Entrée nouvelle activité
En gros, le timing est le suivant :
Mais ceci vaut pour Grap. Voir plus loin la différence entre Grap / Caap et FeP.
1. Envoi d'un mail "Bienvenue"
Voici un mail type :
Bonjour !
Je suis Sandie, je fais partie du pôle informatique de GRAP, bienvenue !
- Je vous envoie ce mail pour que l'on se trouve un moment (~1h) où l'on parlera :
- de ce que fait/et ne fais pas le service informatique (Sylvain, Quentin et moi),
- du rétro planning à venir jusqu'à votre ouverture pour préparer la base article et fournisseurs, les 1ères commandes etc. (pour une épicerie)
=> Mes dispos sur les 2 prochaines semaines : xxx.
- En plus de ça, il faudra prévoir un 2ème temps pour vous former à nos deux outils principaux :
- Nextcloud pour la gestion de documents. Ça prend ~1h, c'est chouette de le faire assez rapidement pour pouvoir bien bosser avec xx (accompagnateur), le pôle social et le pôle compta notamment.
- Odoo le logiciel pro pour gérer votre métier numériquement.
J'attends votre réponse et je vous souhaite une belle journée 😁
Sandie
2. Rendez-vous "Que fait le service informatique ?"
Basé sur ce document, on parcoure le périmètre de service du pôle.
On en profite pour faire un point sur les besoins matériels (voir point 3.), et si l'activité est une épicerie, lui parler du document d'intégration des articles et fournisseurs.
Ce document est à envoyer par mail et non à ouvrir en ligne sur Nextcloud => les cellules bloquées et alerteurs visuels seraient scratchés.
Il faut également déterminer une date de formation et parler de la journée d'ouverture.
Check-list des infos à demander :
pour la création du compte Odoo :
| Nom commercial, raison sociale | |
| Logo, photos des personnes, | |
| Adresse, tel (fixe), mail, site web, ... | |
| N° TVA, n° SIRET |
Pour une acti intégrée :
|
| Certification bio ? O/N ? Si oui, organisme certificateur | |
| Prix exprimés en HT ou TTC ? | HT étant une exception. Question à poser à des activités de transfo ou de service qui traitent avec des pros. |
| PdV ? combien ? Horaires à afficher sur le ticket de caisse | |
| Gestion d'emplacements ? de plans de table ? | |
| Dépôt vente ? O/N | |
| Liste de prix | |
| Catégories fiscales nécessaires ? | |
| Journaux de paiement nécessaires (+ RIB) ? | Voir sur Nextcloud\2. ACTIVITÉS\00. GRAP Intégrées\RIB |
| Date de clôture du 1er exercice comptable | 31/12 pour les actis intégrées |
| Si acti intégrée : avec quelle acti ils feraient des transactions internes ? | |
| Utilisation de LOG ? |
Autre :
- le nom de domaine, les adresses mails / redirections à créer
- le matériel à prévoir
Le mail que j'envoie suite au RDV : ICI.
3. Gestion matos
Voir la fiche dédiée : ici
Penser à paramétrer la prise en main à distance sur Meshcentral.
4. Création d'un compte Nextcloud
Voir la fiche dédiée : ici
5. Création sous Odoo
Voir la fiche dédiée : ici
6. Ajout de l'activité sur Openstreetmap
Voir la fiche dédiée : ici
7. Rattachement aux Groupes (listes mails) sur Gandi
8. Mise à jour de la fiche "Liste de mails" dans la librairie
9. Ajout du contact téléphonique sur l'annuaire 3CX
10. Facultatif : achat d'un nom de domaine et création de messagerie et redirections sous Gandi
Aller dans Noms de domaine >> Acheter.
Vérifier que le nom choisi n'existe pas encore et suivre la procédure d'achat.
Pense bête : en activant la signature DKIM, on réduit le risque que les mails soient considérés comme des Spams.
11. Formation
Elle porte sur Odoo, mais aussi sur le nuage, framateam, la librairie, Graptube et parfois sur les mails (installation de Thunderbird...).
Voir les memos formation > ICI <
Les différences de process Grap / Caap / FeP
| Entrée d'une nouvelle acti dans GRAP | Entrée d'une nouvelle acti dans CAAP |
Entrée d'une nouvelle acti dans FEP |
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