Créer un·e fournisseur·e et renseigner ses produits

Dans le menu Commandes groupées >> Fournisseurs ,cliquer sur et remplir le formulaire comme suit :

Partie haute

• nom, adresse, téléphone, mail, site web, étiquette et la coche "Est une étape" à activer pour les lieux de passage de tournée.

• Les contacts mail et téléphone sont à renseigner dès que c'est possible pour permettre aux activités d'échanger avec les fournisseurs et d'envoyer le mail de commande.
• De la même façon, la ville, le code postal et le pays sont à renseigner pour permettre la géolocalisation et le calcul de distances à vol d'oiseau (cf menu des tournées).

Certains fournisseurs sont déjà créés, attention à ne pas générer de doublon.

On peut changer la couleur d'étiquette en cliquant dessus et en sélectionnant la couleur de remplacement souhaitée :

Partie intermédiaire :

• Sociétés abonnées aux commandes groupées : Mettre ici la liste des activités ayant passé commande la dernière fois.
• Société pivot : l'activité qui sert d'interface avec le fournisseur·e
• Société dépôt : l'activité qui reçoit la marchandise
• Montant minimum pour la commande groupé : dans son intégralité
• Montant minimum pour un achat : par acheteur·se

• Jours entre 2 commandes : en remplissant ce champ, une partie "commandes récurrentes" apparaît. Il s'agit de saisir les éléments de la prochaine commande, sachant que dès que la date est dépassée, les champs s'auto-rempliront pour la suivante en conservant la logique. Le fait de compléter cette partie génère automatiquement une commande groupée pour les personnes abonnées.

• Franco : on peut paramétrer des franco pour pouvoir passer commande. Un franco concerne le montant en €, et un autre concerne le poids de la commande. À chaque fois on peut paramétrer le franco pour la commande groupée totale ou chaque commande de chaque activité (franco unitaire)

Exemple : paramétrage fournisseur Gonuts

Partie basse

Elle correspond au catalogue du fournisseur. On mettra ici l'intégralité des articles qu'il est susceptible de vendre dans le cadre des commandes groupées, y compris ceux qui sont saisonniers ou en rupture de stock au moment de la création de la fiche.

Pour chaque produit, renseigner :

• • Nom : le libellé du produit. Il doit permettre à lui seul d'identifier de façon unique le produit chez le fournisseur
  • UdM : Unité de mesure. Mettre 01PCE, si les épiceries revendent à la pièce, ou 01kg, si elle revendent au poids.
  • UdM Fact Frs : il s'agit de l'unité de mesure de facturation du fournisseur.
    • Dans l'immense majorité des cas, c'est la même que l'unité de mesure (UdM).
    • Quelquefois le frs facture une quantité supérieur : ex :  vendeur d'oeuf avec prix annoncé pour les 30 oeufs ou pour de la farine, le prix annoncé est pour 25kg.
  • UdM Poids / pièce : pour certains produits, l'acheteur commande des unités alors que le produit est vendu à la pièce, il s'agit bcp des produits d'origine animale. Ex : Saucisson vendu 20€ / kg, mais par pièce d'environ 350gr. Dans ce cas, mettre 0,350kg dans ce champs. (cf exemple)
  • Package quantity : conditionnement / colisage pour les articles vendus par lots. Si la valeur saisie est 6 par exemple, on ne pourra passer commande que pour des multiples de 6 pièces (correspond à un carton). Dans le cas de l'exemple de la sauce tomate, elle est livrée par carton de 6 pots : le prix de vente est pour 1 pot, mais il n'est pas possible de commander un nombre de pot autre qu'un multiple de 6.

→ A ne renseigner que pour les produits au kilo.

Renseigner dans l'Unité Poids / pièce si elle est défini, ou dans l'unité de fact frs sinon. Ex du saucisson, ils sont vendu par 6 saucissons (soit environ 2,1kg)

• • Tarif = coût de l'article HT exprimé dans l'unité de mesure de facturation fournisseur.
  • Poids : Il s'agit du poids brut du produit (contenant compris, dans le cas des bouteilles, pot de confiture, etc...).

→ A ne renseigner que pour les produits à la pièce. (pour les produits au kilo, on a du coup déjà le poids...)

• • Méthode de conservation : à préciser pour les articles à maintenir au frais, voire surgelés (cf exemple "pack glace vanille).
  • DLC : renseigner la date minimale garantie à livraison par le fournisseur. Ex. pour un produit avec 21j de DLC, le producteur s'engage à le déposer avec au minimum 15j de DLC résiduelle (cas sauce tomate).
  • DLUO : date limite d'utilisation optimale : à remplir lorsqu'elle est inférieure à 3 ou 6 mois. Peut concerner des biscuits, bières, farine, chocolat, ...
  • Disp ? : l'objectif est de renseigner tous les articles du fournisseur, mais de pouvoir les désactiver lorsqu'ils ne sont pas en stock (rupture, saisonnalité). Un article dont la coche "peut être acheté" est désactivée ne ressort pas dans les commandes générées
  • New ? : Permet de mettre en avant les nouveaux produits d'un fournisseur. Ce champ s'active automatiquement au rajout d'un produit, et se déactive automatiquement au bout de 60 jours !
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Note générale

• Il n'est pas possible d'acheter à la pièce et revendre au kilo et inversement.

 

Autres façons de renseigner les articles d'un fournisseur :

1. cliquer sur .
2. aller dans le menu Commandes groupés >> Articles.

Dans ce menu "Articles", on retrouve l'ensemble des fiches articles de tous fournisseurs confondus. Il y a des champs supplémentaires, tels que le code barre, la référence interne (nom de l'article chez le fournisseur), le poids, et la possibilité d'ajouter une note.