Entrée nouvelle activité

En gros, le timing est le suivant :

Mais ceci vaut pour Grap. Voir plus loin la différence entre Grap / Caap et FeP.

1. Envoi d'un mail "Bienvenue"

Voici un mail type :

Bonjour !

Je suis Sandie, je fais partie du pôle informatique de GRAP, bienvenue !

• Je vous envoie ce mail pour que l'on se trouve un moment (~1h) où l'on parlera :
• de ce que fait/et ne fais pas le service informatique (Sylvain, Quentin, Michaël et moi),
• du rétro planning à venir jusqu'à votre ouverture pour préparer la base article et fournisseurs, les 1ères commandes etc. 

=> Mes dispos sur les 2 prochaines semaines : xxx.

• En plus de ça, il faudra prévoir un 2ème temps pour vous former à nos deux outils principaux :

• Nextcloud pour la gestion de documents. Ça prend ~1h, c'est chouette de le faire assez rapidement pour pouvoir bien bosser avec xx (accompagnateur), le pôle social et le pôle compta notamment.
• Odoo le logiciel pro pour gérer votre métier numériquement.

J'attends votre réponse et je vous souhaite une belle journée 😁

Sandie

2. Rendez-vous "Que fait le service informatique ?"

Basé sur ce document, on parcoure le périmètre de service du pôle.

On en profite pour faire un point sur les besoins matériels (voir point 3.), et si l'activité est une épicerie, lui parler de l'intégration en masse de ses références produit, fournisseur.ses et potentiellement client.e.s.

Il faut également déterminer une date de formation et parler de la journée d'ouverture + d'ores et déjà caler la formation M+3 si possible.

Check-list des infos à demander :

pour la création du compte Odoo :

Nom commercial, raison sociale
Logo, photos des personnes,
Adresse, tel (fixe), mail, site web, ...
N° TVA, n° SIRET	Pour une acti intégrée : TVA = FR 31 790058572 SIREN = 790058572 (le NIC change par contre pour chaque acti)
Certification bio ? O/N ? Si oui, organisme certificateur
Prix exprimés en HT ou TTC ?	HT étant une exception. Question à poser à des activités de transfo ou de service qui traitent qu'avec des pros.
PdV ? combien ? Horaires à afficher sur le ticket de caisse
Gestion d'emplacements ? de plans de table ?
Dépôt vente ? O/N
Porte-monnaie client.s ? O/N
Listes de prix
Catégories fiscales nécessaires ?
Journaux de paiement nécessaires (+ RIB) ?	Voir sur Nextcloud\2. ACTIVITÉS\00. GRAP Intégrées\RIB
Date de clôture du 1er exercice comptable	31/12 pour les actis intégrées
Utilisation de LOG ?

Autre :

• le nom de domaine, les adresses mails / redirections à créer
• le matériel à prévoir

Le mail que j'envoie suite au RDV : ICI.

3. Gestion matos

Matériel de caisse sous Ubuntu, on le prépare nous même.
S'il y a exception sur le matériel (Notamment sur l'OS) en raison d'un souci pratique ou financier, on en discuter en SNIF.

Voir la fiche dédiée : ici

Penser à paramétrer la prise en main à distance sur Meshcentral.

4. Création d'un compte Nextcloud

Voir la fiche dédiée : ici

5. Création sous Odoo

Voir la fiche dédiée : ici

ICI pour V16

6. Ajout de l'activité sur Openstreetmap

Voir la fiche dédiée : ici

7. Rattachement aux Groupes (listes mails) sur Ouvaton via Sympa

8. Mise à jour de la fiche "Liste de mails" dans la librairie

9. Ajout du contact téléphonique sur l'annuaire 3CX

10. Ajout du contact mail dans l'annuaire partagé synchronisé avec Thunderbird

11. Facultatif : 

Achat d'un nom de domaine et création de messagerie et redirections chez Ouvaton

Aller dans Domaines >> Acheter un nouveau nom de domaine :

Vérifier la disponibilité et procéder à l'achat du nom de domaine : 

Pour la création d'une boîte mail, aller dans Courriels >> Créer une nouvelle adresse mail

Le domaine qu'on vient d'acheter sera sélectionnable dans le menu déroulant.

12. Formation

Elle se fait en 2 fois :

• Assez rapidement on peut prendre 1h-1h30 pour former au nuage, la librairie, framateam et graptube.
• Ensuite, (et là c'est en présentiel), on forme sur Odoo. A l'occasion de la visite de l'activité, on peut regarder la configuration des mails (installation de Thunderbird...), créer les raccourcis dans Firefox, installer la synchro Nextcloud et surtout Meshcentral.

Voir les memos formation > ICI <

Les différences de process Grap / Caap / FeP

Entrée d'une nouvelle acti dans GRAP	Entrée d'une nouvelle acti dans CAAP	Entrée d'une nouvelle acti dans FEP
voir contenu de toute cette fiche	Transmission tableau avec toutes les infos avant CA d'admission CA mail de la Caap pour nous prévenir que c'est ok ensuite on suit les mêmes étapes que pour Grap	CA d'admission Céline créé le dossier sur le nuage et nous demande d'ajouter dans les mailings Si acti intégrée : création d'un compte sur le nuage formation nuage 1h gestion nom de domaine + mail pro Acti associée Acti intégrée Pas de social via Grap, pas de compte nuage pour l'acti sauf si demande expresse, pas d'administration de nom de domaine / mails pros.   => En gros, on ne fait qu'ajouter l'acti dans les listings ! -Compte nuage + formation -Gestion de nom de domaine / mail pro si besoin -ajout dans les listings