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Le flux de vente

Saisie d'une vente pro : devis > livraison > facture > enregistrement du paiement

Visionner > ICI < le tuto vidéo sur le flux de vente

 

Le devis (facultatif)

1. Statut "Devis"

Dans le menu image.png, cliquer sur image.png

La base du devis est la suivante :

NB : on peut utiliser un "modèle de devis" que l'on aurait créé auparavant pour gagner du temps.

Il y a aussi toutes sortes d'actions facultatives à réaliser pour améliorer le devis :

image.png

1. Position fiscale

On hérite ici de celle qui est dans la fiche contact, mais il est aussi possible de l'inscrire manuellement

pour rappel en B2C (par défaut), ce sont les prix TTC qui s'affichent dans la colonne "Prix unitaire", et en B2B ce sont les prix HT (pour les clients pros qui récupère la TVA versée ensuite)
2. Expiration Il est possible d'indiquer ici une éventuelle date de fin de validité du devis (correspond souvent à la date de la livraison souhaitée)
3. Agir sur la liste de prix

Par défaut, le champ "liste de prix" se pré remplit avec ce qui est indiqué pour le client.e dans sa fiche contact, onglet "Ventes & Achats".

Pour en changer, vous pouvez modifier sur la fiche contact (si pérenne) ou choisir la liste dans le menu déroulant.

Si vous changez la liste de prix APRES avoir saisi les produits, il faut cliquer sur le bouton de recalcul des prix : image.png

 

Pour rappel, vous n'avez pas la main pour créer de nouvelles listes de prix : vous pouvez envoyer une demande à votre gestionnaire Odoo.
4. Condition de paiement Là aussi, elle est liée au client choisi, mais on peut modifier pour le devis en cours, en sélectionnant la condition souhaitée dans le menu déroulant
5. Mise en forme

On peut aérer le devis en utilisant des sections. De plus on peut ajouter des notes (= commentaires) 

image.png

Pour ordonner les items (produits, sections et notes), faire un glisser-déposé depuis les petites flèches à gauche des libellés : 

image.png
6. Conditions de vente

On peut ajouter ici soit les conditions générales soit des informations de délai ou d'acompte par exemple.

Si vous voulez configurer des Conditions Générales de Vente qui apparaissent systématiquement sur tous vos devis, adresser une demande à votre référent.e Odoo.
7. Produits optionnels

Enfin, on peut ajouter des produits dans cet onglet "produits optionnels", qui sont des suggestions de la part du vendeur, avec une potentielle remise (geste commercial)

Les produits optionnels apparaissent dans un petit tableau à part dans le devis

image.png

Tant qu'elle n'est pas confirmée, la vente reste à l'état de "Devis", c'est à dire qu'elle est encore modifiable.

Statut "Envoyé"

Le changement de statut se fait par l'une des trois actions suivantes :

image.png

L'envoi par mail est possible : le texte est pré-rempli, ainsi que les destinataires de base (votre acti + le client.e).

le texte est personnalisable. Le devis est mis automatiquement en pièce jointe. Vous avez la main pour ajouter d'autres pièces jointes si besoin : image.png

L'adresse email du client doit bien être renseignée dans la fiche contact. Dans le cas contraire, une fenêtre intermédiaire s'ouvre pour l'ajouter. Si vous souhaitez cibler plusieurs destinataires dans le mail : soit vous mettez plusieurs mails séparés d'un point-virgule dans la fiche produit, soit vous ajoutez manuellement un email dans la pop-up présentant le mail sur le point d'être envoyé.

Si vous avez complété un poids brut dans la fiche produit, le poids de la commande s'affiche sur le devis : image.png

il reste à cliquer sur image.png

Statut "Bon de commande"

Une fois que le client a validé le devis, vous pouvez cliquer sur "confirmer" ou "confirmer vente et BL" ce qui a les effets suivants :

image.png Passer du statut "devis" au statut "bon de commande" et générer un BL à validerimage.png
image.png

Passer du statut "devis" au statut "bon de commande" + générer un BL et le valider et de fait, impacter aussi les stocks

 

Ces boutons sont disponibles dès la création du devis : l'étape d'aller-retour auprès du client n'est pas obligatoire, on peut passer directement à celle d'après, détaillée ci-dessous.

Si la marchandise doit passer dans une tournée de commande groupée grapienne, il faut générer une demande de transport (voir la fiche correspondante).

Si le devis engendre une action de production pour votre activité, vous pouvez créer ou rejoindre un "groupe de ventes à produire" : image.png

Gestion différenciée entre l'adresse de livraison et l'adresse de facturation

Voir > ICI < comment faire.

La livraison (facultatif)

Validation totale :

Le bouton image.png permet de valider la livraison, ce qui suppose qu'elle est conforme à la commande initiale. On peut ensuite facturer directement.

Validation partielle et mise en attente :

Le plus simple est de modifier la quantité AVANT de confirmer, puis utiliser le boutonimage.png

Si vous souhaitez conserver l'historique de la commande initiale puis du changement opéré, cliquer sur image.png puis surimage.png, de sorte à accéder au bon de livraison (XXX/OUT/xxx).

Indiquer dans la colonne "Fait" la quantité réellement livrée puis cliquer sur le bouton "Valider". Une pop-up s'ouvre pour créer un reliquat (ou pas) :

Erreur à la livraison

Si vous avez livré plus de produits que validé dans votre vente SOxxx : il faut faire une vente complémentaire, et fusionner les deux en une seule facture si besoin.

Si vous avez livré moins de produits que prévu et que vous avez déjà validé le bon de livraison : 

  1. retourner sur la vente, puis le bon de livraison associé (bouton image.png)
  2. cliquer sur image.png
  3. inscrire les quantités à retirer du BL (ex. il y a indiqué 30, vous n'en avez livré que 15, il faut renseigner 15 à retourner) et cliquer sur le bouton "Retourner"

    image.png

  4. valider le bon de retour : on voit bien sur le SOxxx la quantité livrée impactée, et on peut retrouver le bon de livraison et le bon de retour derrière le bouton image.png
  5. générer la facture : c'est bien la quantité effectivement livrée (ici 15) qui se reporte sur la facture.

 

Éditer un résumé des opérations

xxxxx

La facture (sans acompte)
Information préalable

C'est la facture qui permet d'alimenter les statistiques de chiffre d'affaires dans Odoo, ainsi que la comptabilité sur le logiciel comptable via des exports. Pour ces raisons, cette étape est obligatoire dans le cadre de la gestion de votre activité dans Odoo.

On peut donc démarrer à cette étape et créer une facture (voir le paragraphe "facture simple" ci dessous) depuis le menu image.png : on complète ensuite avec le client.e (y compris client fictif type "marché de xxx" pour de la vente ambulante) et les produits avec les quantités vendues.

Facturation simple

Depuis une vente (SOxxx), on arrive à l'étape de facturation en cliquant sur le boutonimage.png, puis en choisissant "facture normale" : image.png (le cas de la facturation avec acompte est dans l'encart suivant)

Toutes les factures clients créées sont également accessibles dans le menu "Facturation" / "Clients".

La facture est tout d'abord à l'état de brouillon, on peut indiquer :

Puis il faut Confirmer la facture qui passe alors en statut Comptabilisé jusqu'au règlement de celle-ci + prise en compte en comptabilité.

On peut alors transmettre la facture à son destinataire via un envoi mail ou une impression papier (bouton image.png) : tout comme pour le devis, il est possible de personnaliser le corps du mail, les destinataires, et même les pièces jointes (ajout possible en plus de la facture PDF).

Facturation groupée

Motivation :

Un·e client·e passe plusieurs commandes par mois et souhaite ne recevoir qu'une seule facture à régler.

Procédure :

Toutes les étapes précédant la facturation restent les mêmes, il faut juste ne pas cliquer sur image.png.
Au moment où l'on souhaite établir cette facture groupée (à la fin du mois par exemple) :

La suite du processus est identique à une facture classique.

Changement de RIB ou d'adresse

Pour mettre en avant ce changement sur la facture (ou même le bon de commande), adresser une demande à votre gestionnaire Odoo en indiquant le message à afficher et jusqu'à quelle date.

Gestion différenciée entre l'adresse de livraison et l'adresse de facturation

Voir > ICI < comment faire.

Facturer avec acompte - A ECRIRE

xxx

Enregistrer le paiement - A ECRIRE

xxx

En cas d'erreur sur la facture, se référer à > CETTE FICHE <

Cas particulier : les ventes livrées

Ce sont les ventes qui ont démarré dans le point de vente lors d'un passage en caisse, mais avec un paiement différé (= les produits sortent du stock sans générer encore de chiffre d'affaire).

L'enregistrement du paiement a lieu dans un second temps, hors point de vente, et souvent on regroupe plusieurs ventes faites à ce même contact en une seule facture.

Voir > ICI < comment gérer les ventes livrées dans Odoo.

Pour éviter les manipulations liées aux ventes livrées, on peut mettre en place les portes monnaie client.e.s.

L'assistant de récurrence de vente

Lorsqu'une même vente est réalisée plusieurs fois à une fréquence donnée, on peut utiliser l'assistant de récurrence de vente pour gagner du temps : 

Depuis la 1ère vente, aller sur Action > Reccurence wizard

image.png

puis indiquer la fréquence (ex. hebdo) et durée :

image.png


Gestion différenciée adresse livraison et facturation

Pour les clients qui auraient différentes adresses (et/ou mails), vous pouvez les renseigner dans l'onglet "Contacts & Adresses" de la fiche contact :

image-1639475806642.png

Cliquer sur le bouton "+ Ajouter" dans cet onglet t'offre la possibilité de renseigner plusieurs adresses selon le contexte : facturation, expédition, livraison, perso.

Cela créé autant de rubriques que l'on a renseigné d'adresses :

Attention : chaque rubrique ou "sous-contact" créé génère une fiche contact supplémentaire dont l'intitulé est au format  "[Nom du contact], Adresse de facturation"image-1639477383370.png

l'adresse et le courriel principaux du contact sont à renseigner dans la partie haute

 

Concrètement lors de la commande

L'adresse du contact et les adresses de livraison (expédition) et de facturation figurent à toutes les étapes de la commande, et dans tous les PDF (devis, bon de commande et facture).

image-1639476171835.png

Et au niveau des courriels renseignés, ça donne ça :

Courriel Reçoit
contact@partenaire-test.fr les mails envoyés aux étapes devis et bon de commande
facturation@partenaire-test.fr le mail envoyé après la validation de la facture
expedition@partenaire-test.fr -

 

Relances client.e.s

Une facture est "en souffrance" si elle est toujours non payée à partir du lendemain du dépassement de la date d'échéance inscrite dans la facture : image.png

Il est alors possible de faire une relance sur la facture en question en cliquant sur "Envoyer une relance" : 

image.png

On peut aussi faire toutes ses relances en même temps :

  1. Aller dans Facturation >> Clients >> Relance clients

  2. image.png
  3. Défilent ensuite les différents clients avec un mail type à envoyer : je peux choisir de l'envoyer (= bouton valider) ou de l'ignorer.

  4. image.png

  5. Quand je valide, je passe automatiquement sur le client suivant.

 

Analyse des impayés avec la balance âgée auxiliaire

Ce petit outil comptable permet de répartir les sommes attendues par les clients par ancienneté. Il servira notamment à faire des relances comme expliqué ci-dessus.

Comment ça marche ?
  1. Aller dans Facturation > Analyse > Rapports comptables OCA > Balance âgée auxiliaire
  2. Saisir la date puis rechercher le compte 411 : 

    image.png

     

On peut ensuite soit visualiser le résultat en consultation, soit l'exporter

image.png

Créer des modèles de devis

Si l'on est amené.e à faire régulièrement des devis qui se ressemblent, on a tout intérêt à se créer un ou plusieurs modèle(s) de devis à cet endroit  :

image.png

Un modèle de devis se fait exactement de la même manière qu'un devis !

Ensuite pour appeler un modèle quand on est en train d'initier un nouveau devis, c'est ici (dans le champs "modèle de devis") :

image.png

Il est bien sûr possible de modifier ce modèle ensuite : prix, quantités, etc. Il sert juste de base pour gagner du temps.

Si vous voulez ajouter à vos devis des Conditions Générales de Vente, adresser une demande à votre référent.e Odoo.

Edition d'un catalogue

Pour éditer un catalogue avec l'ensemble des articles, aller sur le menu Produits puis afficher l'ensemble des lignes, cocher les produits et enfin cliquer sur Action > Liste de prix.

image.png

Puis

image.png

Exemple de rendu, avec la coche "show product image" activée :

image.png

Saisie d'un avoir / rectification d'une erreur sur une facture client validée

Vous avez déjà validé votre facture client mais pour une raison ou une autre (erreur, retour) vous devez la modifier ?

Sachez d'abord qu'il n'est pas possible d'avoir 2 versions d'une facture portant le même numéro (ci-dessous VTE/26/0121). Si la modification porte sur l'adresse du.de la client.e et que vous souhaitez absolument conserver le numéro, voir s'il est possible d'intervenir avec votre support.

Si la facture vient d'être validée (un peu trop vite), n'a pas encore été envoyée ni exportée en compta et que vous voulez revenir sur une saisie, vous pouvez utiliser le bouton image.png : vous faites votre modification puis cliquez de nouveau sur "valider" : alors elle se réenregistre avec le même numéro qu'auparavant.

Dans les autres situations, il faudra annuler ou modifier la facture en passant par le bouton image.png

image.png

Il faut choisir une des 3 options d'avoir selon les circonstances (annulation ou modification de la facture) :

image.png

Puis retraiter l'avoir (ex. pour le remboursement partiel, ne garder que les quantités à retrancher de la facture initiale), le valider.

Pour retourner également les produits dans le stock, cliquer sur le bouton image.png

Créer un avoir depuis zéro

Rapprocher avoirs et factures

Si un·e client·e a des avoirs (Facturation >> Clients >> Avoirs) ou des paiements pas encore alloués (dans Facturation >> Clients >> Paiements), lorsque vous créez une facture pour ce client, un bandeau bleu horizontal avec le message suivant s'affiche :

image.png

En parallèle, les montants associés aux avoirs et/ou paiement s'affichent en bas à droite de la facture, sous le montant total dû :

image.png

En cliquant sur "Ajouter", Odoo recalcule le montant dû (11€ dans la copie d'écran ci-dessous) en tenant compte de ces éléments :

image.png

Pour le paiement final du restant dû, on peut cliquer depuis la facture sur "enregistrer le règlement".

Définir un emplacement de vente

Il est possible de créer des emplacements / lieux de vente pour répertorier les ventes et faire des statistiques par localisation de vente (ex. "marché de ...").

Dans le point de vente

Dans le point de vente
Paramétrage

image.png

image.png

Utilisation

Lors de la connexion au point de vente, saisir l'emplacement souhaité :

image.png

En cas d'oubli, on peut aller ajouter l'emplacement à postériori comme suit  :

  1. Aller dans Point de vente > Commandes > Commandes

  2. Cocher les cases sans emplacement (on peut faire un filtre "emplacement n'est pas défini" au préalable), puis faire Action > Edition en lot (Commande PdV (Emplacement))

  3. Compléter l'édition en lot et appliquer :image.png

Dans les factures
Paramétrage

image.png

image.png

Utilisation

Lors de la création d'une facture client, saisir l'emplacement souhaité :

image.png

L'emplacement peut toujours être inscrit même une fois la facture validée.

Statistiques

On retrouve les statistiques par emplacement dans Tableaux de bord > Rapports SQL > Vente de produits, avec le critère Emplacement.

image.png


Gestion de vente avec acompte

Pré-requis : votre référent.e Odoo doit avoir au préalable rattaché le produit d'acompte à votre société sur Odoo.

On commence par créer un devis comme décrit dans le premier tuto de flux de vente.

Le seul changement intervient au moment de la facturation : on va facturer l'acompte dans un 1er temps (soit un % de la facture, soit un montant en €). Pour cela, cliquer sur "créer une facture" puis "acompte (pourcentage) ou "acompte (montant fixe)".

NB : cette action est possible même si les produits n'ont pas été livrés.

image.png

Une 1ère facture brouillon est créée. On peut mettre une date de facturation et la valider pour la transmettre au/ à la client.e.

 Lorsque l'on revient sur la vente SOxxx, on constate qu'une ligne acompte s'est ajoutée.

Depuis mai 2025, le produit d'acompte génère de la TVA (TVA adapté aux produits vendus dans la facture)

image.png

Au moment de solder la facture, cliquer de nouveau sur "Créer une facture" dans le devis originel puis cocher "Facture normale" ET "déduire les acomptes".

Vous obtenez une 2ème facture avec le restant à payer.

image.png

 

image.png

Sur la nouvelle facture brouillon, on retrouve bien une ligne négative d'acompte qui vient payer une partie de la facture.

Classiquement : on met la date de facture, on valide, imprime et on enregistre le règlement, et c'est tout bon !

Depuis mai 2025, le produit d'acompte génère de la TVA (TVA adapté aux produits vendus dans la facture)

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Odoo pour les conseillistes

Voici un petit mémo pour les activités / personnes qui utilisent assez peu Odoo dans le cadre d'une activité de prestation-conseil.

Description de votre compte Odoo

image.png

Consulter l'annuaire de la coopérative 

Voir > ICI <

Créer un article pour un nouveau type de prestation

Demander à votre référent.e Odoo en essayant d'être précis.e.

Créer un devis

Voir > ICI <

Créer des modèles de devis

Permet de gagner du temps et ne rien oublier quand on établit souvent le même type de devis. On peut aussi utiliser un modèle de devis pour insérer des conditions générales dans le champs "Termes et conditions".

Voir > ICI <

Facturer un acompte

Pour la 1ère fois : demander au pôle info, et ensuite pour la réalisation voir > ICI <

Facture finale

Voir > ICI <

Pour faire des relances de factures impayées, c'est > ICI <

Attention : si vous facturez pour la 1ère fois à une activité intégrée de Grap (y compris Grap lui-même), merci de voir avec le pôle info pour établir le "lien de transaction interne" entre vos 2 activités.

Enregistrer un paiement

Voir > ICI <

Suivre son chiffre d'affaires

Voir > ICI < 

Vente aux pros et tournées : optimiser les étapes

Chaque devis est établi par client.e. En revanche, quand tout se passe bien (aucune erreur/changement dans les quantités livrées et facturées), on peut faire des actions "en masse" pour gagner du temps.

Pré-requis : toutes les ventes doivent avoir été confirmées (c'est le cas quand vous avez cliqué sur le bouton xxx des commandes groupées par exemple) : vous vous apprêtez à préparer les commandes qui partent en livraison.

Imprimer tous les BL

  1. Dans image.png > image.png
  2. Cocher les BL concernés puis faire imprimer > Bon de livraison : un PDF se génère avec tous les BL, on peut les imprimer d'un coup

    image.png


Valider toutes les livraison et générer les factures

  1. Toujours dans image.png > image.png
  2. Cocher les BL à facturer, puis faire l'action de Forcer les dispos ET livrer ET facturer : 

    image.png

Attention : s'il y a 2 BL pour un.e seul.e client.e, ils ne se fusionneront dans une même facture brouillon via cette action, il vaut mieux les traiter à part. 

Valider toutes les factures brouillon

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Envoyer les factures aux client.e.s

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