Réunions

Première réunion (visio)

• Présentation des rôles de chacun·e (quel·le interlocturice)
• Point sur nos instances de décision : Copil info / instance Fermente
• Contexte du moment pour le pôle info (migrations, projets, essaimage...) / disponibilité du pôle info (volume d'heures, dates...)
• Expression des besoins de chacun.e
• Services en plus d'Odoo : Meshcentral, la librairie
• Questions / réserves sur Odoo ?
• Timing de démarrage d'actis, volumétrie
• Super utilisateur.ice ou pas ? Comment on va fonctionner
  • quelques stats pour se projeter :

Epicerie : ~30h en moyenne sauf acti existance avec changement de logiciel Transfo : ~8h sans PdV et 16 avec PdV en 2025, nous avons fait 1042h de support informatique (dont support matériel) pour environ 65 activités qui utilisent   Odoo côté Grap : soit environ 16h par activité et par an. Nous envoyons environ 80 mails / semaine depuis la boîte mail support : en retirant les allers-retours potentiels et           les mails que l'on envoie nous, on est à presque une sollicitation par semaine et par acti en moyenne...bon c'est à           la grosse louche mais ça donne une idée ! (attention, dans ces mails (et le temps associé), il y en a une partie (non négligeable je pense) qui concerne la gestion des mails et noms de domaine) Pour ce qui est des formations (niveau 1, Tableaux de bord Odoo, Piloter sa marge avec Odoo, Odoo pour les transfos, etc.), les activités de Fermente peuvent bénéficier des nôtres (la plupart se font en visio)

• Parler du devis, expliciter
• Rétro planning et étapes concrètes :
  • demander le nom pour leur Odoo
  • demander d'ajouter dans leur dns

je-kiffe-odoo IN CNAME cname-coopilote-erp.grap.coop.
je-kiffe-odoo-preproduction IN CNAME cname-coopilote-erp-preproduction.grap.coop.
je-kiffe-odoo-test IN CNAME cname-coopilote-erp-test.grap.coop.

Visite / démo

A prévoir pour donner à voir Odoo, répondre aux questions.

Suite à la visite

Exemple de répartition :

Quoi	Qui	Échéance à valider ensemble
Organiser 1h de visio sur la e-boutique pour les actis intéressées	Charlotte	dans les prochaines semaines
Acheter le nom de domaine et donner les infos DNS à Quentin pour créer votre instance Odoo	Charlotte	quand tu peux
Nous envoyer une liste des activités qui basculent sur Odoo + un planning de démarrage sur Odoo	Charlotte	dans les prochaines semaines
Création de l'export de Odoo vers Louty pour la compta	votre pôle compta fourni un modèle-type d'import  le pôle info développe l'export sur Odoo	objectif : avant le démarrage de l'épicerie (fin juin-début juillet)
Prévoir une réunion de calage sur ce que fait le pôle info de Grap / ce que fait Charlotte et la compta de Coopilote. Imaginer nos échanges, comment on travaille ensemble, comment tu peux monter en compétence sur le support en tant que super-utilisatrice.	Quentin, Charlotte et Sandie	avant le démarrage de l'épicerie et avant congé pat :  début juin
Ta 1ère partie de formation Odoo : configurer une activité sur Odoo => mise en pratique sur l'épicerie de Sergio et Aurore Odoo transfo Odoo épicerie Prévoir une immersion dans une épicerie et une acti de transfo de Grap ?	Charlotte et Sandie    (Quentin optionnel)	1 mois 1/2 avant le démarrage de la 1ère activité sur Odoo
La formation pour Sergio et Aurore sur Odoo	Charlotte, Sandie, Sergio et Aurore	1 mois avant le démarrage sur Odoo
Démarrage effectif sur Odoo de Sergio et Aurore : impression des étiquettes inventaire à faire sur Odoo la veille démarrage des ventes	Charlotte, Sergio et Aurore    Sandie optionnelle	jour J
Formation des comptables Coopilote sur Odoo (où trouver les infos  / où exporter)	service compta Coopilote + 1 comptable et 1 informaticien.ne de Grap ?	Avant les 1ers exports comptables

+ penser à créer une instance Meshcentral et leur montrer comment référencer les PC de la coop

+ faire rejoindre le ou la super-utilisateur.ice notre framateam Fermente

Démarrage de la 1ère activité 

Si préexistante 

• Prévoir l'inventaire la veille du démarrage sur Odoo
• Voir la partie matériel => conversion sur Ubuntu (attention si l'ancien logiciel est sur Windows, on pourrait vouloir conserver ses données un certain temps...), achat de matériel lorsque non compatible 

Toute activité

• Les modèles d'étiquettes
• La fiche sur le matos
• Donner le modèle de fichier d'import

xxxEn binôme avec le ou la super-utilisateur.ice

• Création de la société dans Odoo sur la base d'infos demandées 
• Intégration des fichiers d'import de clients, fournisseurs, produits
• Préparation du matériel de caisse (nouvelle imprimante ?) - intervention sur un PC sous Ubuntu pour prévoir la liaison du matériel de caisse avec Odoo

Une fois le Odoo en place, suite à la formation

• Personnalisation d'Odoo : préparation du point de vente, impression des étiquettes
• journée de démarrage sur Odoo => avec un.e super-utilisateur.ice ou membre pôle info sur place