Entrée nouvelle activité
Penser à compléter au fur et à mesure le document "Check list arrivées" sur le nuage.
1. Envoi d'un mail "Bienvenue"
Voici un mail type :
Bonjour !
Je suis Sandie, je fais partie du pôle informatique de GRAP, bienvenue !
- Je vous envoie ce mail pour que l'on se trouve un moment (~1h) où l'on parlera :
- de ce que fait/et ne fais pas le service informatique (Sylvain, Quentin et moi),
- du rétro planning à venir jusqu'à votre ouverture pour préparer la base article et fournisseurs, les 1ères commandes etc. (pour une épicerie)
=> Mes dispos sur les 2 prochaines semaines : xxx.
- En plus de ça, il faudra prévoir un 2ème temps pour vous former à nos deux outils principaux :
- Nextcloud pour la gestion de documents. Ça prend ~1h, c'est chouette de le faire assez rapidement pour pouvoir bien bosser avec xx (accompagnateur), le pôle social et le pôle compta notamment.
- Odoo le logiciel pro pour gérer votre métier numériquement.
J'attends votre réponse et je vous souhaite une belle journée 😁
Sandie
2. Rendez-vous "Que fait le service informatique ?"
Basé sur ce document, on parcoure le périmètre de service du pôle.
On en profite pour faire un point sur les besoins matériels (voir point 3.), et si l'activité est une épicerie, lui parler du document d'intégration des articles et fournisseurs.
Ce document est à envoyer par mail et non à ouvrir en ligne sur Nextcloud => les cellules bloquées et alerteurs visuels seraient scratchés.
Il faudrait également déterminer une date de formation et parler de la journée d'ouverture.
A l'issue, compléter le document "Check list arrivées" sur le nuage.
Check-list des infos à demander :
pour la création du compte Odoo :
- Logo, photos des personnes,
- Adresse, tel, mail, site web, ...
- N° TVA, n° SIRET
- Certification bio ? O/N ?
- Prix exprimés en HT ou TTC ?
- PdV ? combien ?
- Catégories fiscales nécessaires ?
- Journaux de paiement nécessaires ?
Autre :
- le nom de domaine, les adresses mails / redirections à créer
3. Gestion matos
| Choix du matériel |
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Paramétrage de l’ordinateur (écran + PC) NB : Ekimia fait déjà pas mal de préparatifs sur mesure |
1er démarrageVoir plaquette Ekimia (fournie avec le matériel) : définition d’un nom d’utilisateur et mot de passe, choix de la langue, du fuseau horaire... Internet :
Si message d'erreur après installation de l'extension Affichage :
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| Pywebdriver
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Rendez-vous ici : https://librairie.grap.coop/books/r%C3%A9serv%C3%A9-au-service-info/page/pywebdriver-installation-ubuntu | |
| Imprimante ticket | Monter + installer le rouleau et faire un test. Donner des rouleaux supplémentaires pour écouler notre stock. |
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| Lecteur de code barre | Activer via Pywebdriver 127.0.0.1
On ne peut pas biper le code sur un écran. Il faut imprimer auparavant. |
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| Afficheur client | Rendes-vous ici : https://librairie.grap.coop/books/r%C3%A9serv%C3%A9-au-service-info/page/pywebdriver-gestion-afficheur-client | |
| Imprimante |
Télécharger Brother Driver en ZIP : Dans le terminal :
Si destinée à être reliée par câble usb :
Si destinée à être utilisée en réseau :
Si on a tapé vite sur “entrée”, quand il demandait l’IP, il en saisit une avec des 0, et ça marche pas. Il faut alors les enlever, dans “Paramètre système” / “Imprimante” / puis, dans la partie URL :
Depuis un poste Windows
Scannerà tester après avoir redémarré l’ordinateur. Ne marche pas avant donc ne pas paniquer ;) Vérifier que les 2 options de scan (doc sur la vitre ou dans le tiroir) fonctionnent.
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| Envoi du matériel |
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| Facturation | Après le démarrage de l’acti pour s’assurer qu’il n’y a pas de besoin complémentaire. |
Compléments : https://nuage.grap.coop/s/install_caisse
4. Création d'un compte Nextcloud
Voir la fiche dédiée : ici
5. Création sous Odoo
Initialisation
Aller dans Configuration >> Utilisateurs et sociétés >> Créer une nouvelle société :
- Nom : à encadrer par le caractère "| "
- Code : trigramme
-
Acti intégrée Acti associée Type fiscal Integrated Company Normal Société mère
| GRAP SCIC SA | | Groupe |
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Acti associée :
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| Onglet "Contact de la société" | Coordonnées postales, tel, mail... |
| Onglet "Information administrative" |
Registre de la société : ne pas renseigner N° TVA : commence en FRxxx Plan comptable : "Plan comptable Général (France)" pour une acti associée seulement, sinon, ne pas renseigner |
| Onglet "Information sur l'utilisateur" |
Coche "créer un utilisateur", puis :
Retenir le mot de passe proposé par défaut (ou en définir un). Un email est envoyé à l'utilisateur. |
Valider par un clic sur "Créer une société", noter le mot de passe dans le Keepass et fermer.
Paramétrages sur la société
| Configuration >> Technique >> Paramètres >> Propriétés de la société |
Objectif : pré-remplir les comptes client et fournisseur dans l'onglet facturation de la fiche contact (sans quoi on ne peut pas créer de contact).
Objectif : pré-remplir les catégories d'articles avec le compte de dépense et le compte de revenu. On aura besoin des ID à 3 chiffres pour product.category (voir tableau ci-dessous) et pour account.account (à trouver dans les URL des comptes de revenus et dépenses du tableau).
Objectif : pouvoir valider un inventaire. Attention : a des impacts aussi sur la fiche article, car si l'ID renseigné n'est pas le bon, on ne peut plus valider de fiche article. |
Paramétrages liés au stock
| Inventaire >> Configuration >> Types d'opérations |
Remplacer le préfixe qui s'est composé automatiquement par "WH/IN" (ou "WH/OUT")
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| Inventaire >> Configuration >> Emplacements | Supprimer le filtre "interne" et créer les emplacements pour les utilisations internes (pertes journalières, dégustation, entretien...) en s'inspirant de ceux d'une autre activité. | ||
| Inventaire >> Configuration >> Types d'utilisation interne |
Créer les utilisations internes (pertes journalières, dégustation, entretien à minima). |
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| Inventaire >> Routes |
Supprimer "Réception en 1 étape" (ne conserver que la route "expédition en 1 étape" | ||
| Inventaire >> Configuration >> Emplacements |
Renommer en trigramme + "Stock" Renommer également l'emplacement parent en "Vue"+ trigramme (qui lui-même ne doit pas avoir d'emplacement parent) :
Retirer ce qui s'est inscrit par défaut dans le champ "Code Barre".
Noter l'identifiant à 4 chiffres contenu dans l'URL pour l'étape ci-dessous :
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| Configuration >> Technique >> Actions >> Paramètrage par défaut de l'utilisateur |
Filtrer sur l'action client "location_id", grouper par société et vérifier que l'on retrouve bien le code à 4 chiffres sur les 3 lignes de la nouvelle société créée :
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Comptabilité
- Pour les actis associées :
- Renommer (code + nom + séquence) : CSH1 en CS / BNK1 en BP /
- Créer TR, CH, CB, etc...
- Si PdV : pour le journal espèces, aller dans paramètres avancés et indiquer le modèle de caisse par défaut :
- créer les exercices dans Facturation >> Configuration >> Périodes >> Exercices.
- Pour toutes les actis : créer les catégories fiscales dans Facturation >> Configuration >> Catégories fiscales : "Pas de taxe - réservé au service Comptabilité" puis une catégorie par type de TVA utile pour la société.
-
ne pas dupliquer les catégories fiscales mais les créer "à la main", en appuyant sur créer (car sinon ça duplique une caractéristique qui fait chier le script d'intégration).
Point de vente
Prérequis : avoir créé un type d'opération pour chaque point de vente dans Inventaire >> Configuration >> Types d'opérations :
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Puis créer le point de vente en lui-même dans Point de vente >> Configuration >> Point de vente en s'inspirant d'une autre activité.
- sélectionner les périphériques associés à la caisse (TPE, imprimante tickets de caisse...), sachant que cocher la balance correspond à l'action de peser les aliments en vrac même si la balance n'est pas reliée à Odoo.
Il faudra configurer la "nomenclature de code-barre" (sans quoi on ne peut pas finaliser la création du point de vente !) : recopier une autre acti : 
- Appliquer les montants TTC dans la partie "Tarif",
- Afficher les listes de prix de vente,
- Sélectionner les moyens de paiement : CB; Chèques, Espèces, TR, monnaie locale...
Pour les espèces, c'est la coche "contrôle de caisse" qui fait qu'il y a un décompte du fonds de caisse à l'ouverture et la fermeture.
- Créer l'article "Erreur de caisse" via le champ "Article utilisé pour résoudre automatiquement les différences de contrôle de la caisse" en s'inspirant d'une autre acti.
- Personnaliser l'en-tête et pied de ticket de caisse.
Pour permettre la vente de produits dont la catégorie interne est "Transformation / xxx / xxx" depuis le point de vente, aller dans Inventaire >> Configuration >> Article >> Catégorie d'article, renseigner les comptes "701" et "601" :
Toujours cocher "exporter avec code de taxe" sur les comptes 701 et 707
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Une référence de commande se créé à la sauvegarde :
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Gestion de tables
- Cocher
- PUIS xxxx
Gestion d'emplacements / lieux de vente
Voir la fiche dédiée.
+ la fiche utilisateur.
Facturation >> Configuration >> Journaux, bien penser à renseigner les comptes de transfert interne pour chaque mode de paiement (CB, espèces, chèques, TR) dans l'onglet "caisse" :
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Profil utilisateur
- Modifier le mot de passe puis se connecter avec le(s) compte(s) utilisateur(s) associé(s) à la société.
- Mettre à jour les droits d'accès en copiant une autre activité proche.
Transactions internes
Pour les activités intégrées amenées à faire des échanges de produits entre elles : suivre la procédure.
ATTENTION : ne fonctionne pas pour l'instant. impossible de mettre le compte 181 créé dans la fiche société.
Listes de prix de vente
- Demander s'il y a des listes de prix de vente spécifiques à créer :
- les ajouter au point de vente si point de vente,
- dans le(s) profil(s) utilisateur(s) de l'acti, penser à cocher "listes de prix de vente" et "GRAP - Responsable Liste de prix" dans le cas où des listes ont l'option "éditable par produit" (voir ci-dessous) :
S'il existe des exceptions avec un prix autre que la remise appliquée à tout le reste et si oui, cocher :
Dépôts-vendeurs
- Demander s'il y a des dépôts vendeurs à créer.
pour les actis qui ont des listes de prix ET des dépôts vendeurs, penser à définir quelle liste de prix utiliser sur les "produits consignés" (dépôt vente) : 
Autre
- Désabonner aux newsletter weekly digest (valable pour tout nouvel utilisateur / nouvelle société) dans configuration >> Paramètres généraux >> emails récapitulatifs.
- Tester la création d'un fournisseur pour voir si tout se pré-remplit correctement (listes de prix, emplacement client...).
- Dans Configuration >> Sociétés >> Sociétés : compléter la fiche avec logo, adresse, mail, site web, RIB, catégorie, etc.dans configuration des rapports, penser à mettre le format du papier "European A4".
- Dans Ventes >> Configuration >> Catégories et caractéristiques >> Catégories d'articles, vérifier que la catégorie "Revente " a bien les comptes comptables comme suit :
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- Dans les paramètres de configuration (Configuration >> Paramètres généraux >> Achats), cliquer sur "verrouiller les bons de commandes confirmées" et Sauvegarder :
-
Dans l'annuaire Odoo, ajouter une fiche pour la société dans "Activités" (avec le logo) + une fiche pour les personnes liées à cette activité.
-
Pour prévenir "le bugg du fantôme", penser à ajouter la nouvelle acti sur la fiche utilisateur de Julien Weste, sans quoi l'ajout d'un nouvel utilisateur via le point de vente ne sera pas possible. Attention, il faut aller dans la recherche avancée pour ressortir les utilisateurs inactifs.
Faire quelques tests en base de test (à partir du lendemain donc) pour vérifier que tout fonctionne bien.
Intégration des articles et fournisseurs (pour une épicerie)
Faire remplir le fichier par l'activité (pas en ligne sur le nuage, cela craquerait les formules et contrôles intégrés). Une fois que c'est ok, Quentin réalise l'intégration, d'abord en base de test, puis en prod si tout est ok.
6. Rattachement aux Groupes (listes mails) sur Google Admin
7. Mise à jour de la fiche "Liste de mails" dans la librairie
8. Facultatif : achat d'un nom de domaine et création de messagerie et redirections sous Gandi
Aller dans Noms de domaine >> Acheter.
Vérifier que le nom choisi n'existe pas encore et suivre la procédure d'achat.
9. Règles de re-routage sur la messagerie Gmail serveur@grap.coop
Envoi des mails Odoo "en tant que" avec l'adresse de l'acti
Cela répond à 2 objectifs : 1/ avoir l'adresse de contact de l'activité en expéditeur plutôt que serveur@grap.coop : c'est quand même plus propre. 2/ éviter que les mails aillent des les SPAMs (problématique rencontrée 2ème trimestre 2020).
Sous Gmail >> Paramètres >> Comptes et importations >> Envoyer des emails en tant que >> ajouter une autre adresse email :
- L'activité reçoit un email avec soit un lien de validation, soit un code à 9 chiffres qu'il faut saisir :
Bien choisir l'email de société dans Odoo et pas une autre adresse.
Redirection des mails "adresse introuvable" associés à une acti vers le mail de l'acti en question
(de sorte qu'ils ne restent pas sur la messagerie serveur@ non consultée)
Sous Gmail >> Paramètres >> Transfert et POP/IMAP >> Transfert >> Ajouter une adresse de transfert.
Un mail est envoyé à cette adresse avec de nouveau un lien de validation ou un code à 9 chiffres à renseigner :
Une fois l'adresse validée, aller sous Gmail >> Paramètres >> Filtres et adresses bloquées >> Créer un filtre :
- Cliquer sur "Créer un filtre", puis "OK", puis :
