Téléphonie et visio

Présentation générale

Internet géré par un abonnement Fibre chez Orange.
Téléphonie gérée depuis juillet 2020 par Encom.

Notre téléphonie fonctionne par Internet avec une technologie qui s'appelle "3CX". Le nom n'est pas très important, c'est juste le nom de la technologie qui permet tout ce qui est expliqué dans la suite du document.
Le 3CX facilitant notamment la téléphonie par ordinateur, la téléphonie en télétravail, les visio-conférences mélangeant visio et audio pour celleux qui n'ont pas une connexion internet suffisante.

Le dossier nuage est ici : https://nuage.grap.coop/f/1101047

Contacts chez Encom
Rémi Urbain : 01 73 30 00 03 remi.urbain@encom-conseil.fr
Support général : 01 73 30 00 01 ticket@encom-conseil.fr
Notre code client : CL2650

Pourquoi 3CX et pas de la téléphonie classique

Historiquement, il y avait deux besoins :

• améliorer nos outils de visioconférence pour faciliter les CA et groupes de travail à distance.
• permettre de rejoindre ces visios par appel téléphonique pour celleux qui n'ont une bonne connexion Internet

Le 3CX permet d'être autonome sur le matériel  - à l'inverse de notre ancien opérateur OVH - nous permettant d'acheter le Logitech Group, une caméra et un micro efficace pour une salle de 15 personnes.
Le 3CX propose des visios-conférences joignables par numéro de téléphone.

Le timing correspond aussi au confinement mondial lié au Covid19 et au fait de s'adapter au télétravail forcé. Avec le télétravail généralisé, nous nous sommes rendus compte que nous n'étions pas très résilients pour la gestion téléphonique. Deux exemples pour illustrer ce point :

• nous utilisions nos téléphones persos mélangeant pro/perso
• celleux qui habitent dans une zone (ou un appart) où le réseau téléphonique passe mal ont des difficultés à se faire joindre ou joindre les activités ou les collègues

Le 3CX permettant de recevoir et passer des appels depuis n'importe où avec le client web. Il suffit d'une connexion Internet et d'un ordinateur ou d'un smartphone.

Précision pour rassurer : le 3CX permet plus de choses que la téléphonie classique mais nous gardons les mêmes fonctions qu'avant : les téléphones fonctionnent de la même façon.

Matériel et numéros de téléphone

Entité	Matériel	N° direct ?	Précisions
Les Petites Cantines	Téléphone	09 72 42 64 94
Bureau ensoleillé	-	-
Grande salle de réunion	Logitech Group : caméra et micro pour 15 personnes	-	Besoin d'un ordi connecté au client web 3CX pour passer des appels
Petite salle de réunion	Pieuvre Yealink	09 72 57 53 54	Pas de caméra
Chips taboulé	-	-
Pôle social	Téléphone	09 72 33 30 03
Pôle compta	Téléphone	09 72 32 33 17	Numéro historique de GRAP
Pôle info & acc	Téléphone	à préciser

Précisions abonnements et limite technique

Actuellement (juillet 2020), nous sommes abonné·es pour 4 "canaux mixtes" illimités.
Chaque "canal mixte" coûte 31€/mois. Avec 4 canaux mixtes on peut avoir en simultané :

• 4 appels téléphoniques sortants + 4 autres appels entrants
  ou
• 8 appels entrants
  ou
• Visio avec 5 appels téléphoniques entrants + 3 autres appels sortants

Appel sortant : on prend le téléphone - ou le client web - et on appelle un numéro
Appel entrant : un numéro extérieur nous appelle et on décroche

Les participants de visios qui la rejoignent par Internet ne prennent pas de place sur les canaux mixtes.
→ Privilégions donc les visios par Internet quand c'est possible pour ne pas bloquer les canaux téléphoniques pour les bureaux.

Compte individuel 3CX

Chaque personne (physique chez GRAP et morale pour les autres actuellement) du GIE se voit attribué une "extension".
Cette extension est un identifiant (exemple, Quentin est l'extension 117) lui permettant de se connecter à l'interface 3CX depuis son ordinateur ou smartphone, n'importe où dans le monde, c'est à dire depuis le bureau ou la chambre de son appart en télétravail.

Rendez-vous sur ce site : https://clavecin.my3cx.fr/

On se connecte avec l'extension et le mot de passe reçu dans le mail "Bienvenue sur 3CX !"
Partie 2) du mail.

Cela marche avec Chromium (sur Ubuntu) ou Google Chrome. Certaines fonctionnalités sur Firefox sont altérées pour le moment.

Présentation rapide du site web

1. Passer des appels en tapant le numéro ou en cherchant un nom dans ses contacts
2. En arrivant, on nous présente les personnes du GIE : les extensions individuelles de chacun et les extensions de groupe (les pôles)
   1. Le rond indique le statut. Vert : en ligne. Noir : hors ligne etc.
   2. On peut directement appuyer sur les petits boutons pour appeler quelqu'un
3. Les personnes sont rangées par groupe métier et géographique
4. Ensemble des sous-menus pour retrouver ses contacts, ses historiques d'appel, sa messagerie vocale, planifier des visio ou audio-conférence
5. Changer son statut
   1. Cela n'a pas qu'un intérêt indicatif mais a aussi un intérêt de paramétrage de transfert et réception d'appel dans "Paramètres" > "Transfert d'appel"

Quand on est connecté au client web, si quelqu'un essaye de vous joindre, cela sonnera sur le téléphone visé AINSI QUE  sur les extensions associées.

Exemple : Mme Choufleur appelle le 09 72 33 30 03, cela sonne sur le téléphone au pôle social ainsi que sur les clients web de Camfille, Honorine et Lou si elles ont démarré le site web. Cela permet de répondre soit au téléphone, soit sur le client web avec son micro casque branché à son ordi.

Présentations plus détaillées

Un manuel d'utilisation concis et efficace est disponible ici : https://www.3cx.fr/manuel-utilisation/

On y apprend comment :

• Passer, recevoir & transférer des appels
• Gérer son statut
• Utiliser les applications mobile
• Gérer la messagerie vocale
• Planifier une conférence audio/web