Je suis une activité pivot

Si tu préfères le tutoriel en vidéo :

Créer un·e fournisseur·e

Partie haute

nom, adresse, téléphone, mail, site web, étiquette et la coche "Est une étape" à activer pour les lieux de passage de tournée.

Les contacts mail et téléphone sont à renseigner dès que c'est possible pour permettre aux activités d'échanger avec les fournisseurs et d'envoyer le mail de commande.
De la même façon, la ville, le code postal et le pays sont à renseigner pour permettre la géolocalisation et le calcul de distances à vol d'oiseau (cf menu des tournées).

Certains fournisseurs sont déjà créés, attention à ne pas générer de doublon.

On peut changer la couleur d'étiquette en cliquant dessus et en sélectionnant la couleur de remplacement souhaitée :

Partie intermédiaire :

Sociétés abonnées aux commandes groupées : Mettre ici la liste des activités ayant passé commande la dernière fois.
Société pivot : l'activité qui sert d'interface avec le fournisseur·e
Lieu de dépôt : l'activité qui reçoit la marchandise

Jours entre 2 commandes : en remplissant ce champ, de nouveaux champs de date apparaissent.
- Il s'agit de saisir les éléments de la prochaine commande, sachant que dès que la date est dépassée, les champs s'auto-rempliront pour la suivante en conservant la logique.

Le fait de compléter cette partie génère automatiquement une commande groupée pour les personnes abonnées.

Franco :

on peut paramétrer des franco pour pouvoir passer commande. Un franco concerne le montant en €, et un autre concerne le poids de la commande. À chaque fois on peut paramétrer le franco pour la commande groupée totale ou chaque commande de chaque activité (franco unitaire)

Partie basse

Elle correspond au catalogue du fournisseur. On mettra ici l'intégralité des articles qu'il est susceptible de vendre dans le cadre des commandes groupées, y compris ceux qui sont saisonniers ou en rupture de stock au moment de la création de la fiche.

Pour chaque produit, renseigner :

- Code frs. : si le fournisseur a des codes qu'iel souhaite voir sur le bon de commande
- Nom : le libellé du produit. Il doit permettre à lui seul d'identifier de façon unique le produit chez la fournisseure
- UdM : Unité de mesure. Mettre 01PCE, si les épiceries revendent à la pièce, ou 01kg, si elle revendent au poids.
- UdM Fact Frs : il s'agit de l'unité de mesure de facturation du fournisseur.
  - Dans l'immense majorité des cas, c'est la même que l'unité de mesure (UdM).
  - Quelquefois le frs facture une quantité supérieur : ex : vendeur d’œuf avec prix annoncé pour les 30 oeufs ou pour de la farine, le prix annoncé est pour 25kg.
- UdM Poids / pièce : pour certains produits d'origine animale, l'acheteur commande des unités alors que le produit est vendu à la pièce. Ex : Saucisson vendu 20€ / kg, mais par pièce d'environ 350gr. Dans ce cas, mettre 0,350kg dans ce champs. (cf exemple)
- Package quantity : conditionnement / colisage pour les articles vendus par lots. Si la valeur saisie est 6 par exemple, on ne pourra passer commande que pour des multiples de 6 pièces (correspond à un carton). Dans le cas de l'exemple de la sauce tomate, elle est livrée par carton de 6 pots : le prix de vente est pour 1 pot, mais il n'est pas possible de commander un nombre de pot autre qu'un multiple de 6.

→ A ne renseigner que pour les produits au kilo.

Renseigner dans l'Unité Poids / pièce si elle est défini, ou dans l'unité de fact frs sinon. Ex du saucisson, ils sont vendu par 6 saucissons (soit environ 2,1kg)

- Tarif HT = coût de l'article HT exprimé dans l'unité de mesure de facturation fournisseur.
- Poids : Il s'agit du poids brut du produit (contenant compris, dans le cas des bouteilles, pot de confiture, etc...).

→ A ne renseigner que pour les produits à la pièce. (pour les produits au kilo, on a du coup déjà le poids...)

- Méthode de conservation : à préciser pour les articles à maintenir au frais, voire surgelés (cf exemple "pack glace vanille).
- DLC : renseigner la date minimale garantie à livraison par le fournisseur. Ex. pour un produit avec 21j de DLC, le producteur s'engage à le déposer avec au minimum 15j de DLC résiduelle (cas sauce tomate).
- DLUO : date limite d'utilisation optimale : à remplir lorsqu'elle est inférieure à 3 ou 6 mois. Peut concerner des biscuits, bières, farine, chocolat, ...
- Disp ? : l'objectif est de renseigner tous les articles du fournisseur, mais de pouvoir les désactiver lorsqu'ils ne sont pas en stock (rupture, saisonnalité). Un article dont la coche "peut être acheté" est désactivée ne ressort pas dans les commandes générées
- Nouve. ? : Permet de mettre en avant les nouveaux produits d'un fournisseur. Ce champ s'active automatiquement au rajout d'un produit, et se déactive automatiquement au bout de 60 jours !

Note générale
Il n'est pas possible d'acheter à la pièce et revendre au kilo et inversement.

Gérer ses commandes groupées

Lancer une commande groupée

Retrouver ses fournisseurs

Ça se passe dans l'onglet dédié aux activités pivot : Fonction pivot >> Mes fournisseurs

Commandes récurrentes

Si vous avez rentrer un nombre dans le champ "Jours entre 2 commandes", la prochaine commande groupée se créera automatiquement par Odoo à la date de début d'achat.

Commandes ponctuelles

Depuis la fiche fournisseur :

Générer une commande groupée
Rentrer les informations nécessaires
Ajouter ou enlever des activités
Créer une commande

Communiquer sur une commande

Pour les sociétés abonnées, la commande va apparaitre directement dans leurs commandes.
Ceci dit, il faudra peut-être les relancer, ou motiver d'autres activités à commander : pour cela, vous pouvez partager l'URL de la commande - l'adresse web que l'on trouve en haut du navigateur Internet et qui a cette tête : (faux lien pour l'exemple) https://erp.grap.coop/web#id=152&action=2118&active_id=142&model=joint.buying.purchase.order.grouped&view_type=form&menu_id=1610

Modifier les commandes des autres

En tant qu'activité pivot, vous aurez peut-être besoin de modifier les commandes des autres activités (pour les aider si pas dispo mais besoin de dépasser un franco par exemple).
Vous en avez la possibilité avec le bouton "Commandes" en haut à droite.
Celui-ci vous mène aux commandes groupées de chaque activité, puis vous pouvez modifier les quantités

Fin de la commande

À la date de fin d'achat, l'activité pivot reçoit automatiquement un mail récap pour lui dire de vérifier si tout est ok (franco atteinte, respect de potentielles consignes etc.)

Fin de commande et transmission du PDF

A la date de clôture de la commande, l'activité pivot est alertée par mail.
Avec le lien dans le mail, ille peut se rendre directement sur la commande groupée pour faire quelques vérifications.
Puis envoyer la commande au fournisseur : Commandes groupés >> Fonction pivot >> Mes commandes groupées >> Cliquer sur la commande puis

Dans le mail, le fournisseur trouvera un récapitulatif PDF avec la quantité commandée au global pour chaque article, puis un détail par acheteur.