Entrée nouvelle activité

Penser à compléter au fur et à mesure le document "Check list arrivées" sur le nuage.

1. Envoi d'un mail "Bienvenue"

Voici un mail type :

Bonjour !

Je suis Sandie, je fais partie du pôle informatique de GRAP, bienvenue !

• Je vous envoie ce mail pour que l'on se trouve un moment (~1h) où l'on parlera :
• de ce que fait/et ne fais pas le service informatique (Sylvain, Quentin et moi),
• du rétro planning à venir jusqu'à votre ouverture pour préparer la base article et fournisseurs, les 1ères commandes etc. (pour une épicerie)

=> Mes dispos sur les 2 prochaines semaines : xxx.

• En plus de ça, il faudra prévoir un 2ème temps pour vous former à nos deux outils principaux :

• Nextcloud pour la gestion de documents. Ça prend ~1h, c'est chouette de le faire assez rapidement pour pouvoir bien bosser avec xx (accompagnateur), le pôle social et le pôle compta notamment.
• Odoo le logiciel pro pour gérer votre métier numériquement.

J'attends votre réponse et je vous souhaite une belle journée 😁

Sandie

2. Rendez-vous "Que fait le service informatique ?"

Basé sur ce document, on parcoure le périmètre de service du pôle.

On en profite pour faire un point sur les besoins matériels (voir point 3.), et si l'activité est une épicerie, lui parler du document d'intégration des articles et fournisseurs.

Ce document est à envoyer par mail et non à ouvrir en ligne sur Nextcloud => les cellules bloquées et alerteurs visuels seraient scratchés.

Il faudrait également déterminer une date de formation et parler de la journée d'ouverture.

A l'issue, compléter le document "Check list arrivées" sur le nuage.

Check-list des infos à demander :

pour la création du compte Odoo :

• Nom commercial, raison sociale
• Logo, photos des personnes,
• Adresse, tel (fixe), mail, site web, ...
• N° TVA, n° SIRET
• Certification bio ? O/N ? Si oui, organisme certificateur
• Prix exprimés en HT ou TTC ?
• PdV ? combien ? Horaires à afficher sur le ticket de caisse
• Gestion d'emplacements ? de plans de table ?
• Dépôt vente
• Liste de prix
• Catégories fiscales nécessaires ?
• Journaux de paiement nécessaires (+ RIB) ?
• Date de clôture du 1er exercice comptable
• Si acti intégrée : avec quelle acti ils feraient des transactions internes ?

Autre :

• le nom de domaine, les adresses mails / redirections à créer
• le matériel à prévoir

3. Gestion matos

sudo apt install xserver-xorg-input-evdev
sudo apt remove xserver-xorg-input-libinput 

Section "InputClass"
    Identifier  "calibration"
    MatchProduct    "WCOM50C1:00 2D1F:5143"
    Option  "Calibration"   "41 25961 496 16806"
    Option  "SwapAxes"  "0"
EndSection

# Si on a un résultat comme ça, c'est qu'on a pas redémarré l'ordi après l'installation et le remove qu'il fallait faire :

Section "InputClass"
Identifier "calibration"
MatchProduct "ELO Touch Solutions ELO Touch Solutions AccuTouch 2218 "
Option "MinX" "81"
Option "MaxX" "65582"Option "MinY" "165"
Option "MaxY" "65402"Option "SwapXY" "0" # unless it was already set to 1
Option "InvertX" "0" # unless it was already set
Option "InvertY" "0" # unless it was already set
EndSection

Compléments : https://nuage.grap.coop/s/install_caisse

4. Création d'un compte Nextcloud

Voir la fiche dédiée : ici

5. Création sous Odoo

Initialisation

Aller dans Configuration >> Utilisateurs et sociétés >> Créer une nouvelle société :

• Nom : à encadrer par le caractère "| "
• Code : trigramme

• 	Acti intégrée	Acti associée
  Type fiscal	Integrated Company	Normal
  Société mère	| GRAP SCIC SA |	| Groupe |

Valider par un clic sur "Créer une société", noter le mot de passe dans le Keepass et fermer.

Paramétrages sur la société

Paramétrages liés au stock

Comptabilité

• Pour les actis associées : Journaux
  
  • Renommer (code + nom + séquence) : CSH1 en CS / BNK1 en BP / => reporter dans le champ "code EBP"
  • Modifier les séquences :
    • le nom : BP Séquence / VTAV Séquence / ACAV Séquence

      

    • le champ "Préfixe" => remplacer "year" par "y", "RVT" par "VTAV", "RAC" par "ACAV"

  • 

  • Idem pour les séquences VT, AC et CB : remplacer "CB/%(range_year)s/" par "CB/%(range_y)s/"

Pour vérifier, aller dans Configuration >> Technique >> Séquences et Identifiants >> Séquences et filtrer sur la société :

• • Créer TR, CH, CB, ... en s'inspirant d'une autre activité
  • Pour CS : renommer "liquidités" en "espèces" ET changer le compte : 5311 au lieu de 5301
    • + Si PdV : pour le journal espèces, aller dans paramètres avancés et indiquer le modèle de caisse par défaut :

      

  • créer les exercices dans Facturation >> Configuration >> Exercices comptables :
    
    • si la date de clôture comptable n'est pas le 31/12 : appeler SLG
    • sinon, cliquer sur créer xxx

Catégories fiscales

• Pour les actis associées, aller dans Facturation >> Configuration >> Catégories fiscales et supprimer les catégories non utiles pour l'acti.
  
• Pour les actis intégrées, créer les catégories fiscales dans Facturation >> Configuration >> Catégories fiscales : "Pas de taxe - réservé au service Comptabilité" puis une catégorie par type de TVA utile pour la société.

• ne pas dupliquer les catégories fiscales mais les créer "à la main", en appuyant sur créer (car sinon ça duplique une caractéristique qui fait chier le script d'intégration).

Dans Facturation >> Plan comptable cocher "exporter avec code de taxe" sur les comptes 701 et 707

Positions fiscales

• Décocher sur chaque position fiscale le "Détecter automatiquement" qui met une position fiscale par défaut (alors qu'on veut que ça soit géré par clien·te)
• Renommer les positions fiscales en mettant le trigramme devant
• Trier les positions fiscales pour mettre les principales en haut

Une position fiscale se met automatiquement sur ton devis, provoquant par exemple une TVA à 0% ?
Cela est dû à cette coche "Détecter automatiquement" qui porte mal son nom

Point de vente

Prérequis : avoir créé un type d'opération pour chaque point de vente dans Inventaire >> Configuration >> Types d'opérations par duplication d'un autre type d'opération : => à voir SLG

Aller également dans Point de vente >> Configuration >> Motifs de mouvement d'argent créer les mouvements suivants :

Puis créer le point de vente en lui-même dans Point de vente >> Configuration >> Point de vente en s'inspirant d'une autre activité.

• sélectionner les périphériques associés à la caisse (TPE, imprimante tickets de caisse...), sachant que cocher la balance correspond à l'action de peser les aliments en vrac même si la balance n'est pas reliée à Odoo.

Il faudra configurer la "nomenclature de code-barre" (sans quoi on ne peut pas finaliser la création du point de vente !) : recopier une autre acti :

• Sélectionner "Input the Gross Weight manually" dans le champ "Gross Weight Input Method" (sauf si balance connectée) :
  

  

• Appliquer les montants TTC dans la partie "Tarif",
• Afficher les listes de prix de vente,
• Sélectionner les moyens de paiement : CB; Chèques, Espèces, TR, monnaie locale...
  

Pour les espèces, c'est la coche "contrôle de caisse" qui fait qu'il y a un décompte du fonds de caisse à l'ouverture et la fermeture.

• Personnaliser l'en-tête et pied de ticket de caisse.

Gestion de tables

• Cocher
• PUIS  "Gestion des tables" (créer un étage), et "Notes de commandes" dans la partie "Interface de commande"
  

  

• et plus loin, dans la partie "Factures et reçu", activer le "partage d'addition"

Gestion d'emplacements / lieux de vente

Voir la fiche dédiée.

+ la fiche utilisateur.

Profil utilisateur

• Modifier le mot de passe puis se connecter avec le(s) compte(s) utilisateur(s) associé(s) à la société.
• Mettre à jour les droits d'accès en copiant une autre activité proche.

Transactions internes

Pour les activités intégrées amenées à faire des échanges de produits entre elles : suivre la procédure.

ATTENTION : ne fonctionne pas pour l'instant. impossible de mettre le compte 181 créé dans la fiche société. => voir SLG

Listes de prix de vente

• Demander s'il y a des listes de prix de vente spécifiques à créer :
  • les ajouter au point de vente si point de vente,
  • dans le(s) profil(s) utilisateur(s) de l'acti, penser à cocher "listes de prix de vente" et "Liste de prix simple - Editeur" dans le cas où des listes ont l'option "éditable par produit" (voir ci-dessous) :

S'il existe des exceptions avec un prix autre que la remise appliquée à tout le reste et si oui, cocher :

Dépôts-vendeurs

• Demander s'il y a des dépôts vendeurs à créer.

pour les actis qui ont des listes de prix ET des dépôts vendeurs, penser à définir quelle liste de prix utiliser sur les "produits consignés" (dépôt vente) : 

Autre

• Désabonner aux newsletter weekly digest (valable pour tout nouvel utilisateur / nouvelle société) dans configuration >> Paramètres généraux >> emails récapitulatifs.
• Tester la création d'un fournisseur pour voir si tout se pré-remplit correctement (listes de prix, emplacement client...).

• Dans Configuration >> Sociétés >> Sociétés : compléter la fiche avec logo, adresse, mail, site web, RIB, catégorie, etc.dans configuration des rapports, penser à mettre le format du papier "European A4".
• Si acti associée : donner accès à cette acti aux utilisateurs INT (dans configuration > utilisateurs > onglet droits d'accès).
• Dans Ventes >> Configuration >> Catégories et caractéristiques >> Catégories d'articles, vérifier que la catégorie "Revente " a bien les comptes comptables comme suit :

• Dans les paramètres de configuration (Configuration >> Paramètres généraux >> Achats), cliquer sur "verrouiller les bons de commandes confirmées" et Sauvegarder :

• 

• Pour prévenir "le bugg du fantôme", penser à ajouter la nouvelle acti sur la fiche utilisateur de Julien Weste, sans quoi l'ajout d'un nouvel utilisateur via le point de vente ne sera pas possible. Attention, il faut aller dans la recherche avancée pour ressortir les utilisateurs inactifs.

Faire quelques tests en base de test (à partir du lendemain donc) pour vérifier que tout fonctionne bien.

Intégration des articles et fournisseurs (pour une épicerie)

Faire remplir le fichier par l'activité (pas en ligne sur le nuage, cela craquerait les formules et contrôles intégrés). Une fois que c'est ok, Quentin réalise l'intégration, d'abord en base de test, puis en prod si tout est ok.

6. Rattachement aux Groupes (listes mails) sur Google Admin

7. Mise à jour de la fiche "Liste de mails" dans la librairie

8. Facultatif : achat d'un nom de domaine et création de messagerie et redirections sous Gandi

Aller dans Noms de domaine >> Acheter.

Vérifier que le nom choisi n'existe pas encore et suivre la procédure d'achat.

9. Règles de re-routage sur la messagerie Gmail serveur@grap.coop

Envoi des mails Odoo "en tant que" avec l'adresse de l'acti

Cela répond à 2 objectifs : 1/ avoir l'adresse de contact de l'activité en expéditeur plutôt que serveur@grap.coop : c'est quand même plus propre. 2/ éviter que les mails aillent des les SPAMs (problématique rencontrée 2ème trimestre 2020).

Sous Gmail >> Paramètres >> Comptes et importations >> Envoyer des emails en tant que >> ajouter une autre adresse email :

1. 
2. 
3. L'activité reçoit un email avec soit un lien de validation, soit un code à 9 chiffres qu'il faut saisir :
4. 

Bien choisir l'email de société dans Odoo et pas une autre adresse.

Redirection des mails "adresse introuvable" associés à une acti vers le mail de l'acti en question

(de sorte qu'ils ne restent pas sur la messagerie serveur@ non consultée)

Sous Gmail >> Paramètres >> Transfert et POP/IMAP >> Transfert >> Ajouter une adresse de transfert.

Un mail est envoyé à cette adresse avec de nouveau un lien de validation ou un code à 9 chiffres à renseigner :

Une fois l'adresse validée, aller sous Gmail >> Paramètres >> Filtres et adresses bloquées >> Créer un filtre :

1. 
2. Cliquer sur "Créer un filtre", puis "OK", puis :