Retour d'expérience de notre dégooglisation de 2018 à 2022

Un peu d'histoire : Au début de Grap en 2012..

Dans les préambules des statuts de Grap, à Contribuer au développement d'activités économiques citoyennes et démocratiques il est écrit :

Promouvant l’économie des biens communs, c’est à dire :

• Travailler dans une logique de partage des savoirs, en phase avec la philosophie Creative Commons
• Promouvoir, contribuer et utiliser des logiciels libres au sens de la Free Software Foundation ; minimiser l’utilisation de logiciels sous licences privatives
• Promouvoir, contribuer et utiliser des solutions informatiques qui n’exploitent pas de façons commerciales les données des utilisateurs et qui respectent leurs vies privées

Notre démarche de dégooglisation s'inscrit donc dans la continuité des premiers choix politiques portés par les fondateur·rices de la coopérative. Par dégooglisation, nous entendons ici le remplacement des logiciels propriétaires - qu'ils soient détenus par les GAFAM ou non - par des logiciels Libres.

Dès le début, il est décidé d'internaliser une partie de l'informatique au sein de l'équipe qui rend les services aux activités de la coopérative. La majorité du temps informatique sera dédié au développement du progiciel libre OpenERP (nommé désormais Odoo) pour gérer la première activité d'épicerie (3 P'tits Pois à Lyon) de la coopérative.

Par pragmatisme économique et choix stratégique, les autres outils de la coopérative ne sont pas choisies par le critère de logicielLibre ou non. Ainsi, la coopérative va utiliser Google Drive, Google Mail, Google Agenda, et aussi d'autres logiciels spécifiques comme EBP à la compta ou Cegid Quadra pour la paie.

La sortie de Google Drive remplacé par Nextcloud

Après le départ d'un des cofondateurs et informaticien Julien Weste en 2014, le service informatique va tourner à 1 seule personne jusqu'en fin 2017 : Sylvain Le Gal va alors y consolider le périmètre existant (ajout de la gestion d'une eBoutique, développements spécifiques à l'alimentaire dans Odoo, connexion avec des balances client·es et migration de OpenERP 7.0 à Odoo 8.0).

Fin 2017, l'embauche de Quentin Dupont permet de gagner en temps de travail disponible et d'agrandir le périmètre des services du pôle informatique .

🌻 L'été 2018 pour valider l'alternative à Google Drive

Le choix du logiciel remplaçant se fait très facilement : Nextcloud est LA solution Libre qui s'impose autant par sa prise en main relativement simple pour des utilisateur·rices de tout niveau, que par l'engouement de sa communauté, que par son administration alors maîtrisé par le pôle informatique.

Il faut quand même s'assurer que toutes les fonctionnalités utilisées actuellement trouvent leur équivalent. Grâce aux différentes applications du Nextcloud, on va réussir à tout bien faire.

Applications ou fonctionnalités Nextcloud	Usages
Fichiers	Gestion documentaire
Partage interne	Partage de dossiers entre pôle de l'équipe, et/ou avec les actis de la coopérative
Logiciel de synchronisation bureau	Avoir les documents sur son ordinateur
Onlyoffice	Travail collaboratif sur des documents Texte et Tableur
Discussion	Visio pour 2 à 4 personnes
et sont arrivés quelques mois plus tard..
Deck	Gestion de tâches simples (permet par exemple de gérer des tâches pour un projet de développement, le suivi des entrées d'activités dans la coopérative etc.)
Agenda	On y reviendra car ce fut l'objet d'une étape spécifique
Formulaire	Questionnaire simple et efficace

🌸 À l'automne 2018, on prend la décision de sortir de Google Drive.

À Grap, nous utilisons le terme d'activité pour désigner :
- les entreprise associées à Grap
- les activités économiques de la Coopérative d'Activités et d'Emploi

Un changement de logiciel peut être l'occasion de revoir ses pratiques. Nous en profitons pour revoir notre arborescence de fichiers et de dossiers. Nous créons alors :

• .. un compte Nextcloud par :
  
  • personne physique de l'équipe interne
  • personne physique des activités qui ont des mandats particulier (administrateur·rice au CA par exemple)
  • personne morale - par activité de la coopérative - pour différentes raisons :
    • de nombreuses activités partagent réellement leurs ordinateurs tout au long de la journée
    • aucun intérêt à ce que chaque personne ait son compte, cela rjaouterait une dose énorme de suivi de création de compte, de support etc.
    • la seule limite : l'accès aux documents personnels avec le pôle social
• .. un "groupe" Nextcloud par chaque groupe autonome
  • un groupe par pôle de l'équipe interne
  • un groupe par mandat : DG, CA
  • un groupe par activité de la coopérative - regroupant le compte de la personne morale + les comptes des personnes physiques de cette activité qui ont des mandats particuliers.
• .. des dossiers communs pour travailler collaborativement
  • entre pôles de l'équipe
  • entre tout membre de la coopérative
  • entre mandataires (DG ou CA)

🌻 Clique ici pour découvrir la structure de dossiers présenté en nov. 2018 et qui est en place depuis !

Avec Nextcloud, nous avons donc pu créer une architecture plutôt simple pour les utilisateur·rices mais permettant de répondre aux complexités du travail collaboratif entre des profils bien différents.
Grâce aux droits d'accès paramétrables finement, le Nextcloud permet ainsi d'offrir plus de transparence et de la collaboration dans la coopérative, que ça soit par les dossiers partagés totalement ou à l'inverse les dossiers dont l'accès n'est possible qu'en lecture sans possibilité de modifier.

Par exemple, le pôle social peut fournir des documents importants aux activités de la coopérative sans risquer qu'une mauvaise manipulation vienne effacer ces documents.

 

💮 2019 - 2020 : la dégooglisation de 150 personnes dans 50 activités

Google Drive n'est pas seulement utilisé par l'équipe interne. Elle est partagée à l'ensemble de la coopérative. C'est à dire à une 50aine - à l'époque - d'activités indépendantes, allant de l'entrepreneuse seule à la petite équipe de 10 personnes.

Il faut donc embarquer tout le monde dans ce changement.

• Éthiquement pas de soucis. Les méfaits de Google sont connus de la majorité des gens et théoriquement, nous n'avons jamais eu de désaccords sur l'idée de sortir de Google Drive.
• En pratique, Google Drive s'avère être plutôt lourd à l'utilisation, pas bien maîtrisé ni maîtrisable, surtout concernant  la gestion des partages qui est un véritable enfer ("Qui est le fichu propriétaire de ce fichier dont le propriétaire originel est parti de la structure / n'a plus de compte Google ?")
  

En allant sur Nextcloud, nous allions maîtrisé - et donc être responsables - des données de la coopérative, nous allions retrouver de la souveraineté et de la compétence sur le sujet.

 

💩 Une première difficulté : l'export des données de Google

L'export fut en effet très compliqué, trop compliqué pour un logiciel conçu par l'une des entreprises les plus puissantes au monde..  L'export des données d'un Google Drive (à l'époque en tout cas) est extrêmement long et très peu sécurisant : Google fournit l'export en archives coupées en plusieurs parties (du style "ARCHIVE-PART01" "ARCHIVE-PART02"), archives dont une partie.. pouvait être manquante (ex : on a la partie 01, 02, 04, 05 mais pas la partie 03). Nécessitant de refaire un export entier.

 

🚀 Et tu formes formes formes, c'est ta façon d'aimer

Pour réussir à dégoogliser la coopérative, pas de miracle, on a enchaîné la formation des activités une à une, en mutualisant des formations par territoire géographique.

Chaque formation durait environ 1h30.
En 2019, nous avons passé environ 150 heures de travail à la formation, l'accompagnement et la documentation de cette étape de dégooglisation

 

🙊 Une difficulté pas anticipé : les limitations d'Onlyoffice

Un premier outil Libre arrive à cette époque : BookstackApp pour la gestion documentaire. Cette librairie tourne toujours aussi bien et héberge entre autre notre documentation informatique, elle-même librement consultable ici : https://librairie.grap.coop/