Entrée nouvelle activité

Penser à compléter au fur et à mesure le document "Check list arrivées" sur le nuage.

1. Envoi d'un mail "Bienvenue"

Voici un mail type :

Bonjour !

Je suis Sandie, je fais partie du pôle informatique de GRAP, bienvenue !

• Je vous envoie ce mail pour que l'on se trouve un moment (~1h) où l'on parlera :
• de ce que fait/et ne fais pas le service informatique (Sylvain, Quentin et moi),
• du rétro planning à venir jusqu'à votre ouverture pour préparer la base article et fournisseurs, les 1ères commandes etc. (pour une épicerie)

=> Mes dispos sur les 2 prochaines semaines : xxx.

• En plus de ça, il faudra prévoir un 2ème temps pour vous former à nos deux outils principaux :

• Nextcloud pour la gestion de documents. Ça prend ~1h, c'est chouette de le faire assez rapidement pour pouvoir bien bosser avec xx (accompagnateur), le pôle social et le pôle compta notamment.
• Odoo le logiciel pro pour gérer votre métier numériquement.

J'attends votre réponse et je vous souhaite une belle journée 😁

Sandie

2. Rendez-vous "Que fait le service informatique ?"

Basé sur ce document, on parcoure le périmètre de service du pôle.

On en profite pour faire un point sur les besoins matériels (voir point 3.), et si l'activité est une épicerie, lui parler du document d'intégration des articles et fournisseurs.

Ce document est à envoyer par mail et non à ouvrir en ligne sur Nextcloud => les cellules bloquées et alerteurs visuels seraient scratchés.

Il faut également déterminer une date de formation et parler de la journée d'ouverture.

A l'issue, compléter le document "Check list arrivées" sur le nuage.

Check-list des infos à demander :

pour la création du compte Odoo :

• Nom commercial, raison sociale
• Logo, photos des personnes,
• Adresse, tel (fixe), mail, site web, ...
• N° TVA, n° SIRET
• Certification bio ? O/N ? Si oui, organisme certificateur
• Prix exprimés en HT ou TTC ?
• PdV ? combien ? Horaires à afficher sur le ticket de caisse
• Gestion d'emplacements ? de plans de table ?
• Dépôt vente
• Liste de prix
• Catégories fiscales nécessaires ?
• Journaux de paiement nécessaires (+ RIB) ?
• Date de clôture du 1er exercice comptable
• Si acti intégrée : avec quelle acti ils feraient des transactions internes ?
• Utilisation de LOG ?

Autre :

• le nom de domaine, les adresses mails / redirections à créer
• le matériel à prévoir

Le mail que j'envoie suite au RDV : ICI.

3. Gestion matos

Voir la fiche dédiée : ici

4. Création d'un compte Nextcloud

Voir la fiche dédiée : ici

5. Création sous Odoo

Voir la fiche dédiée : ici

6. Rattachement aux Groupes (listes mails) sur Google Admin

7. Mise à jour de la fiche "Liste de mails" dans la librairie

8. Facultatif : achat d'un nom de domaine et création de messagerie et redirections sous Gandi

Aller dans Noms de domaine >> Acheter.

Vérifier que le nom choisi n'existe pas encore et suivre la procédure d'achat.

Pense bête : en activant la signature DKIM, on réduit le risque que les mails soient considérés comme des Spams.

9. Règles de re-routage sur la messagerie Gmail serveur@grap.coop

Voir la fiche dédiée : ici