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Entrée / sortie d'une personne dans l'équipe interne

Arrivée d'une nouvelle personne

Formulaire

(proposition SF)

Récupérer les différentes infos nécessaires via ce formulaire

Création de comptes
Gmail
  • Création du compte Google
  • Rattachement aux différents groupes (listes mailing)

https://admin.google.com/

Librairie
  • Création du compte dans Préférences > Utilisateurs : rôles Editeur-trice, Lecteur-trice, Public, Equipe interne.

la langue préférée par défaut est l’anglais => penser à mettre « français »

Odoo
  • Créer un compte en s'inspirant d'un profil existant (Autres options > Dupliquer)

pour dupliquer une fiche, il faut être connecté sur la même « société » que la personne

  • Attribuer un mot de passe : dans Autres options > Modifier le mot de passe
  • Créer une fiche "Personne" dans l'annuaire GRAP
Nextcloud
  • Création d'un compte (s'inspirer d'un compte existant pour les différents groupes à attribuer).
Framateam
  • Création d'un compte

  • Rattachement aux canaux privés

Vérifier les accès et noter les identifiants et mots de passe dans le Keepass.

Mail de bienvenueEnvoyer les liens et identifiants par mail à la personne (on aura besoin de son mail perso).

Pour les mots de passe, utiliser framabin.

Préparation de l'ordi
sur windows ou mac

=> https://librairie.grap.coop/books/nextcloud/page/synchronisation-des-fichiers-sur-windowsmac

sur ubuntu :
  • dans le terminal, saisir successivement les 3 lignes de commande ci-dessous (touche entrée entre chaque, attendre que les chargements se fassent

sudo apt-add-repository ppa:nextcloud-devs/client
sudo apt update
sudo apt install nextcloud-client nextcloud-client-nautilus

le MDP de l’ordi sera nécessaire

 

puis synchroniser les fichiers (fin de cette procédure) et déplacer les dossiers qui par défaut sont dans le dossier (unique) "Partagé avec toi"

Paramétrage imprimante / scanner
Imprimante

Sur Ubuntu :

Paramètres d’imprimantes supplémentaires > propriété de l'imprimante > options des tâches d'impression

Dans options avancées ajouter une nouvelle option (que l’on nomme « Code GRAP » puis ajouter) et saisir:

user -o UserCode=4732

4732 pour Grap

 

bien donner les droits à la création d’un nouveau  compte

droits d’imprimer, scanner etc

 

Sur Windows

  • Installer la dernière version du driver (PCL 6 Driver) sous : http://support.ricoh.com/bb/html/dr_ut_e/rc3/model/mpc200/mpc200.htm

  •  

    Ouvrir, dézipper et enregistrer dans un dossier identifié (type « Téléchargement ») : le fichier se nomme « RV_SETUP ».

  • Si ça trouve pas, c’est l’IP 192.168.1.251

  • Cocher « Réseau », choisir l’imprimante « MP_C2004 » et faire défiler les étapes avec « Suivant » et « Terminer ».
  • Supprimer tous les fichiers d'installation (plus besoin)
  •  Rechercher l’imprimante RICOH MP C2004 PLC6 dans les périphériques. Dans « préférences d’impression », paramétrage détaillés, configuration travail, mettre le code utilisateur (4732 pour GRAP).
Scanner
  • Paramétrer le compte depuis l’imprimante ou en ligne (saisir 192.168.1.251 dans la barre de recherche. Ne fonctionne que si on est connecté sur le réseau du GIE).
  • Connexion : admin (voir MDP dans Keepass).
  • Gestion de périphérique > carnet d’adresse > ajouter un utilisateur (attention affichage bouton du bas nul : petites flèches en bas à droite pour voir).
  • Cocher « destinataire email »
  • Vs suivant
  • Saisir le prénom, choisir le titre (cf. 1è lettre prénom). "Ajouter à fréquent" => OFF.
  • Vs suivant
  • Adresse email
  • Coche en dessous : non
  • puis OK.

https://nuage.grap.coop/apps/onlyoffice/s/gie_install

Agendas partagés

Envoyer des invitations pour les agendas partagés (GRAP Agenda) : réservation de salles, etc.

3CX

 

Signaler à Encom l'arrivée de la nouvelle personne, dans quel pôle et dans quel lieu géographique (Lyon ou DrômeDie...) elle se trouve

Contact : Rémi Urbain - 01 73 30 00 03 - remi.urbain@encom-conseil.fr / Notre code client : CL2650

 

Départ d'une personne

Suppression de comptes
Gmail
  • Suppression du compte Google => indiquer une adresse de récupération des données

https://admin.google.com/

Librairie
Odoo
  • Désactiver le compte
  • Désactiver la fiche "Personne" dans l'annuaire GRAP
Nextcloud
  • Suppression du compte après avoir récupéré les données si besoin (voir avec une personne du pôle). Pour voir ce qu'il y a sur le compte, prendre l'identité de la personne (cf fonction impersonate).
Framateam
  • Suppression des canaux privés
Keepass
  • Suppression des identifiants conservés

Récupération des données sur l'ordi et formatage

XXX

Imprimante / scanner
  • Supprimer l'utilisateur à l'adresse 192.168.1.251 (connexion en tant qu'admin - voir mot de passe dans le Keepass, menu Gestion de périphériques).

Agendas partagés
  • Supprimer les invitations pour les agendas partagés (GRAP Agenda) : réservation de salles, etc.

C3X
  • Demander la suppression du compte

Contact : Rémi Urbain - 01 73 30 00 03 - remi.urbain@encom-conseil.fr / Notre code client : CL2650

 

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