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INT - Entrée / sortie d'une personne

Arrivée d'une nouvelle personne

Formulaire

(proposition SF)

Récupérer les différentes infos nécessaires via ce formulaire
Création de comptes
Gmail
  • Création du compte Google
  • Rattachement aux différents groupes (listes mailing)

https://admin.google.com/
Librairie
  • Création du compte dans Préférences > Utilisateurs : rôles GRAP, Equipe interne, Public (sans compte).

la langue préférée par défaut est l’anglais => penser à mettre « français »
Odoo
  • Créer un compte en s'inspirant d'un profil existant (Autres options > Dupliquer)
  • Attribuer un mot de passe : dans Autres options > Modifier le mot de passe
  • Créer une fiche "Personne" dans l'annuaire GRAP
Nextcloud
  • Création d'un compte (s'inspirer d'un compte existant pour les différents groupes à attribuer).

Penser à se connecter en tant que la personne pour déplacer les éléments de "Partagés avec toi" à la racine.
Framateam
  • Création d'un compte

  • Rattachement aux canaux privés

Vérifier les accès et noter les identifiants et mots de passe dans le Keepass.
Mail de bienvenue Envoyer les liens et identifiants par mail à la personne (on aura besoin de son mail perso).

Pour les mots de passe, utiliser framabin.

Préparation de l'ordi

Sur Ubuntu et Windows et Mac

 

Que sur Ubuntu

  • Si problème de superposition des fenêtres d'une même appli (ex. Thunderbird), mettre la ligne de code suivante dans le terminal :
  • gsettings set org.gnome.shell.extensions.dash-to-dock click-action 'previews'
  • Installer Nextcloud en local :
    • dans le terminal, saisir successivement les 3 lignes de commande ci-dessous (touche entrée entre chaque, attendre que les chargements se fassent

sudo apt-add-repository ppa:nextcloud-devs/client
sudo apt update
sudo apt install nextcloud-client nextcloud-client-nautilus

 

le MDP de l’ordi sera nécessaire

 

    • puis synchroniser les fichiers (fin de cette procédure) et déplacer les dossiers qui par défaut sont dans le dossier (unique) "Partagé avec toi"

Que sur Windows

  • Installer Nextcloud
  • Installer Ccleaner version gratuite
    • Attention à bien décliner l'ajout d'AVG Antivirus Free
    • Le passer une première fois
    • En profiter pour désinstaller les applications Xbox, Skype, Office, Microsoft Onedrive et Pay
    • Pour enlever les trucs au démarrage inutile
  • Installer Spybot Search & Destroy
    • Attention à bien décliner pour l'ajout d'Opéra et installer la version gratuite
  • Enlever de la barre des tâches Cortana, et Edge
  • Enlever les warnings dans les paramètres sécurité et activer la sécurité des applications par Windows
  • Activer Windows avec la clé d'activation dite "clé produit" situé sous l'ordinateur
    • Si pas de clé ou perdu, on peut enlever le watermark comme ceci :
      • Dans Démarrer, Rechercher, taper cmd.
      • Clic droit sur cmd.exe, sélectionner Exécuter en tant que administrateur.
      • une fenêtre cmd affiche alors et tape ceci : slmgr /rilc
      • Puis cela : slmgr /rearm
      • Puis redémarrer

 

 

Paramétrage imprimante / scanner
Imprimante

Sur Ubuntu :

Dans Paramètres > Imprimantes, ajouter l'imprimante (doit être détectée).

Puis cliquer sur

image-1618910122062.png

 

image-1618910098479.png

Et Imprimante > Propriétés > Options des tâches d'impression

 

Dans options avancées ajouter une nouvelle option (que l’on nomme « Code GRAP » puis ajouter) et saisir:

user -o UserCode=4732

(4732 étant le code défini pour Grap)

image-1618910212490.png

 

Sur Windows

  • Installer la dernière version du driver (PCL 6 Driver) sous : http://support.ricoh.com/bb/html/dr_ut_e/rc3/model/mpc200/mpc200.htm

  • Ouvririmage-1643716637225.png ,
  • Si ça trouve pas, c’est l’IP 192.168.1.251
  • Sélectionner un dossier identifié (type téléchargement) pour enregistrer ("browse") puis dézipper ("unzip")

    image-1643716585721.png

  • Cliquer ensuite surimage-1643716453684.png

  • Accepter le contrat de licence ("d'accord")

  • Cocher « Réseau »,

    image-1643716537234.png

  • choisir l’imprimante « MP_C2004 » et faire défiler les étapes avec « Suivant » et « Terminer ».

  • Supprimer tous les fichiers d'installation (plus besoin)
  •  Rechercher l’imprimante RICOH MP C2004 PLC6 dans les périphériques. Dans « préférences d’impression », paramétrage détaillés, configuration travail, mettre le code utilisateur (4732 pour GRAP).
Scanner
  • Paramétrer le compte depuis l’imprimante ou en ligne (saisir 192.168.1.251 dans la barre de recherche. Ne fonctionne que si on est connecté sur le réseau du GIE).
  • Connexion : admin (voir MDP dans Keepass).
  • Gestion de périphérique > carnet d’adresse > ajouter un utilisateur (attention affichage bouton du bas nul : petites flèches en bas à droite pour voir).
  • Cocher « destinataire email »
  • Vs suivant
  • Saisir le prénom, choisir le titre (cf. 1è lettre prénom). "Ajouter à fréquent" => OFF.
  • Vs suivant
  • Adresse email
  • Coche en dessous : non
  • puis OK.

https://nuage.grap.coop/apps/onlyoffice/s/gie_install

Agendas partagés

Envoyer des invitations pour les agendas partagés (GRAP Agenda) : réservation de salles, etc.
3CX

 

Signaler à Encom l'arrivée de la nouvelle personne, dans quel pôle et dans quel lieu géographique (Lyon ou DrômeDie...) elle se trouve.

 

À envoyer à ticket@encom-conseil.fr
Au cas où : notre contact est Rémi Urbain - 01 73 30 00 03 - remi.urbain@encom-conseil.fr / Notre code client : CL2650

 

Départ d'une personne

Suppression de comptes
Gmail
  • Suppression du compte Google => indiquer une adresse de récupération des données

https://admin.google.com/
Librairie
  • Suppression du compte dans Préférences > Utilisateurs
    • Et migration de la propriété vers un·e autre utilisateur·rice
  • Mise à jour du document « les listes mails de la coop »
Odoo
  • Désactiver le compte
  • Désactiver la fiche "Personne" dans l'annuaire GRAP
Nextcloud
  • Désactivation du compte

 

  • Plus tard, suppression du compte après avoir récupéré les données si besoin (voir avec une personne du pôle). Pour voir ce qu'il y a sur le compte, prendre l'identité de la personne (cf fonction impersonate).
Framateam
  • Suppression des canaux privés

Données sur l'ordi et formatage

D'un point de vue RGPD, nous n'avons pas à fouiller dans les données personnelles d'une personne sans son accord. Cela doit être fait de façon proportionné. Donc par défaut, on ne fait rien.

 

  • Avant le départ de la personne, demander à la personne de gérer ses données personnelles car l'ordinateur va être réinitialisé.

 

  • Le mieux est après de créer une nouvelle session sur l'ordinateur avec les droits d'administrateur·rices.

 

  • Le moment adéquate, on supprimera le compte.

Imprimante / scanner
  • Supprimer l'utilisateur à l'adresse 192.168.1.251 (connexion en tant qu'admin - voir mot de passe dans le Keepass, menu Gestion de périphériques).

3CX
  • Demander la suppression du compte

Mail à Ticket Support Encom <ticket@encom-conseil.fr> / Notre code client : CL2650

 

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