Retour d'expérience de notre dégooglisation de 2018 à 2022

Un peu d'histoire : Au début de Grap en 2012..

Dans les préambules des statuts de Grap, il est écrit dans le paragraphe Contribuer au développement d'activités économiques citoyennes et démocratiques :

Promouvant l’économie des biens communs, c’est à dire :

• Travailler dans une logique de partage des savoirs, en phase avec la philosophie Creative Commons
• Promouvoir, contribuer et utiliser des logiciels libres au sens de la Free Software Foundation ; minimiser l’utilisation de logiciels sous licences privatives
• Promouvoir, contribuer et utiliser des solutions informatiques qui n’exploitent pas de façons commerciales les données des utilisateurs et qui respectent leurs vies privées

Notre démarche de dégooglisation s'inscrit donc dans la continuité des premiers choix politiques portés par les fondateur·rices de la coopérative. Par dégooglisation, nous entendons ici le remplacement des logiciels propriétaires - qu'ils soient détenus par les GAFAM ou non - par des logiciels Libres.

Dès le début, il est décidé d'internaliser une partie de l'informatique au sein de l'équipe qui rend les services aux activités de la coopérative. La majorité du temps informatique sera dédié au développement du progiciel libre OpenERP (nommé désormais Odoo) pour gérer la première activité d'épicerie (3 P'tits Pois à Lyon) de la coopérative.

Par pragmatisme économique et choix stratégique, les autres outils de la coopérative ne sont pas choisies par le critère de logicielLibre ou non. Ainsi, la coopérative va utiliser Google Drive, Google Mail, Google Agenda, et aussi d'autres logiciels spécifiques comme EBP à la compta ou Cegid Quadra pour la paie.

Sortir de Google Drive pour Nextcloud (2018-2020)

Après le départ d'un des cofondateurs et informaticien Julien Weste en 2014, le service informatique va tourner à 1 seule personne jusqu'en fin 2017 : Sylvain Le Gal va alors y consolider le périmètre existant (gestion d'une eBoutique, développements spécifiques à l'alimentaire dans OpenERP, connexion avec des balances client·es et migration de OpenERP 7.0 à Odoo 8.0).

Fin 2017, l'embauche de Quentin Dupont permet de gagner en temps de travail disponible et d'agrandir le périmètre des services du pôle informatique .

🌻 L'été 2018 pour valider l'alternative à Google Drive

Le choix du logiciel remplaçant se fait très facilement : Nextcloud est LA solution Libre qui s'impose autant par sa prise en main relativement simple pour des utilisateur·rices de tout niveau, que par l'engouement de sa communauté, que par son administration alors maîtrisé par le pôle informatique.

Il faut quand même s'assurer que toutes les fonctionnalités utilisées actuellement trouvent leur équivalent. Grâce aux différentes applications du Nextcloud, on va réussir à tout bien faire.

Applications ou fonctionnalités Nextcloud	Usages
Fichiers	Gestion documentaire Versionnage de documents
Partage	Partage de dossiers entre - pôle de l'équipe - actis de la coopérative - personnes extérieures
Logiciel de synchronisation bureau	Avoir les documents sur son ordinateur, sans être forcément connecté à Internet
Onlyoffice	Travail collaboratif sur des documents Texte et Tableur
Discussion	Visio pour 2 à 4 personnes
et sont arrivés quelques mois plus tard..
Deck	Gestion de tâches simples (permet par exemple de gérer des tâches pour un projet de développement, le suivi des entrées d'activités dans la coopérative etc.)
Agenda	On y reviendra car ce fut l'objet d'une étape spécifique
Formulaire	Questionnaire simple et efficace

🌸 À l'automne 2018, on prend la décision de sortir de Google Drive.

À Grap, nous utilisons le terme d'activité pour désigner :
- les entreprise associées à Grap
- les activités économiques de la Coopérative d'Activités et d'Emploi

Un changement de logiciel peut être l'occasion de revoir ses pratiques. Nous en profitons pour revoir notre arborescence de fichiers et de dossiers. Nous créons alors :

• .. un compte Nextcloud par :
  
  • personne physique de l'équipe interne
  • personne physique des activités qui ont des mandats particulier (administrateur·rice au CA par exemple)
  • activité de la coopérative (donc par "personne morale") et non pas par personne physique de la coopérative pour différentes raisons :
    • de nombreuses activités partagent réellement leurs ordinateurs tout au long de la journée
    • aucun intérêt à ce que chaque personne ait son compte, cela rajouterait une dose énorme de suivi de création de compte, de support etc.
    • ce choix vient avec une limite : l'accès aux documents personnels avec le pôle social n'est pas possible
      
• .. un "groupe" Nextcloud par chaque groupe autonome
  • un groupe par pôle de l'équipe interne
  • un groupe par mandat : DG, CA
  • un groupe par activité de la coopérative - regroupant le compte de la personne morale + les comptes des personnes physiques de cette activité qui ont des mandats particuliers.
• .. des dossiers communs pour travailler collaborativement
  • entre pôles de l'équipe
  • entre tout membre de la coopérative
  • entre mandataires (DG ou CA)

🌻 Clique ici pour découvrir la structure de dossiers présenté en nov. 2018 et qui est en place depuis !

Avec Nextcloud, nous avons donc pu créer une architecture plutôt simple pour les utilisateur·rices mais permettant de répondre aux complexités du travail collaboratif entre des profils bien différents.
Grâce aux droits d'accès paramétrables finement, le Nextcloud permet ainsi d'offrir plus de transparence et de la collaboration dans la coopérative, que ça soit par les dossiers partagés totalement ou à l'inverse les dossiers dont l'accès n'est possible qu'en lecture sans possibilité de modifier.

Par exemple, le pôle social peut fournir des documents importants aux activités de la coopérative sans risquer qu'une mauvaise manipulation vienne effacer ces documents.

💮 2019 - 2020 : la dégooglisation de 150 personnes dans 50 activités

Google Drive n'est pas seulement utilisé par l'équipe interne. Elle est partagée à l'ensemble de la coopérative. C'est à dire à une 50aine - à l'époque - d'activités indépendantes, allant de l'entrepreneuse seule à la petite équipe de 10 personnes.

Il faut donc embarquer tout le monde dans ce changement.

• Politique/théoriquement pas de soucis. Les méfaits de Google sont connus de la majorité des gens et théoriquement, nous n'avons jamais eu de désaccords sur l'idée de sortir de Google Drive.
• En pratique, Google Drive s'avère être plutôt lourd à l'utilisation, pas bien maîtrisé ni maîtrisable, surtout concernant  la gestion des partages qui est un véritable enfer ("Qui est le fichu propriétaire de ce fichier dont le propriétaire originel est parti de la structure / n'a plus de compte Google ?")
  

En allant sur Nextcloud, nous allions maîtrisé - et donc être responsables - des données de la coopérative, nous allions retrouver de la souveraineté et de la compétence sur le sujet.

Au printemps 2019, nous changeons d'outil de documentation. Pour sa simplicité d'utilisation et son ergonomie générale, nous choisissons le logiciel Libre BookstackApp. Depuis, notre librairie tourne toujours aussi bien et héberge notre documentation informatique mais aussi toute la documentation stable de la coopérative.

Depuis 2020, la documentation informatique est librement consultable ici : https://librairie.grap.coop/shelves/informatique

💩 Une première difficulté : l'export des données de Google

L'export fut en effet très compliqué, trop compliqué pour un logiciel conçu par l'une des entreprises les plus puissantes au monde..  L'export des données d'un Google Drive (à l'époque en tout cas) est extrêmement long et très peu sécurisant : Google fournit l'export en archives coupées en plusieurs parties (du style "ARCHIVE-PART01" "ARCHIVE-PART02"), archives dont une partie.. pouvait être manquante (ex : on a la partie 01, 02, 04, 05 mais pas la partie 03). Nécessitant de refaire un export entier.

Nous avons donc passé de nombreuses heures à exporter les données, puis nous les avons sécurisées dans un disque dur externe, avant de les envoyer sur notre Nextcloud.

🚀 Et tu formes formes formes, c'est ta façon d'aimer

Pour réussir à dégoogliser la coopérative, pas de miracle, on a enchaîné la formation des activités une à une, en mutualisant des formations par territoire géographique.

Chaque formation durait environ 1h30. En 2019, nous avons passé environ 150 heures de travail à la formation, l'accompagnement et la documentation de cette étape de dégooglisation.

L'ensemble de la documentation - qui est un travail continu - est consultable ici : https://librairie.grap.coop/books/nextcloud

En janvier 2020, soit plus d'un an après la décision de passer sur Nextcloud, la migration était officiellement finie !

🙊 Une difficulté pas anticipée : les limitations d'Onlyoffice pour les commandes groupées

Tout allait bien dans la dégooglisation progressive de la coopérative. Au cours de l'année 2019, la moitié de la coopérative utilise désormais Nextcloud au lieu de Google Drive.

Un des avantages de la coopérative pour les activités est de pouvoir mutualiser de nombreux sujets. Un de ces sujets est l'approvisionnement en produits artisanaux en circuits courts grâce à une logistique interne - Coolivri. Cette logistique s'appuyait à l'époque sur un GROS fichier tableur en ligne sur Google Drive.

Le 02 août 2019, une première commande groupée d'orange et d'agrumes est lancée sur le Nextcloud ! (Bravo Laure-Hélène !) et toutes les prochaines commandes groupées vont débarquer sur le Nextcloud, géré par l'application Onlyoffice.

Et c'est vers cette période que l'on se rend compte que l'application disponible d'Onlyoffice a une limitation : pas plus de 20 personnes connectés simultanément sur l'ensemble des fichiers collaboratifs du nuage ! À l'époque nous devions avoir une 60aine d'utilisateur·rices avec une équipe interne qui l'utilise toute la journée, cette limite n'était pas tenable.

Cette limitation n'est pas technique, mais bien un choix délibéré de l'entreprise derrière le logiciel pour pousser à payer une licence pour accéder au logiciel sans limitation. Fin 2019, nous nous questionnons réellement de payer cette licence (coût à l'époque : ~1500€ en une fois pour 100 utilisateur·rices simultanées).

Après avoir écumé les Internets, contacter toutes les structures amies qui auraient la même problématique, la solution vient finalement de la communauté elle-même qui est partagée sur le fait de contourner cette limitation qui constitue le modèle économique de l'entreprise développant Onlyoffice. Un développeur bénévole a réussit à reproduire le logiciel (légalement car le logiciel est Libre) en enlevant cette limitation !

Depuis, nos commandes groupées ont été rapatriées sur Odoo grâce à un gros développement interne, en faisant un outil beaucoup plus résilient et solide. Et nous continuons d'utiliser Onlyoffice dans des versions communautaires trouvées par ci par là.

Fini Google Agenda, go Nextcloud Agenda (2021)

Fin septembre 2020, nous décidons collectivement de passer sur l'agenda Nextcloud. Nous nous laissons 3 mois pour commencer l'année 2021 sur le nouvel outil. Quelques personnes (notamment le pôle informatique) vont alors tester en conditions réelles Nextcloud Agenda.

Le challenge est sympa car nous décidons de faire ça en pleine migration d'Odoo de version 8 à la version 12, qui est le résultat de pas moins de 1000 heures de temps de travail et 294 tests de non régression.

L'export de données de Google Agenda se passe relativement bien, et l'importe sur Nextcloud Agenda aussi.
Les seuls soucis à l'époque viennent de soucis d'exportations d'évènements récurrents du côté Google. On demande alors de recréer ses évènements du côté de Nextcloud Agenda.

Début 2021, la migration n'est pas possible pour trop de monde dans l'équipe et nous décidons de nous donner du mou, et de fixer une date de bascule au 29 mars 2021 après que certains temps collectifs soient passées (l'assemblée générale notamment).

Une procédure est écrite pour que chaque personne s'autonomise dans sa migration, mais la majorité de la migration se fait collectivement à la date choisie du 29 mars :

• export de l'agenda Google
• import dans l'agenda Nextcloud
• partage de son agenda au reste de l'équipe
• (optionnel) synchronisation de l'agenda avec Thunderbird
• création des agendas partagés pour les salles de réunion

Tout est documenté ici : https://librairie.grap.coop/books/nextcloud/page/agenda-nextcloud

Depuis avril 2021, nous sommes donc officiellement toustes sur Nextcloud Agenda.

L'application reçoit régulièrement des mises à jour porteuses de fonctionnalités bien chouettes (corbeille, recherche d'évènements, recherche d'un créneau de disponibilité), ou de réparation de bugs.

Des difficultés mineures persistent à cause de bugs qui seront peut-être réparées prochainement :
- La modification d'évènement récurrents envoi un mail qui n'indique pas le bon changement (issue)
- On ne retrouve pas facilement une personne extérieur précédemment invitée (issue)
- La réservation de salle par un agenda partagé ne permet pas de s'auto-inviter sur un agenda partagé (issue)

 

La transformation complète : sortir de Gmail (2021-22)

Nous voilà arrivé à la dernière étape qui nous permet de sortir des outils Google pour l'équipage (nouveau nom de l'équipe interne). La plus dure.

Même si cette étape ne concerne "que" les membres de l'équipage, cette transformation fut la plus longue à mener de part la difficulté à changer son outil principal de travail "le mail" que l'on utilise toute la journée, et de sortir d'un logiciel très performant - Gmail - avec lequel on a pris de nombreuses habitudes de travail.

D'ailleurs, on l'a constaté empiriquement, les personnes les plus anciennes de Grap fut les personnes les plus compliquées à faire transiter. Autant du point de vue techniques (transférer 10 ans de mail est forcement plus compliqué que pour une personne arrivée récemment) que des habitudes prises sur le logiciel.

Conseil n°1 : plus on se prend tôt à se dégoogliser, moins ça sera compliqué dans la conduite du changement de logiciel

Voici les étapes de cette transformation

 🪴 ☘️ 🍀 🎋 🌲 🎄

🌱 Été 2021 - Trouver la solution technique remplaçante

Gandi pour la gestion de l'hébergement de mail

Nous travaillons avec Gandi pour la majorité des activités de Grap afin de gérer leur nom de domaine et leurs mails.
Pourquoi Gandi ?

• Gandi est engagé depuis longtemps dans le respect de la vie privée
• Gandi est une entreprise qui roule à priori bien sur laquelle on peut compter sur la durée
• Gandi a un support de qualité qui répond rapidement à toutes nos demandes (et ce fut bien utile lors des moments de doute technique pour cette dégooglisation)
  
• Gandi est une entreprise française qui paye à priori ses impôts en France ;)

 

Thunderbird comme logiciel bureau

Thunderbird va être notre pierre angulaire pour cette dé-gmail-isation. Autant pour permettre le transfert des mails de Google à Gandi, que pour travailler ses mails pour la suite.

Ce fut une évidence de partir sur Thunderbird au début.

• Ce logiciel libre est très complet. Peut-être même trop complet, ce qui rend son ergonomie critiquable.


• Ce logiciel est aussi assez ancien ce qui lui donne une bonne robustesse. Peut-être trop ancien, ce qui rend son ergonomie critiquable  😉
• Ce logiciel a une communauté importante qui développe de très nombreux modules complémentaires (à voir ici) qui viennent se greffer à Thunderbird pour apporter une myriade de différentes possibilités.
  
  Quelques mois plus tard, après la prise en main de certain·es utilisateur·rices, et de leur critique légitime, on se sentit obligés de faire un banc d'essai benchmark, qui valida définitivement ce choix.
  

Le benchmark de logiciel bureau mail

Les critères suivants ont été retenus :

• logiciel libre
• fonctionne sur Linux Ubuntu et Windows
• communauté vivante et grande
• modèle économique viable
• installation simple
• rempli les fonctionnalités de base demandé par les collègues (voir plus tard dans le texte)

Cliquer pour zoomer sur la photo ↓

 

Mais pourquoi un logiciel bureau ?

Gandi propose en effet deux logiciels en ligne, deux webmails accessibles ici, SOGo et Roundcube.
Ces logiciels ont des interfaces très différentes mais font sensiblement la même chose en terme de fonctionnalités.
Mais ces logiciels ne proposent toutes les fonctionnalités utilisées dans un contexte pro (voir les fonctionnalités demandées)
SOGo est lourd à l'utilisation et Roundcube a une ergonomie trop ancienne. La comparaison avec Gmail n'est pas flatteuse, et ne permettra d'embarquer des fervent·es utilisateur·rices de Gmail.

Point final : il nous fallait une solution pour exporter les mails de Gmail à Gandi, et Thunderbird est le logiciel candidat idéal, permettant d'avoir conjointement deux boîtes mails l'une à côté de l'autre, permettant notamment de transférer facilement ses mails.

 

🌿 Automne 2021 - Identifier les besoins et fonctionnalités utilisées

Pour être certain de pouvoir sortir de Google, il faut s'assurer que les collègues vont retrouver leurs petits, ou que l'on assume collectivement que l'on perdra des usages / fonctionnalités en passant sur Thunderbird.

Pour cela, nous envoyons ce sondage : https://nuage.grap.coop/apps/forms/qQ9FQowWZfYsjs2n
Ce sondage nous permet d'y voir plus clair sur les fonctionnalités utilisées par l'équipe.quipe pour ajuster nos formations, documentations et recherches de modules complémentaires de Thunderbird.

Réponse à la question "Quelles fonctionnalités mail utilises-tu actuellement ?"

Réponse à la question "Quelles fonctionnalités mail AIMERAIS-tu découvrir ou utiliser ?"

Sur la question "Sur une échelle de 0 à 6, est-ce que tu souhaites être précurseur·se de ce changement ? '0 : non / 6 : trop chaud·e"e", la moyenne et la médiane est à 3,5. Les gens sont donc.. moyennent chaud·es en général !

 ⚠️ Voici les points les plus bloquants pour un passage sur Thunderbird selon notre analyse

• les mails ne sont pas gérés comme fil de conversation !
  
• la recherche Thunderbird est laborieuse et pas aussi précise et rapide que Gmail
• la peur de perdre des mails anciens
• l'ergonomie de Thunderbird
  • notamment la différence avec la fluidité d'une page web comme Gmail manquerait

À propos des fils de conversations (1/2)

Il est vrai que Thunderbird souffre de son ancienneté en terme d'ergonomie, mais aussi du choix actuel de séparer les mails reçus et envoyés à deux endroits différents, à l'heure où la majorité des conversations numériques se déroulent dans des tchats.
Un collègue me faisant la judicieuse comparaison du passage des SMS dans des dossiers Reçus et Envoyés à un seul fil de conversation qui fut vraiment un game-changer (une fonctionnalité qui change la donne en bon français !)

À propos des fils de conversations (2/2)

Heureusement, un module complémentaire magnifique du nom de Thunderbird Conversations va toustes nous ravir !
En attendant que les fils de discussions soient natifs dans Thunderbird, annoncé pour la fin d'année !

Pour ce genre de changement, il faut que les étapes soient claires et transparents pour les utilisateur·rices. Cela leur permet de se projeter : "ok dans 6 mois / 1 an je change d'outil et je sais à peu près ce qui m'attend !". Après ce premier sondage, un calendrier a donc été partagé, indiquant les différentes dates menant à la dégooglisation de tout le monde.

 🪴 ☘️ 🍀 🎋 🌲 🎄

• Lister les besoins