Le flux de vente
- Saisie d'une vente pro : devis > livraison > facture > enregistrement du paiement
- Gestion différenciée adresse livraison et facturation
- Relances client.e.s
- Créer des modèles de devis
- Edition d'un catalogue
- Saisie d'un avoir / rectification d'une erreur sur une facture client validée
- Définir un emplacement de vente
Saisie d'une vente pro : devis > livraison > facture > enregistrement du paiement
Le devis (facultatif)
1. Statut "Devis"
Dans le menu 
, cliquer sur 
La base du devis est la suivante :
- choix du client.e,
- ajout des articles à faire figurer sur le devis.
NB : on peut utiliser un "modèle de devis" que l'on aurait créé auparavant pour gagner du temps.
Il y a aussi toutes sortes d'actions facultatives à réaliser pour améliorer le devis :
| 1. Position fiscale |
On hérite ici de celle qui est dans la fiche contact, mais il est aussi possible de l'inscrire manuellement pour rappel en B2C (par défaut), ce sont les prix TTC qui s'affichent dans la colonne "Prix unitaire", et en B2B ce sont les prix HT (pour les clients pros qui récupère la TVA versée ensuite) |
| 2. Expiration | Il est possible d'indiquer ici une éventuelle date de fin de validité du devis (correspond souvent à la date de la livraison souhaitée) |
| 3. Agir sur la liste de prix |
Par défaut, le champ "liste de prix" se pré remplit avec ce qui est indiqué pour le client.e dans sa fiche contact, onglet "Ventes & Achats". Pour en changer, vous pouvez modifier sur la fiche contact (si pérenne) ou choisir la liste dans le menu déroulant. Si vous changez la liste de prix APRES avoir saisi les articles, il faut cliquer sur le bouton de recalcul des prix :
Pour rappel, vous n'avez pas la main pour créer de nouvelles listes de prix : vous pouvez envoyer une demande à votre gestionnaire Odoo. |
| 4. Condition de paiement | Là aussi, elle est liée au client choisi, mais on peut modifier pour le devis en cours, en sélectionnant la condition souhaitée dans le menu déroulant |
| 5. Mise en forme |
On peut aérer le devis en utilisant des sections. De plus on peut ajouter des notes (= commentaires)
Pour ordonner les items (produits, sections et notes), faire un glisser-déposé depuis les petites flèches à gauche des libellés :
|
| 6. Conditions de vente |
On peut ajouter ici soit les conditions générales soit des informations de délai ou d'acompte par exemple. Si vous voulez configurer des Conditions Générales de Vente qui apparaissent systématiquement sur tous vos devis, adresser une demande à votre référent.e Odoo. |
| 7. Produits optionnels |
Enfin, on peut ajouter des produits dans cet onglet "produits optionnels", qui sont des suggestions de la part du vendeur, avec une potentielle remise (geste commercial) Les produits optionnels apparaissent dans un petit tableau à part dans le devis
|
Tant qu'elle n'est pas confirmée, la vente reste à l'état de "Devis", c'est à dire qu'elle est encore modifiable.
Statut "Envoyé"
Le changement de statut se fait par l'une des trois actions suivantes :
L'envoi par mail est possible : le texte est pré-rempli, ainsi que les destinataires de base (votre acti + le client.e).
le texte est personnalisable. Le devis est mis automatiquement en pièce jointe. Vous avez la main pour ajouter d'autres pièces jointes si besoin : 
L'adresse email du client doit bien être renseignée dans la fiche contact. Dans le cas contraire, une fenêtre intermédiaire s'ouvre pour l'ajouter. Si vous souhaitez cibler plusieurs destinataires dans le mail : soit vous mettez plusieurs mails séparés d'un point-virgule dans la fiche article, soit vous ajoutez manuellement un email dans la pop-up présentant le mail sur le point d'être envoyé.
Si vous avez complété un poids brut dans la fiche produit, le poids de la commande s'affiche sur le devis : 
il reste à cliquer sur 
Statut "Bon de commande"
Une fois que le client a validé le devis, vous pouvez cliquer sur "confirmer" ou "confirmer vente et BL" ce qui a les effets suivants :
 |
Passer du statut "devis" au statut "bon de commande" et générer un BL à valider |
 |
Passer du statut "devis" au statut "bon de commande" + générer un BL et le valider et de fait, impacter aussi les stocks
|
Ces boutons sont disponibles dès la création du devis : l'étape d'aller-retour auprès du client n'est pas obligatoire, on peut passer directement à celle d'après, détaillée ci-dessous.
Si la marchandise doit passer dans une tournée de commande groupée grapienne, il faut générer une demande de transport (voir la fiche correspondante).
Si le devis engendre une action de production pour votre activité, vous pouvez créer ou rejoindre un "groupe de ventes à produire" : 
Gestion différenciée entre l'adresse de livraison et l'adresse de facturation
Voir > ICI < comment faire.
La livraison (facultatif)
Validation totale :
Le bouton permet de valider la livraison, ce qui suppose qu'elle est conforme à la commande initiale. On peut ensuite facturer directement.
Validation partielle et mise en attente :
Le plus simple est de modifier la quantité AVANT de confirmer, puis utiliser le bouton
Si vous souhaitez conserver l'historique de la commande initiale puis du changement opéré, cliquer sur puis sur
, de sorte à accéder au bon de livraison (XXX/OUT/xxx).
Indiquer dans la colonne "Fait" la quantité réellement livrée puis cliquer sur le bouton "Valider". Une pop-up s'ouvre pour créer un reliquat (ou pas) :
- "Créer un reliquat" revient à créer un 2ème bon de livraison pour une livraison différée des produits manquants,
- "Pas de reliquat" correspond à une annulation de la partie de la commande qui n'a pas été livrée.
Erreur à la livraison
Si vous avez livré plus de produits que validé dans votre vente SOxxx : il faut faire une vente complémentaire, et fusionner les deux en une seule facture si besoin.
Si vous avez livré moins de produits que prévu et que vous avez déjà validé le bon de livraison :
- retourner sur la vente, puis le bon de livraison associé (bouton )
- cliquer sur
- inscrire les quantités à retirer du BL (ex. il y a indiqué 30, vous n'en avez livré que 15, il faut renseigner 15 à retourner) et cliquer sur le bouton "Retourner"
- valider le bon de retour : on voit bien sur le SOxxx la quantité livrée impactée, et on peut retrouver le bon de livraison et le bon de retour derrière le bouton
- générer la facture : c'est bien la quantité effectivement livrée (ici 15) qui se reporte sur la facture.
Éditer un résumé des opérations
La facture (sans acompte)
Information préalable
C'est la facture qui permet d'alimenter les statistiques de chiffre d'affaires dans Odoo, ainsi que la comptabilité sur le logiciel comptable via des exports. Pour ces raisons, cette étape est obligatoire dans le cadre de la gestion de votre activité dans Odoo.
On peut donc démarrer à cette étape et créer une facture (voir le paragraphe "facture simple" ci dessous) depuis le menu 
: on complète ensuite avec le client.e (y compris client fictif type "marché de xxx" pour de la vente ambulante) et les articles avec les quantités vendues.
Facturation simple
Depuis une vente (SOxxx), on arrive à l'étape de facturation en cliquant sur le bouton
, puis en choisissant "facture normale" : 
(le cas de la facturation avec acompte est dans l'encart suivant)
Toutes les factures clients créées sont également accessibles dans le menu "Facturation" / "Clients".
La facture est tout d'abord à l'état de brouillon, on peut indiquer :
-
- La date de facture
- Le délai de paiement
- Les changements de dernière minute sur les prix / remises
- Des informations (notes) utiles
Puis il faut Confirmer la facture qui passe alors en statut Comptabilisé jusqu'au règlement de celle-ci + prise en compte en comptabilité.
On peut alors transmettre la facture à son destinataire via un envoi mail ou une impression papier (bouton 
) : tout comme pour le devis, il est possible de personnaliser le corps du mail, les destinataires, et même les pièces jointes (ajout possible en plus de la facture PDF).
Facturation groupée
Motivation :
Un·e client·e passe plusieurs commandes par mois et souhaite ne recevoir qu'une seule facture à régler.
Procédure :
Toutes les étapes précédant la facturation restent les mêmes, il faut juste ne pas cliquer sur .
Au moment où l'on souhaite établir cette facture groupée (à la fin du mois par exemple) :
- Se rendre dans le menu "Ventes" > A facturer > Commandes à facturer
- Cocher les commandes que l'on souhaite facturer puis cliquer sur Action >> Créer les factures
puis confirmer via le bouton
dans la pop-up : cela crée autant de facture qu'il y a de client·e différent·e.
La suite du processus est identique à une facture classique.
Changement de RIB ou d'adresse
Pour mettre en avant ce changement sur la facture (ou même le bon de commande), adresser une demande à votre gestionnaire Odoo en indiquant le message à afficher et jusqu'à quelle date.
Gestion différenciée entre l'adresse de livraison et l'adresse de facturation
Voir > ICI < comment faire.
Facturer avec acompte - A ECRIRE
Enregistrer le paiement - A ECRIRE
Cas particulier : les ventes livrées
Ce sont les ventes qui ont démarré dans le point de vente lors d'un passage en caisse, mais avec un paiement différé (= les articles sortent du stock sans générer encore de chiffre d'affaire).
L'enregistrement du paiement a lieu dans un second temps, hors point de vente, et souvent on regroupe plusieurs ventes faites à ce même contact en une seule facture.
Voir > ICI < comment gérer les ventes livrées dans Odoo.
Pour éviter les manipulations liées aux ventes livrées, on peut mettre en place les portes monnaie client.e.s.
L'assistant de récurrence de vente
Lorsqu'une même vente est réalisée plusieurs fois à une fréquence donnée, on peut utiliser l'assistant de récurrence de vente pour gagner du temps :
Depuis la 1ère vente, aller sur Action > Reccurence wizard
puis indiquer la fréquence (ex. hebdo) et durée :
Gestion différenciée adresse livraison et facturation
Pour les clients qui auraient différentes adresses (et/ou mails), vous pouvez les renseigner dans l'onglet "Contacts & Adresses" de la fiche contact :
Cliquer sur le bouton "+ Ajouter" dans cet onglet t'offre la possibilité de renseigner plusieurs adresses selon le contexte : facturation, expédition, livraison, perso.
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Cela créé autant de rubriques que l'on a renseigné d'adresses :
Attention : chaque rubrique ou "sous-contact" créé génère une fiche contact supplémentaire dont l'intitulé est au format "[Nom du contact], Adresse de facturation"
l'adresse et le courriel principaux du contact sont à renseigner dans la partie haute
Concrètement lors de la commande
L'adresse du contact et les adresses de livraison (expédition) et de facturation figurent à toutes les étapes de la commande, et dans tous les PDF (devis, bon de commande et facture).
Et au niveau des courriels renseignés, ça donne ça :
| Courriel | Reçoit |
| contact@partenaire-test.fr | les mails envoyés aux étapes devis et bon de commande |
| facturation@partenaire-test.fr | le mail envoyé après la validation de la facture |
| expedition@partenaire-test.fr | - |
Relances client.e.s
Une facture est "en souffrance" si elle est toujours non payée à partir du lendemain du dépassement de la date d'échéance inscrite dans la facture : 
Il est alors possible de faire une relance sur la facture en question en cliquant sur "Envoyer une relance" :
On peut aussi faire toutes ses relances en même temps :
- Aller dans Facturation >> Clients >> Relance clients
-
- Défilent ensuite les différents clients avec un mail type à envoyer : je peux choisir de l'envoyer (= bouton valider) ou de l'ignorer.
-
- Quand je valide, je passe automatiquement sur le client suivant.
Créer des modèles de devis
Si l'on est amené.e à faire régulièrement des devis qui se ressemblent, on a tout intérêt à se créer un ou plusieurs modèle(s) de devis à cet endroit :
Un modèle de devis se fait exactement de la même manière qu'un devis !
Ensuite pour appeler un modèle quand on est en train d'initier un nouveau devis, c'est ici (dans le champs "modèle de devis") :
Il est bien sûr possible de modifier ce modèle ensuite : prix, quantités, etc. Il sert juste de base pour gagner du temps.
Si vous voulez ajouter à vos devis des Conditions Générales de Vente, adresser une demande à votre référent.e Odoo.
Edition d'un catalogue
Pour éditer un catalogue avec l'ensemble des articles, aller sur le menu Produits puis afficher l'ensemble des lignes, cocher les produits et enfin cliquer sur Action > Liste de prix.
Puis
- Liste de prix : choix de la tarification à afficher
- Mode de TVA : indiquer si les prix doivent être exprimés en hors taxes (HT) ou toutes taxes comprises (TTC)
- Afficher les prix de vente : indique le "prix catalogue" (celui de la fiche produit) en plus du prix de la liste de prix. => ne pas utiliser
- Afficher le coût : champ "coût" de la fiche produit => ne pas utiliser
- Afficher l'UdM : indique si l'article est à la pièce ou au kilo.
- Afficher le nom de la liste de prix : pour afficher le libellé de la liste de prix sur le PDF
- Commande : Nom ou Référence interne => ne pas utiliser
- Regrouper par : permet de trier les articles (par catégorie interne / catégorie du point de vente / dépôt vente, etc.)
-
Si vous avez besoin d'une catégorie autre que celle du point de vente qui servirait uniquement à l'édition du catalogue, nous vous proposons d'utiliser un nouveau champ qui existe par ailleurs dans Odoo mais est rarement utilisé, à savoir la "catégorie eBoutique". Se rapprocher du pôle info si besoin.
- Afficher les produits définis dans la liste de prix (pour n'afficher que les produits pour lesquels il y a un prix indiqué dans la liste de prix éditable) => ne pas utiliser
- Afficher les variantes d'articles => ne pas utiliser
- Breakage per catégory : regroupe les produits par catégorie de produit (permet de faire des sections).
Exemple de rendu, avec la coche "show product image" activée :
Saisie d'un avoir / rectification d'une erreur sur une facture client validée
Vous avez déjà validé votre facture client mais pour une raison ou une autre (erreur, retour) vous devez la modifier ?
Sachez d'abord qu'il n'est pas possible d'avoir 2 versions d'une facture portant le même numéro (ci-dessous VTE/26/0121). Si la modification porte sur l'adresse du.de la client.e et que vous souhaitez absolument conserver le numéro, voir s'il est possible d'intervenir avec votre support.
Si la facture vient d'être validée (un peu trop vite), n'a pas encore été envoyée ni exportée en compta et que vous voulez revenir sur une saisie, vous pouvez utiliser le bouton 
: vous faites votre modification puis cliquez de nouveau sur "valider" : alors elle se réenregistre avec le même numéro qu'auparavant.
Dans les autres situations, il faudra annuler ou modifier la facture en passant par le bouton 
Il faut choisir une des 3 options d'avoir selon les circonstances (annulation ou modification de la facture) :
Puis retraiter l'avoir (ex. pour le remboursement partiel, ne garder que les quantités à retrancher de la facture initiale), le valider.
Pour retourner également les produits dans le stock, cliquer sur le bouton 
Définir un emplacement de vente
Il est possible de créer des emplacements / lieux de vente pour répertorier les ventes et faire des statistiques par localisation de vente (ex. "marché de ...").
Dans le point de vente
Dans le point de vente
Paramétrage
- Aller dans Point de vente >> Configuration >> Emplacements.
- Créer un nouveau lieu en y affectant un code, et un nom
Utilisation
Lors de la connexion au point de vente, saisir l'emplacement souhaité :
En cas d'oubli, on peut aller ajouter l'emplacement à postériori comme suit :
- Aller dans Point de vente > Commandes > Commandes
-
Cocher les cases sans emplacement (on peut faire un filtre "emplacement n'est pas défini" au préalable), puis faire Action > Edition en lot (Commande PdV (Emplacement))
-
Compléter l'édition en lot et appliquer :
Dans les factures
Paramétrage
- Aller dans Facturation >> Clients >> Emplacements.
- Créer un nouveau lieu en y affectant un code, et un nom
Utilisation
Lors de la création d'une facture client, saisir l'emplacement souhaité :
L'emplacement peut toujours être inscrit même une fois la facture validée.
Statistiques
On retrouve les statistiques par emplacement dans Tableaux de bord > Rapports SQL > Vente de produits, avec le critère Emplacement.
