Boîte mail partagée, comment ça marche ?
Concrètement, on créé une boîte mail de pôle (type social@grap.coop) ou d'activité (type contact@monactivite.fr), et chaque membre charge cette boîte mail dans son Thunderbird en parallèle de son mail perso :
On peut glisser des mails d'un dossier d'une boîte mail à une autre sans problème.
Dans la boîte mail commune, il est recommandé de créer des sous-dossiers nominatifs, dans lesquels on peut glisser les mails entrants au fur et à mesure.
=> l'objectif est que la boîte de réception soit quasiment toujours vide et n'accueille que les nouveaux mails entrants.
Pré-requis : il faut décider collectivement de comment organiser la lecture des mails qui arrivent dans la boîte commune :
- soit une personne est référente et dispatche les mails en fonction de la personne qui doit le traiter
- soit tout le monde vient piocher dans la boîte commune et récupère ce qui le concerne au fur et à mesure
Bonne pratique : on peut créer des règles pour diriger automatiquement certains mails dans des dossiers. Exemple : si le mail est envoyé par Relais Vert, alors il va automatiquement dans le dossier de untel.le.
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Inconvénients |
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