dossier identifié (type téléchargement) pour enregistrer ("browse") puis dézipper ("unzip")

    image-1643716585721.png

  • Cliquer ensuite surimage-1643716453684.png

  • Accepter le contrat de licence ("d'accord")

  • Cocher « Réseau »,

    image-1643716537234.png

  • choisir l’imprimante « MP_C2004 » et faire défiler les étapes avec « Suivant » et « Terminer ».

  • Supprimer tous les fichiers d'installation (plus besoin)
  •  Rechercher l’imprimante RICOH MP C2004 PLC6 dans les périphériques. Dans « préférences d’impression », paramétrage détaillés, configuration travail, mettre le code utilisateur (4732 pour GRAP).
  • si ça ne fonctionne pas, essayer de mettre ce même code dans le carnet d'adresse de l'imprimante (partie "code utilisateur" : http://192.168.1.251/web/entry/fr/websys/webArch/mainFrame.cgi
  • image.png

Penser à mettre l'impression en N&B par défaut. Sur Windows, c'est ici (en bas à droite) :image.png

Scanner
  • Paramétrer le compte depuis l’imprimante ou en ligne (saisir 192.168.1.251 dans la barre de recherche. Ne fonctionne que si on est connecté sur le réseau du GIE).
  • Connexion : admin (voir MDP dans Keepass).
  • Gestion de périphérique > carnet d’adresse > ajouter un utilisateur (attention affichage bouton du bas nul : petites flèches en bas à droite pour voir).
  • Cocher « destinataire email »
  • Vs suivant
  • Saisir le prénom, choisir le titre (cf. 1è lettre prénom). "Ajouter à fréquent" => OFF.
  • Vs suivant
  • Adresse email
  • Coche en dessous : non
  • puis OK.

https://nuage.grap.coop/apps/onlyoffice/s/gie_install

3CX


Signaler à Encom l'arrivée de la nouvelle personne, dans quel pôle et dans quel lieu géographique (Lyon ou DrômeDie...) elle se trouve.


À envoyer à ticket@encom-conseil.fr
Au cas où : notre contact est Rémi Urbain - 01 73 30 00 03 - remi.urbain@encom-conseil.fr / Notre code client : CL2650


Départ d'une personne

Suppression de comptes
Gandi
  • Suppression du compte
Librairie
  • Suppression du compte dans Préférences > Utilisateurs
    • Et migration de la propriété vers un·e autre utilisateur·rice
  • Mise à jour du document « les listes mails de la coop »
Odoo
  • Désactiver le compte
  • Désactiver la fiche "Personne" dans l'annuaire GRAP
Nextcloud
  • Désactivation du compte


  • Plus tard, suppression du compte après avoir récupéré les données si besoin (voir avec une personne du pôle). Pour voir ce qu'il y a sur le compte, prendre l'identité de la personne (cf fonction impersonate).
Framateam
  • Suppression des canaux privés

Données sur l'ordi et formatage

D'un point de vue RGPD, nous n'avons pas à fouiller dans les données personnelles d'une personne sans son accord. Cela doit être fait de façon proportionné. Donc par défaut, on ne fait rien.


  • Avant le départ de la personne, demander à la personne de gérer ses données personnelles car l'ordinateur va être réinitialisé.


  • Le mieux est après de créer une nouvelle session sur l'ordinateur avec les droits d'administrateur·rices.


  • Le moment adéquate, on supprimera le compte.

Imprimante / scanner

  • Supprimer l'utilisateur à l'adresse 192.168.1.251 (connexion en tant qu'admin - voir mot de passe dans le Keepass, menu Gestion de périphériques).

3CX

  • Demander la suppression du compte

Mail à Ticket Support Encom <ticket@encom-conseil.fr> / Notre code client : CL2650