VU_2a - Ouverture et fermeture de caisse

1. Ouverture de la caisse

• Dans le menu "Point de vente" vous arrivez par défaut sur la vue "Tableau de bord" : c'est particulièrement pratique quand il y a plusieurs caisses, car le statut "en cours" ou "non utilisé" nous permet de connaître l'action à réaliser, entre clôturer une session ou en ouvrir une nouvelle.
  

• Cliquer sur le boutonpuis directement sursi le fonds de caisse est inchangé depuis la fermeture de la veille (reporté automatiquement dans "solde d'ouverture").

 

• Sinon, cliquer surpour rentrer le fonds de caisse : soit en indiquant le nombre de pièces/billets de chaque sorte (1 ligne pour chaque dans le tableau), soit en indiquant directement le montant total (1 seule ligne avec "1" dans la colonne "Nombre de pièces/billets").

Confirmer puis cliquer sur Ouvrir la session.

 

2. Fermeture de la caisse

2.a) Fermer le point de vente tactile

Vérifier :

• qu'il n'y a pas de ticket non validé : on peut fermer le point de vente avec des tickets non validés (et les retrouver en se reconnectant le cas échéant).
• que toutes les opérations ont été enregistrées (besoin d'une connexion pour cela) : le nombre de tickets non enregistrés s'affiche juste à gauche de "Fermer"

 Puis

cliquer en haut à droite sur Fermer puis Confirmer.

: symbole correspondant à l'imprimante ticket de caisse

: connexion internet

2.B) Fermer la session en cours

• Dans le menu Tableau de bord, cliquer sur le bouton "Fermer", puis Fin de session.

2.C) (facultatif) Retirer de l'argent pour la banque

Si on a trop d'argent dans sa caisse, c'est une bonne idée d'en prendre une partie pour la banque !

C'est aussi à ce moment que l'on réfléchit au fond de caisse que l'on veut garder pour le lendemain.

• On sort l'argent physiquement.
• On indique cette sortie sur Odoo
  • bouton "SortieRetirer d'espèces"de l'argent"
  • Choisir le motif "Dépôt d'espèces en banque"
  • Indiquer le montant et valider avec le bouton Retirer de l'argent"Appliquer"

2.D) Compter son fond de caisse

Pour chaque moyen de paiement on va compter ce que l'on a récolté dans la journée.

2.D.1) Pour les espèces

• Cliquer sur modifierle surpetit sabillet sessionen bout de la journée.
• Pour l'espèce, cliquer sur la ligne : ici "Espèces du premier tableau".

• 

• Un gros tableau apparaît.
t,
• il Ils'agit permetd'inscrire rentrerle son fondfonds de caisse à la fermeture dans la colonne "Solde réel de fermeture" :
  
  • soit en indiquant le nombre de pièce, ligne par ligne (pour les pièces de 1€, de 2€ etc.) => pour les espèces,
  • soit en indiquant la somme totale
    • appuyer sur Ajouter un élément
    • remplir la nouvelle ligne et mettre 1 dans la colonne Nombre d'unitéstotale.
Pour les autres moyens de paiement (chèque, CB, ticket restau)
• Cliquer sur la ligne correspondante dans le premier tableau
• Un écran s'affiche
  • ajouter un élément ou plusieurs (si plusieurs chèques, CB sans et avec contact etc.)
  • Enregistrer
• Enregistrer toutes ces modifs de session (bouton en haut à gauche)



2.D.2)

2.E) Analyser la situation et régler ses erreur de caisse

Odoo nous calcule la différence entre la pratique (ce que l'on a physiquement dans les mains) et la théorie (ce qu'on devrait avoir dans les mains selon les ventes enregistrées sur Odoo).

L'objectif de la clôture de caisse est d'obtenir 0 € de différence totale.

Sur cet exemple, on a :

• -15,19€0,46€ en espèces.
  Ilces, à traduire par "il manque 15,19€0,46€ dans la caisse.
  caisse" : on devrait avoir 89,91 € (solde initial) + 123,20 € (total transactions) = 213,11 €.
• 25,50 € de trop en chèques à mettre en parallèle avec 25,50 € manquants en CB : ce qui fait penser à une erreur dans le choix du moyen de paiement.

Erreur de caisse

Erreur négative : Uneune ou plusieurs ventes marquées sur Odoo n'ont pas bien été réglé.es.
Erreur positive :  Troptrop d'argent dans la caisse : bugbugg d'Odoo qui n'a pas enregistré une vente OU coupure d'Internet au mauvais moment OU erreur humainehumaine.

On

va
• Si réglerl'erreur çaest inférieure ou égale à 20 € (en valeur absolue), on peut utiliser ce bouton :(un raccourci pour déclarantclarer une erreur de caisse de manière simple).
• Sinon :
  • erreur Choisirpositive, lecliquer bonsur bouton"Mettre d'actionde (enl'argent"
  haut
  • erreur ànégative, droite)cliquer :sur "Retirer de l'argent"
  • PUIS
    • choisir le motif de mouvement "Erreur de caisse positive : Bouton "Ajouter"caisse",
    • Erreursélectionner le journal de caissepaiement,
    négative
    • dans :le Bouton2ème champ "Retirer"motif", inscrire un commentaire,
    • saisir le montant de l'erreur de caisse.
  • Motif
  :

Erreur de caissemoyen

Mettrede paiement

Dans Commandes, retrouver la ligne sur laquelle il y a eu une erreur de moyen de paiement.



Dans les actions proposées en tête de commande, choisir "changer les paiements" : un tableau s'ouvre avec une partie haute "anciens paiements", et une partie basse "nouveaux paiements" à compléter.

 

A l'issue, il y aura 3 lignes de commandes : la ligne initiale en positif, une 2nde ligne avec un paiement négatif sur le montantmême correspondantjournal

• Valider
de

paiement, et une 3ème ligne en positif avec le nouveau journal de paiement.

2.F) Fermer cette session

Quand toutes les différences sont égales à 0, on peut fermer la caisse !

Pour ça, bouton rouge "Valider la fermeture et les écritures comptables"

2.G) (facultatif) Préparer la caisse du lendemain

Pour être au taquet pour demain, on peut ouvrir la session de demain !

Voir étape 1) de ce document

Bien joué·e c'est fini !!

3. Soucis de fermeture

Vente en brouillon

Parfois, une vente du point de vente s'enregistre en brouillon. On ne peut donc pas passer la session en fermeture de session.
Ceci est un bug et voici comment le résoudre.

• Identifier la vente en question
  • Aller dans Point de vente / Commandes
  • Enlever le filtre Quotidien si la vente n'est pas du jour même
  • Cliquer sur la vente bleue
• Identifier le moyen de paiement déjà enregistré
  • Cliquer sur l'onglet Paiements
  • Pour l'exemple, nous dirons que la·e client·e a payé en Carte Bancaire
• Régler le soucis de paiement
  • Cliquer sur le bouton rouge Paiement
  • Odoo calcule dans "Montant" combien il manque pour que la vente soit bien payé. Le montant peut être négatif, ne pas y toucher.
  • Choisir le moyen de paiement - ici Carte Bancaire
  • Appuyer sur Exécuter le paiement
• La vente n'est plus en brouillon !

Tu peux désormais fermer ta caisse !