📆 Agenda Nextcloud

1. Créer un agenda

Par défaut, vous avez un agenda nommé "Personnel" sur votre Nextcloud.

Vous pouvez le renommer ou le personnaliser au niveau de la couleur d'affichage.

Pour créer un nouvel agenda, cliquer sur le bouton "+" à droite de "nouvel agenda", et choisir "Nouvel agenda".

Le nommer et valider par la flèche de droite :

2. Partage des agendas

On peut partage un agenda pour y travailler de façon collaborative (plusieurs personnes peuvent ajouter ou modifier des évènements) seulement entre personnes utilisant le même Nextcloud. Voir le paragraphe 2.1 ↓.

On peut partager son agenda seulement en consultation pour que d'autres personnes voient votre agenda, depuis Google Agenda, Outlook, MacOs.. ou un autre Nextcloud. Voir le paragraphe 2.2

2.1 Avoir un agenda collaboratif partagé

On peut partager son agenda à une personne physique, ou à un groupe dans lequel il y a plusieurs personnes (exemple "INT" pour les personnes de l'équipe interne, ou "GRAP - COOP" pour tout le monde de la coopérative)

Cliquer sur (1)
Appeler dans la barre de recherche une personne ou un groupe (ex. "INT" pour équipe interne) (2)
Cocher "peut modifier" (3).

2.2 Partager son agenda en lecture

En consultation

A) Par une personne ayant un compte sur le nuage de Grap	A.1) Pour une consultation régulière (pouvoir cocher / décocher l'agenda)	cliquer sur appeler dans la barre de recherche une personne ou un groupe (ex. "INT" pour équipe interne)
	A.2) Pour une consultation occasionnelle / exceptionnelle	cliquer sur "copier le lien privé"et lui envoyer
B) Par une personne n'ayant pas de compte sur le nuage de Grap		cliquer sur : un "lien de partage" se créé puis cliquer sur l'icône "copier le lien public"

En écriture à une autre personne ou à un groupe (comme "INT" par exemple) ayant un accès Nexctloud : cliquer sur (1), appeler dans la barre de recherche une personne ou un groupe (ex. "INT" pour équipe interne) (2), cocher "peut modifier" (3).

2.2 Recevoir le partage d'agenda

On peut toujours partager son agenda à toute l'équipe, et chacun·e sera autonome pour cesser ce partage si pas besoin/envie.

Pour cela, il faut cliquer sur les "..." et "Cesser le partage de ma part"

3. Paramètres d'affichage

Il existe 3 affichages possibles : une vision de la journée, de la semaine ou du mois.

Dans "Paramètres & importation", on peut aussi personnaliser l'affichage à plusieurs niveaux (week-ends, éditeur simplifié pour la création de RDV, tâches, numéros de semaine...) :

4. Créer un événement

Avec le bouton ou par un clic dans la date souhaitée.

Éditeur simplifié

NB : en décochant dans "paramètres et importation" le critère concernant cet éditeur simplifié, c'est systématiquement l'autre affichage qui s'ouvre.

Vue détaillée

Compléter

A minima
- le titre de l'événement, l'agenda concerné, la date et l'heure (ou "toute la journée")
Options :

le lieu
une description
le statut:

Confirmé	Provisoire	Annulé

le niveau de confidentialité si l'évènement est partagé(3 niveaux),

le type de RDV (suis-je disponible pendant ce créneau ? facilite la prise de rendez-vous à plusieurs),
une étiquette (qualifier le type de RDV en lui attribuant une couleur).

On peut aussi mettre une couleur sans utiliser les étiquettes :

Saisir le(s) nom(s) dans la barre de recherche (si compte Nextcloud) ou inscrire directement une adresse e-mail.
En cliquant sur, on peut préciser le rôle de chaque participant : Président, participant obligatoire / facultatif, ne participe pas, supprimer.
On peut consulter les disponibilités des participants ayant un agenda sur le nuage de Grap :

NB : si un participant a plusieurs agendas nextcloud, l'info occupé / disponible reprend l'ensemble de ces agendas (sauf pour les agendas importés).

On peut également créer une "salle de discussion" (cf application discussion dans le nuage ) : le lien se positionnera automatiquement dans la partie "description" de l'événement.

Du moment que l'on est invité, un événement se créé dans notre agenda, et visuellement, on ne peut pas le distinguer d'un événement que l'on a accepté, à moins d'aller voir le détail dans "participants" : RDV pas encore accepté : / RDV accepté : / RDV refusé :

Quand on organise un RDV, on n'a pas de mail d'information quand un participant accepte ou refuse.

Dans le mail d'invitation :

Il y a un bouton pour accepter ou refuser l'événement dans Nextcloud. En principe il suffit à signifier à l'expéditeur votre réponse.
Une fenêtre du nuage avec le message de confirmation ci-dessous s'ouvre.

Dans le cas contraire, il faudrait cliquer sur "Plus d'options..." PUIS Accepter et Enregistrer.

Seul l'organisateur peut apporter des modifications au RDV qui seront partagées à tous : si l'un des participants effectue une modification, elle n'est valable que sur son agenda.

On peut importer l'événement dans l'agenda de son choix
- si on ouvre le mail d'invitation sur Thunderbird → on peut le rajouter à l'agenda connecté de son choix
- si on ouvre le mail d'invitation sur Gmail → on peut le rajouter à son agenda Google

Une liste de rappels-type est proposée, mais on peut toujours personnaliser après coup :

Les rappels se font par Notification (voir ses paramètres de notification) ou par mail.

Dans la partie "Répéter", on peut déterminer une périodicité pour l'événement, avec une date de début et date de fin

Supprimer un événement

Cliquer sur l'événement puis "Plus" pour ouvrir la vue détaillée, puis :

Cas particulier : réservation d'une salle de réunion (équipe interne)

3 problématiques peuvent générer des confusions :

les salles réservées à la journée :
- quand j'affiche mon agenda à la semaine, je ne vois pas vraiment si la salle est réservée à la journée (coche).
- à l'inverse, quand j'affiche mon agenda au mois, une salle réservée à l'heure est beaucoup moins visible qu'une salle réservée à la journée...
invitation de personnes avec l'agenda collaboratif de la salle de réunion : à priori, elles ne reçoivent pas l'invitation.
on ne peut pas s'inviter soi-même : il faut créer l'événement dans son agenda ET dans celui de la salle de réunion.

Les bonnes pratiques qui en découlent sont les suivantes :

sélectionner un créneau horaire (ex. 9h-17h) même pour une réservation de salle sur toute la journée,
créer un événement et inviter les personnes depuis son agenda et pas celui de la salle,
créer l'événement ET sur son agenda ET sur l'agenda de la salle pour la réserver tout en ayant l'affichage aussi sur son agenda perso.
indiquer dans l'intitulé de la réservation de la salle le nom de la personne qui réserve.

Rechercher un événement

Utiliser la loupe de recherche et saisir un mot-clé : c'est en priorité les événements comprenant ce mot-clé qui ressortent, puis éventuellement d'autres ressources sur votre nuage (deck...).

5. Synchroniser l'agenda Nextcloud sur son smartphone

Voir la fiche dédiée.

6. Synchroniser un agenda Nextcloud avec un autre agenda

Consulter un agenda Google dans Nextcloud

Sur Google Agenda - récupérer le lien "iCal" :

Cliquer sur les "..." à droite de l'agenda souhaité, puis "Paramétrage et partage"

Chercher le lien nommé "adresse privée au format iCal"

Sur Nextcloud : ajouter l'agenda

Cliquer sur"Nouvel agenda" > "Nouvel abonnement par lien (lecture seule)".

On peut ensuite renommer l'agenda et choisir la couleur d'affichage.

Cet accès à l'agenda Google chargé dans Nextcloud est uniquement consultatif : on ne peut pas créer d'événement.

Si l'on souhaite ne visualiser que les périodes occupées sans le détail, c'est le lien "adresse publique au format iCal" qu'il faudra choisir APRES avoir coché "Rendre disponible publiquement" associé à "Afficher uniquement les informations de disponibilité" :

Consulter un agenda Nextcloud dans Google Agenda

Sur Nextcloud, récupérer le lien de partage

Cliquer sur l'icône de partage à droite du calendrier à partager

Cliquer sur le "+" de lien de partage pour générer un URL

Cliquer sur les "..." à droite du lien de partage puis "Copier le lien d'inscription".

Sur Google Agenda, ajouter l'agenda Nextcloud :

Cliquer sur le "+" à droite de Autres agendas, puis choisir "A partir de l'URL"

Copier l'adresse dans "URL de l'agenda" et cliquer sur "Ajouter un agenda"

7. Exporter un agenda dans Nextcloud

Cliquer sur les "..." à droite de l'agenda souhaité, puis "Paramétrage et partage"	=>
Cliquer sur le bouton "exporter l'agenda" et enregistrer le fichier.
Sur Ubuntu : ouvrir le fichier zippé dans les téléchargements (bouton dans le navigateur), et cliquer sur "Extraire" Sur Windows : aller dans le dossier "Téléchargements"de votre ordinateur, trouvez le fichier que vous venez d'enregistrer, il est zippé : faire un clic droit et choisir "extraire tout"
Dans votre agenda Nextcloud, en bas à droite, cliquer sur "Paramètres & importation" puis sur "Importer un agenda", et rechercher le fichier en ".ics" dans votre dossier "Téléchargements"	puis
Cliquer sur "Importer un agenda", attendre quelques secondes et recharger la page.
Patienter quelques secondes !	Vous pouvez re-cliquer sur pour suivre la progression (une barre de progression s'affiche)

8. Questions subsidiaires

Peut-on automatiser l'intégration dans son agenda des invitations que l'on reçoit par mail et qui ont une autre provenance que Nextcloud (3CX, Google agenda ...) ?

- Oui si vous consultez vos mails sur Thunderbird (voir étapes ci-dessous). Si vous consultez vos mails directement sur Gmail, c'est techniquement possible, mais finalement bien plus long et plus technique que de recréer l'événement soi-même dans son agenda Nextcloud...alors on vous le conseille pas ! Néanmoins, si vous souhaitez que l'on vous montre, adressez-vous au pôle info.

Pour Thunderbird :

Au préalable, il faut avoir installé les 3 modules complémentaires suivants : Lightning, TbSync et Provider for CalDAV & CardDAV

Pour installer des modules complémentaires, rechercher "modules complémentaires" dans la liste des menus qui se trouvent derrière l'icône en haut à droite de la messagerie.

NB : dans la nouvelle version de Thunderbird, "Lightning" n'est plus à installer.

Cliquer sur le logo "TbSync"

en haut à droite de votre messagerie

Dans "Paramètres du compte", aller dans "Actions sur les comptes" > "Ajouter un nouveau compte" > "CalDAV & CardDAV"

Puis choisir la 1ère option "configuration automatique"

Indiquer ensuite le nom du compte, nom d'utilisateur et mot de passe Nextcloud, ainsi que l'URL du nuage et cliquer sur

"Suivant" puis "Terminer"

Cocher "Activer et synchroniser ce compte" : la liste des "ressources" nextcloud disponibles (contacts, deck, agenda) charge, et il faut cocher celle qui correspond à l'agenda. Une fois que l'état est "OK", quitter.

Désormais, lorsque vous recevez sur Thunderbird une invitation de 3CX, vous pouvez l'accepter / refuser (bandeau horizontal bleu) de sorte que ça s'affiche dans votre agenda intermédiaire Thunderbird, lui-même synchronisé avec votre agenda Nextcloud :

ça donne ça !