Odoo - créer une nouvelle société sur Odoo

Création de la société et paramétrages de base

Aller dans Configuration >> Utilisateurs et sociétés >> Créer une nouvelle société :

	Activité Associée	Activité Intégrée
Nom	à encadrer par le caractère "\| "
Code	Trigramme
Type fiscal	Normal	Integrated company
Société mère	\| Groupe \|	\| GRAP SCIC SA \|
Onglet "Contact de la société"	Coordonnées postales, tel, mail... Bien mettre le pays. N° de tel au format xx xx xx xx xx
Onglet "Information administrative"	Registre de la société : ne pas renseigner N° TVA : commence en FRxxx Plan comptable : "Plan comptable Général (France)"	Registre de la société : ne pas renseigner N° TVA : commence en FRxxx (Grap) FR31790058572 pour une acti intégrée (Caap) FR44890373228 pour une acti intégrée Plan comptable : ne pas renseigner
Onglet "Information sur l'utilisateur"	Coche "créer un utilisateur", puis : Nom de l'utilisateur : nom de la société (ex. "Boulange et Baluchon") courriel de l'utilisateur : mail Identifiant : trigramme Retenir le mot de passe proposé par défaut (ou en définir un), le noter dans le Keepass Un email est envoyé à l'utilisateur.

Noter le mot de passe dans le Keepass puis valider par un clic sur "Créer une société" et fermer.

Aller ensuite dans la fiche société pour ajouter les éléments manquants que l'on a déjà à disposition (SIREN, NIC, catégorie, etc.)

Paramétrages sur la société

	Activité Associée	Activité Intégrée
Configuration >> Technique >> Paramètres >> Propriétés de la société	Rechercher `property_stock_customer`. Sur les 2 lignes qui ressortent, supprimer la ligne qui s'est créée en automatique pour la nouvelle société : conserver la ligne sans valeur dans la colonne "Société" qui est commune à toutes les actis pour permettre un gain de performance. => SLG : vérifier si c'est utile Créer un property_stock_inventory et dans la valeur, mettre `stock.location,4` Cela fait que l'inventaire pourra se valider. pour la caap, ce serait stock.location,5 ??? Pas besoin de le créer (à minima pour les actis intégrées semble-t-il...)??? → déjà là le 5 pour acti integrée donc à voir après test si tout ok
	Rien à faire !!!!	Créer ensuite "property_account_payable_id" (correspond au compte 401 et l'ID 368 pour Grap / 989 pour Caap) Champ : Compte fournisseur (res.partner) Valeur :`account.account,368` et "property_account_receivable_id" (correspond au compte 411 et l'ID 389 pour Grap et 1002 pour Caap) : Champ : Compte client (res.partner) Valeur`account.account,389` Objectif : pré-remplir les comptes client et fournisseur dans l'onglet facturation de la fiche contact (sans quoi on ne peut pas créer de contact).
Configuration >> Technique >> Actions >> Paramètres par défaut de l'utilisateur	Le but du jeu est de rajouter deux lignes pour deux paramètres `stock.change.product.qty` et `stock.inventory.line` pour y mettre une valeur par défaut qui est l'id de l'emplacement de stock par défaut de l'acti. Se rendre sur l'emplacement par défaut de l'acti dans le menu Inventaire > configuration > emplacements et chercher l'emplacement de type "Emplacement interne" (souvent appelé TRI - Entrepôt mais au début appelé xx/Stock) Choper l'id de l'emplacement qui est le numéro dans l'url web Dansl'exemple ci-dessous, l'ID est 1402 `https://erp.grap.coop/web?db=grap_production#id=1402&action=318&model=stock.location&view_type=form&menu_id=232` Revenir dans les Paramètres par défaut de l'utilisateur Créer deux : le 1er avec le champ "Lieu (stock.inventory.line)" => pour le trouver, faire rechercher plus, et sélectionner le "location_id" qui a pour modèle "ligne d'inventaire" le 2nd avec le champ "Lieu (stock.change.product.qty)" => qui correspond au "location_id" avec le modèle "changer la quantité d'articles"
	Dans le cas d'une activité qui souhaiterait facturer sur les quantités commandées (et non livrées, par défaut), ajouter ce paramètre :

Paramétrages liés au stock

Inventaire >> Configuration >> Emplacements

renommer l'emplacement Stock en XXX Stock
et son emplacement parent WHXXX en Vue XXX
XXX étant le trigramme

Inventaire >> Configuration >> Entrepôt

renommer l'entrepôt (libellé long + nom court) :

Inventaire >> Configuration >> Types d'opérations

archiver l'opération "transfert interne" (Caap 07/2023 yavait pas)
Prendre modèle sur une autre acti pour paramétrer les opérations livraison et réception :

Juillet 2023 : Pour Fabrication, pas de consigne pour le moment

Modifier la séquence de référence pour la Réception et Livraison :
- Remplacer le préfixe qui s'est composé automatiquement par "WHTRI/IN" (ou "WHTRI/OUT") (ou TRI est le Trigramme de l'activité)

Inventaire >> Configuration >> Règles

Renommer la règle Tirer Depuis (Stock vers Clients) en TRI - Entrepôt : Stock → Clients (SLG : le 18/11 : a revoir, j'ai pas fait ça pour PDL // QD le 10/07/2023 fai chez FDB caap il s'agit juste de renommer donc pas de souc ?)
Supprimer la règle Interne (chez Caap ya pas) et la règle avec l'emplacement de Sortie

Inventaire >> Configuration >> Emplacements

Supprimer le filtre "interne" et créer les emplacements pour les utilisations internes (pertes journalières, dégustation, entretien...) en s'inspirant de ceux d'une autre activité.

Inventaire >> Configuration >> Types d'utilisation interne

Créer les utilisations internes (pertes journalières, dégustation, entretien à minima).

Utilisation interne	Emplacement d'origine	Emplacement de destination	Journal	Compte de dépenses
Entretien	Stock	TRI - Entretien	Opérations diverses	6063
Dégustation	Stock	TRI - Dégustation	Opérations diverses	6232
Pertes journalières	Stock	TRI - Pertes journalières
Sortie épicerie vers bar (ou restau)	Stock	TRI - Sortie épicerie vers bar	Opérations diverses	601
Cadeau clientèle	Stock	TRI - Cadeau clientèle	Opérations diverses	6232
Création de paniers	Stock	TRI - Création de paniers	Opérations diverses	6071

Comptabilité

Acti intégrée :

Dans Facturation >> Configuration >> Journaux

Créer le journal de banque ("B+trigramme") après avoir récupéré auprès du pôle compta le n° de compte comptable en 512. (Il faut être en Grap/Caap SCIC SA pour choisir le compte bancaire associé)

ne pas dupliquer un journal de banque mais les créer "à la main" en appuyant sur créer (car sinon ça duplique une caractéristique qui fait chier).

Penser à ordonner le compte de banque de l'acti avant le compte de banque de Grap pour qu'il apparaisse en 1er dans les listes déroulantes, ce qui évite des erreurs de manip !

Dans Facturation >> Configuration >> Catégories fiscales

créer les catégories fiscales : "Pas de taxe - réservé au service Comptabilité" puis une catégorie par type de TVA utile pour la société.
ne pas dupliquer les catégories fiscales mais les créer "à la main", en appuyant sur créer (car sinon ça duplique une caractéristique qui fait chier le script d'intégration).

Acti associée :

Dans Facturation >> Configuration >> Journaux	Renommer (code + nom + séquence) : CSH1 en CS / BNK1 en BP / => reporter dans le champ "code EBP" Modifier les séquences : 1/ le nom : BP Séquence / VTAV Séquence / ACAV Séquence Créer TR, CH, CB, ... en s'inspirant d'une autre activité Pour CS : renommer "liquidités" en "espèces" ET changer le compte : 5311 au lieu de 5301 + Si PdV : pour le journal espèces, aller dans paramètres avancés et indiquer le modèle de caisse par défaut : Créer le journal de banque ("B+trigramme") après avoir récupéré auprès du pôle compta le n° de compte comptable en 512. 2/ le champ "Préfixe" => remplacer "year" par "y", "RVT" par "VTAV", "RAC" par "ACAV" Idem pour les séquences VT, AC et CB : remplacer "CB/%(range_year)s/" par "CB/%(range_y)s/" Pour vérifier, aller dans Configuration >> Technique >> Séquences et Identifiants >> Séquences et filtrer sur la société :
Dans Facturation >> Configuration >> Exercices comptables	créer les exercices dans : si la date de clôture comptable n'est pas le 31/12 : appeler SLG sinon, cliquer sur créer xxx
Dans Facturation >> Configuration >> Catégories fiscales	supprimer les catégories non utiles pour l'acti
Dans Facturation >> Plan comptable	cocher "exporter avec code de taxe" sur les comptes 701 et 707 SF : ???
Dans Facturation >> Configuration >> Positions fiscales	Décocher sur chaque position fiscale le "Détecter automatiquement" qui met une position fiscale par défaut pour certaines conditions (alors qu'on veut que ça soit géré par client·e) Renommer les positions fiscales en mettant le trigramme devant Trier les positions fiscales pour mettre les principales en haut Une position fiscale se met automatiquement sur ton devis, provoquant par exemple une TVA à 0% ? Cela est dû à cette coche "Détecter automatiquement".

Pour le journal de banque, demander au pôle compta : le compte en "512" et le code (type "BCC") à mettre.

Paramétrage selon les métiers de l'activité

Profil utilisateur·rice

Configuration >> Utilisateurs

Aller sur la ligne utilisateur de l'activité puis cliquer sur le bouton en haut Change Roles and Preview.

Choisir les rôles en fonction de l'activité :

Epicier·e et / ou Transformateurs primaires
Acti Intégrée ?
Option Odoo Transfo + option saisonnalité
Option Point de Vente
Option Eboutique
Option Log
Option Tarification détaillée

Catégories d'articles

Aller cocher/décocher la colonne "Favoris" dans la liste des catégories d'articles celles qui serviront ou pas.

Astuce : si tu coches ou décoches une catégorie parent, ça le fera pour toutes les catégories enfant ! Mais ça ne s'affiche pas en direct, il faut recharger la vue avec le ptit

[option] Point de vente

Créer le type d'opération

Aller dans Inventaire >> Configuration >> Types d'opérations
Créer
- Type d'opération (à gauche) : Magasin XXX - Caisse 1
- Séquence de référence : voir paragraphe d'après
- Entrepôt : XXX - Entrepôt
- Type d'opération (à droite) : Clients
- Type d'opérations pour les retours : vide
- Disponible dans le point de vente : Non
- Stratégie de reliquats : Manual
- Afficher Opérations détaillées : Oui
- Auto fill operations : Oui
- Emplacement source par défaut : WHXXX/XXX - Stock ou Vue XXX/XXX Stock
- Emplacement de destination par défaut : Emplacements partenaires / Clients

↓↓

Créer une séquence de référence sur le modèle ci-dessous :

Motifs de mouvement d'argent

Aller également dans Point de vente >> Configuration >> Motifs de mouvement d'argent créer les mouvements suivants :

on peut ajouter :

Monnaie locale
Les monnaies locales papier passent dans le journal Espèces (CS),
Seules les monnaies locales numériques sont un moyen différenciée (associés à un 512xxx).

Puis créer le point de vente en lui-même dans Point de vente >> Configuration >> Point de vente en s'inspirant d'une autre activité.

sélectionner les périphériques associés à la caisse (TPE, imprimante tickets de caisse...), sachant que cocher la balance correspond à l'action de peser les aliments en vrac même si la balance n'est pas reliée à Odoo.

Il faudra configurer la "nomenclature de code-barre" (sans quoi on ne peut pas finaliser la création du point de vente !) : recopier une autre acti :

Afficher les listes de prix de vente,
Sélectionner les moyens de paiement : CB; Chèques, Espèces, TR, monnaie locale...

Pour les espèces, c'est la coche "contrôle de caisse" qui fait qu'il y a un décompte du fonds de caisse à l'ouverture et la fermeture.

Personnaliser l'en-tête et pied de ticket de caisse.

Une référence de commande se créé à la sauvegarde :

Aller la renommer et modifier comme suit :

Si ça "couine" à la sauvegarde, ça peut venir du journal de facturation tout pourri qui s'est mis par défaut. Il faut le remplacer par le journal des ventes de Grap (ou Caap).

[option] Gestion de tables

Cocher
PUIS "Gestion des tables" (créer un étage), et "Notes de commandes" dans la partie "Interface de commande"
et plus loin, dans la partie "Factures et reçu", activer le "partage d'addition"

[option] Gestion d'emplacements / lieux de vente

Voir la fiche dédiée.

+ la fiche utilisateur.

[option] Achats Groupés

Pour les actis concernées, il faut :

Sur la société : petit onglet "Commandes Groupées", cocher "est un fournisseur" ("est un client est coché par défaut à priori)
Sur l'utilisateur : lui donner le rôle "Option : Utilise les achats groupés (LOG)"

[option] Gestion de comptes clients

Pour les actis concernées, il faut :

Aller dans Facturation > configuration > configuration, partie "paiement client", saisir le "compte comptable du compte client" = 4197 (permet d'ajouter dans contact > onglet "Vente & Achat" une partie "compte client").
Créer un journal de banque
Créer un article "Crédit de compte client"
Dans Point de vente > Configuration > Point de vente : ajouter la méthode de paiement "Compte client"

Autres

Rajouter la nouvelle acti dans les profils utilisateur des membres de l'équipe interne.

Profil utilisateur

Modifier le mot de passe puis se connecter avec le(s) compte(s) utilisateur(s) associé(s) à la société.
Mettre à jour les droits d'accès en copiant une autre activité proche.

Transactions internes

Pour les activités intégrées amenées à faire des échanges de produits entre elles : suivre la procédure.

Listes de prix de vente

Demander s'il y a des listes de prix de vente spécifiques à créer :
- les nommer en commençant par le trigramme puis bien indiquer la remise en %.
- écrire la ligne d'exception sur la catégorie d'article "consigne",
- inscrire la liste de prix à utiliser pour les articles "consignés" (= dépôt vente)
- les ajouter au point de vente si point de vente,
- dans le(s) profil(s) utilisateur(s) de l'acti, penser à cocher "listes de prix de vente" et "Liste de prix simple - Editeur" dans le cas où des listes ont l'option "éditable par produit" (voir ci-dessous) :

S'il existe des exceptions avec un prix autre que la remise appliquée à tout le reste et si oui, cocher :

Dépôts-vendeurs

Demander s'il y a des dépôts vendeurs à créer.

pour les actis qui ont des listes de prix ET des dépôts vendeurs, penser à définir quelle liste de prix utiliser sur les "produits consignés" (dépôt vente) :

Autre

Dans les paramètres de configuration (Configuration >> Paramètres généraux >> Achats), cliquer sur "verrouiller les bons de commandes confirmées" et Sauvegarder :

Faire quelques tests en base de test (à partir du lendemain donc) pour vérifier que tout fonctionne bien.

Articles spéciaux à créer (bon d'achat, taxe interfel, consignes...)

Intégration des articles et fournisseurs (pour une épicerie)

Faire remplir le fichier par l'activité (pas en ligne sur le nuage, cela craquerait les formules et contrôles intégrés). Une fois que c'est ok, Quentin réalise l'intégration, d'abord en base de test, puis en prod si tout est ok.

Serveurs de mail sortant

Depuis juin 2023, on peut paramétrer une boîte mail d'envoi par activité.
Cela permet d'éviter que chaque activité usurpe l'identité de serveurs@grap.coop, et donc que les mails s'envoient mieux et soient moins considérés comme spams - notamment par les Google et autre Yahoo.

Pour voir tous les paramétrages de tout le monde, et copier le paramétrage qui va bien, se mettre en ALL - | Groupe | et se rendre dans Configuration > Technique > Serveurs de courriels sortants (ici chez Grap, ici chez Caap).

Car le but du jeu est de récupérer une boîte mail de l'activité qui servira de relais pour envoyer les mails. Et cette boîte mail peut être héberger chez Gandi, OVH, Infomaniak etc etc. Et chaque fournisseur a son paramétrage particulier.

Étape 1 : trouver la boîte mail qui servira de relais.
On s'est dit que le mieux ça serait que l'acti ait une boîte dédiée (et pas leur contact@) pour deux raisons :
- le service informatique aurait le mot de passe et l'acti pourra pas le changer sans faire exprès
- si on arrive un jour à faire en sorte que les messages Odoo soient mis dans le dossier "Envoyés", ça sera clean
Si pas possible pas grave.

Étape 2 : récupérer l'identifiant et le mot de passe.

Étape 3

cas 1) Soit la nouvelle acti a un fournisseur déjà utilisé → dupliquer le paramétrage pour récupérer les infos suivantes : Serveur SMTP, Port SMTP, Sécurité de la connexion

cas 2) Soit la nouvelle acti a un fournisseur nouveau dans le game → chercher le fournisseur sur cette page bien faite ou sinon sur Internet "nom du fournisseur + paramétrages SMTP"

Le 29 juin 2023 : mettre une priorité haute à 100 pour que ça soit le paramétrage pris.
Mais ça, ça va changer à la prochaine mise à jour, donc demandez à Quentin en cas de doute

On peut vérifier que tout va bien avec le bouton "Test de connexion" (qui n'envoie pas de mail, pas de soucis) !