Avant de se lancer : en quoi consiste l'activité de panier / précommande ?

Interview réalisée auprès de Sylvie Huber (S.) (ex. PZI) et Raphaël Kalfa (R.) (accompagnateur Caap) le 18/04/2024

Quand et pourquoi mettre en place un système de précommande en ligne dans son activité ?

S : activité de panier : il faut préparer en amont. Gain de temps, pour faire du volume en amont. C'est beaucoup de travail la préparation de commandes. Ça permet de ne transporter que l'utile : je commandais en Sicile après avoir eu les commandes des clients. Je n'avais pas de perte. Ensuite, les gens ont changé de façon de fonctionner, ils avaient besoin de plus de spontanéité, donc le délai entre la commande et la récupération était plus court.

C'est impossible à faire sur tous les produits, il faut faire une sélection. La manutention est énorme dès qu'on touche au vrac, je le déconseille, c'est chronophage.

L'outil informatique a énormément simplifié mon travail (le site de précommande avait été créé pour Petits Zestes). L'aspect visuel pourrait être amélioré, mais le reste est très bien. Le lien entre la prépa et la caisse, ça change la vie.

C'était très bien aussi que les gens puissent choisir leur point de livraison et le moment de retrait. ça permettait d'échelonner la préparation.

R : à la Caap, on a des transfos et des épiceries avec un site de précommande, ça ne fonctionne pas de la même manière. Il faut une appétence pour l'outil informatique. J'ai bien compris que ça prenait du temps, à fortiori quand on avait pas d'appétence pour l'outil informatique, surtout pour la mise en place, avec le référencement des articles à mettre sur le site.

Pour nous, le site et son aspect visuel simple et épuré convient très bien.

Le Coin du levain (Clermont) a mis en place le site de précommande dès le départ, et c'est adapté à leur fonctionnement, avec une volonté de 0 pertes (zéro déchets grâce au site de précommande !) : fournil de production pour les habitants du quartier. 20% de chiffre d'affaires vendu via le site de précommande, et le reste en vente aux pros, précommande autrement. La Newsletter et les rappels récurrents renvoient sur les commandes en ligne, ça fonctionne.

NB : on peut affecter une liste de prix aux clients, donc en soit rien n'empêche de faire aussi les ventes aux pros via le site de précommande.

L'épicerie la tournée générale voulait mettre en place un nouveau circuit de distribution en milieu rural. Non associé à une bonne communication, ça n'a pas bien pris, et ça a coûté beaucoup d'énergie qui aurait pu être placée ailleurs.

L'Epiforie va mettre en place un site de précommande lorsqu'iels ont eu plus d'effectifs, et des personnes à l'aise avec les outils informatiques.

Est-ce que c'est vraiment rentable ?

S : Petits Zestes était dans une zone pas passante, il fallait y venir : la précommande était essentielle pour nous, sinon on aurait eu personne. La boutique permettait d'élargir, c'était un plus par rapport aux précommandes. 

On mettait des minimas de commande par article sur le site en ligne, donc les gens qui voulaient moins prenaient dans l'épicerie.

Mais on était nombreux.euses à préparer, c'était chronophage et très physique. Les moments de préparation en équipe, on fermait. C'était difficile de faire à la fois la boutique et la préparation. Pendant le covid, plusieurs activités ont essayé, et se sont rendues compte que c'était énorme.

Ca nous sécurisait sur le chiffre d'affaires prévisionnel, c'était rassurant. Sur une épicerie de centre ville, je ne sais pas si ça a du sens.

R : je ne pense pas que l'on puisse dire que ça soit "rentable". Si le temps et les efforts mis dans le site de précommande était mis ailleurs, ça serait valorisé autrement. Il faut plutôt le voir comme un service supplémentaire proposé aux clients, c'est une manière de communiquer.

Combien de temps ça prend ?

S : la mise en place est assez simple, il y a un bouton "proposer à la eboutique", mais il faut mettre une photo, un texte, parler du producteur, etc. Je peux pas le quantifier en temps. Les rayons fruits et légumes étaient plus vivants que les rayons vracs. Je ne mettais pas tous les articles, surtout quand je n'étais pas sûre d'avoir un produit, je ne le mettais pas. J'avais quand même environ 600 références potentielles dans la eboutique.

Entretenir le site est plutôt simple aussi (activer / désactiver).

C'est la comm. qui prend beaucoup de temps.

Pour la préparation, on faisait 8 à 10 paniers de l'heure. On avait des techniques de prépa : on savait qu'il fallait faire tant de fois 1kg d'oranges, on préparait à l'avance, on disposait puis avec la feuille de commande on piochait dans les sachets que l'on avait préparés. C'était assez fluide ensuite. Pour PZI, il fallait 1,5 voire 2 temps plein de commandes; A un moment, on avait 400 commandes par semaine, on a mis un frein. La personne qui entreposait les éléments était celle qui faisait l'assemblage pour bien savoir où était chaque chose et identifier plus facilement les erreurs.

L'espace de préparation est vachement important.

Chaque client composait son panier avec plein de flexibilité. Il n'y avait pas de panier-type. Cette flexibilité était choisie, mais ça se paie en temps.

R : j'ai été épicier dans des structures avec préparation de paniers. On mettait entre 4 à 6mn par panier, avec une desserte sur laquelle on avait 4 paniers en simultané. On était aussi autour de 10 paniers de l'heure.

Quels sont les avantages / inconvénients ?

Avantages

Inconvénients

R : pas de gestion d'avoirs, car le paiement n'est pas fait en ligne. Pas de perte de temps quand on est en rupture de stock ou qu'on a pas le poids exact. On garde le lien avec le client. Un pré-paiement avec un compte client sur lequel le client aurait mis des crédits serait top. Le coût est très faible. Je pense que pour les transfos en particulier, en milieu isolé, c'est un vrai tremplin pour avoir plusieurs lieux de dépôt et développer les ventes. La liste des articles est plus limitée, les mises à jour de prix sont moins régulières, la préparation des paniers est plus simple. En plus, ça limite les pertes. S : lien fort avec les clients, échanges réguliers. Pas de ressaisie du fait que le site soit lié à Odoo. Développer un point de vente extérieur à la boutique, se déplacer : permet de la livraison en entreprise, ou dans des coins un peu plus isolés, élargir sa clientèle.

S : ça prend beaucoup de place, les paniers, il faut un espace dédié. R : la main d'oeuvre, en ETP, c'est non négligeable. C'est jouable sur des équipes d'au moins 3 personnes. L'aspect esthétique actuel peut être un frein, il est un peu rudimentaire.   S : Sur le site de précommande, le stock n'apparaît pas, et il n'y a pas de blocage quand le stock est épuisé. Il aurait fallu afficher non pas le stock en cours mais le stock prévisionnel en tenant compte des commandes en cours.

Pré-requis / recommandations :

• être à l'aise avec l'informatique,
• il est indispensable de bien communiquer, prévoir une bonne campagne de communication dédiée (articles, newsletters, ...),
• aménager un lieu dédié pour entreposer les commandes, préparer et stocker les paniers, avoir du matériel adapté pour le stockage / déplacement,
• sur une épicerie : faire les préparations de commande sur un temps de fermeture, être au moins 2 (voire 3), avoir un.e référent.e plus ou moins dédié à cette activité.