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Flux d'achat - (2) Réception d'une commande

Ce document a pour objectif de décrire la procédure de gestion d’achat auprès d’un fournisseur pour les achats de marchandises ou de matières premières (vos produits courants destinés à la revente ou à la confection).

La 2ème étape est la gestion de la réception de la commande.

1.1/ Retrouver le Bon de réception (via Stock)

Lors de votre commande, (voir étape 1), la validation de votre bon de commande d'achat (PO) à générer un bon de réception (IN) en attente. Il s'agit donc de le retrouver afin de le manipuler puis de le valider.

  • Aller dans "Entrepôt" / "Recevoir / Livrer par commandes" / "Bon de réceptions";
  • Ne s'affichent alors que la liste des bons de réceptions "à traiter" par défaut. (supprimer le filtre pour afficher tous les Bons de réceptions). Un bon de réception est à traiter si :
    • Il n'a pas été reçu ;
    • OU, il n'a pas été facturé ;
  • Retrouver votre bon de réception que vous avez généré. Vous pouvez filtrer par fournisseur dans le moteur de recherche;

Le code couleur est le suivant :

  • gris : Bon de réception reçu (ou annulé);
  • noir : Bon de réception à recevoir à une date futur;
  • rouge : Bon de réception à recevoir à une date passée; (retard de saisie, ou retard de livraison)

 

1.2/ Retrouver le Bon de réception (via Achat)

Alternativement, vous pouvez le retrouver via votre bon de commande d'achat, pour ceci :

  • Aller dans "Achats" / "Achats" / "Devis - Bon de commande"
  • Retrouver votre bon de commande validé, via le moteur de recherche
  • Cliquer dessus, puis cliquer sur le bouton "réception par article"

 

2.1/ Validation d'un bon de réception (Cas simple)

Dans le cas où vous recevez toutes les marchandises que vous aviez commandées, réaliser les opérations suivantes :

  • Cliquer sur le bouton "reçu" ;
  • Une pop up s'ouvre avec la liste des produits à recevoir ;
  • Cliquer sur "transférer".

Cela va faire entrer en stock tous les produits affichés.

 

2.2/ Modification d'un bon de réception avant réception

Plusieurs cas peuvent se produire, vous obligeant à modifier le bon de réception. Les cas classiques sont :

  • Le fournisseur est en rupture de stock et ne vous livrera pas un ou plusieurs produits;
  • Le fournisseur vous livre partiellement et vous livrera dans un deuxième temps, le reste de la marchandise;
  • Le livreur casse tout ou partie de la marchandise lors de la livraison;

L'intérêt de cette méthode est que la facture fournisseur générée prendra en compte les modifications apportées, et vous pourrez vérifier que le fournisseur ne vous facture pas un produit que vous n'avez pas reçu.

  • Cliquer sur le bouton "reçu".
  • Veiller à bien afficher tous les produits, si vous en recevez plus que 80;
  • Réaliser les modifications :
    • Modifier les quantités pour qu'elle correspondent au quantité reçus;
    • Supprimer la ligne si le fournisseur était en rupture;

 

 

cliquer ensuite sur le bouton "transférer" comme dans l'étape 2.1.

Si vous avez diminué des quantités ou supprimer des lignes, un bon de réception "reliquat" sera généré. Odoo, par défaut projette une livraison future des produits manquants et vous affiche donc un nouveau bon de réception :

 

Vous avez alors deux possibilités :

  • Soit le fournisseur va réellement vous relivrer les quantités manquantes, dans ce cas, vous n'avez rien à faire, et vous validerez ce bon de réception lors de la réception effective des produits;
  • Soit le fournisseur ne vous relivrera pas (où demandera à ce que les produits manquants soient présents dans le nouveau bon de commande) et dans ce cas, vous devez annuler le bon de réception "reliquat" en cliquant sur "Annuler le transfert"

 

2.3/ Modification d'un bon de réception après réception

Ce cas arrive si :

  • vous ne vous êtes pas rendu compte d'une erreur dans la livraison et que vous avez déjà marqué votre bon de réception comme "reçu";
  • Si votre fournisseur vous facture les produits non livrés, et vous fait un avoir ensuite. Dans ce cas, il est plus pratique d'indiquer d'avoir reçu tous les articles commandés, afin que la première facture générée correspondent à la facture émise par le fournisseur;

Dans ce cas :

  • retrouvez d'abord le bon de réception validé;
  • Cliquer ensuite sur le bouton "Retourner les articles" pour voir une pop avec la liste des produits à retourner;
  • Supprimer les produits / modifier les quantités, pour que ne reste que les produits que vous aviez commandés et que vous n'avez pas reçu;
  • Sélectionner ensuite l'impacte sur la facturation dans le champs "En facturation":
    • Sélectionner "pas de facturation", si votre fournisseur ne vous fait pas d'avoir sur les produits non livrés / cassés ;
    • Sélectionner "A rembourser / facturer" si votre fournisseur vous fait un avoir ;

Cela va ensuite générer un "Bon de livraison" VERS votre fournisseur, que vous devez ensuite valider.

 

La validation du bon de livraison va rendre effective, la réduction de stock.

Vous avez ensuite la possibilité de "facturer" le bon de livraison, ce qui va générer un avoir en brouillon :

  • Cliquer sur "Créer Facture / Avoir"

 

 

Vous avez la possibilité de créer un seul avoir pour plusieurs retours de marchandise si vous en sélectionner plusieurs et cliquer sur "Grouper par partenaire"

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