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Boîte mail partagée, comment ça marche ?

Concrètement, on créé une boîte mail de pôle (type social@grap.coop) ou d'activité (type contact@monactivite.fr), et chaque membre charge cette boîte mail dans son Thunderbird en parallèle de son mail perso :

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On peut glisser des mails d'un dossier d'une boîte mail à une autre sans problème.

Dans la boîte mail commune, il est recommandé de créer des sous-dossiers nominatifs, dans lesquels on peut glisser les mails entrants au fur et à mesure.

=> l'objectif est que la boîte de réception soit quasiment toujours vide et n'accueille que les nouveaux mails entrants.

Pré-requis : il faut décider collectivement de comment organiser la lecture des mails qui arrivent dans la boîte commune :

  • soit une personne est référente et dispatche les mails en fonction de la personne qui doit le traiter
  • soit tout le monde vient piocher dans la boîte commune et récupère ce qui le concerne au fur et à mesure

Bonne pratique : on peut créer des règles pour diriger automatiquement certains mails dans des dossiers. Exemple : si le mail est envoyé par Relais Vert, alors il va automatiquement dans le dossier de untel.le.

 

Avantages
Inconvénients
  • tout le monde ne lit pas tout les mails (et toutes les réponses) => gain de temps et de charge mentale
  • plus de risque d'être plusieurs à répondre à un même mail
  • pas de messagerie surchargée au retour de vacances
  • les destinataires ont plus de chance d'avoir une réponse dans les temps
  • en cas de départ d'un membre de l'équipe, on ne perd pas tout son historique mail, puisque les mails envoyés / reçus / archivés restent dans la messagerie commune
  • les informations sont moins partagées => il faut avoir le réflexe de mettre les collègues dans la boucle sur les mails qui valent la peine d'être lus par toutes et tous
  • il faut consulter 2 boîtes mails dans son Thunderbird, switcher de l'un à l'autre, ce qui peut rendre complexe la lecture et la priorisation
  • il faut avoir 2 mails :
  • cette boîte mail commune est une boîte mail à acheter en plus d'un fonctionnement autre