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Odoo - nouvelle activité associée

Création de la société

Aller dans Configuration >> Utilisateurs et sociétés >> Créer une nouvelle société :

  • : : "Normal" "
     

    Activité Associée

    Activité Intégrée

    Nom

    à encadrer par le caractère "| "

  • Code
    		 trigramme

    Trigramme

  		•

     

    Type fiscal

  • Normal

    		•

    Integrated company

    Société mère

    | Groupe |"

    | GRAP SCIC SA |
    Onglet "Contact de la société"

    Coordonnées postales, tel, mail...

    Bien mettre le pays.

    N° de tel au format xx xx xx xx xx

     
    Onglet "Information administrative"

    Registre de la société : ne pas renseigner

    N° TVA :  commence en FRxxx

    Plan comptable : "Plan comptable Général (France)" 

    Registre de la société : ne pas renseigner

    N° TVA :  commence en FRxxx

    FR 31 790058572 pour une acti intégrée

    Plan comptable : ne pas renseigner

    Onglet "Information sur l'utilisateur"

    Coche "créer un utilisateur", puis :

    • Nom de l'utilisateur : nom de la société (ex. "Boulange et Baluchon")
    • courriel de l'utilisateur : mail
    • Identifiant : trigramme

    Retenir le mot de passe proposé par défaut (ou en définir un), le noter dans le Keepass

    Un email est envoyé à l'utilisateur.

    Valider par un clic sur "Créer une société", noter le mot de passe dans le Keepass et fermer.

    Paramétrages sur la société
     

    Activité Associée

    Activité Intégrée

    Configuration >> Technique >> Paramètres >> Propriétés de la société
    • Rechercher property_stock_customer. Sur les 2 lignes qui ressortent, supprimer la ligne qui s'est créée en automatique pour la nouvelle société : conserver la ligne sans valeur dans la colonne "Société" qui est commune à toutes les actis pour permettre un gain de performance. => SLG : vérifier si c'est utile
    • Créer un property_stock_inventory et dans la valeur, mettre stock.location,4

    image-1637247218508.png

    Cela fait que l'inventaire pourra se valider.

     

    		/
    • Pour une acti intégrée (?) : Créer ensuite "property_account_payable_id" (correspond au compte 401 et l'ID 368)

    image-1641915139665.png

    • et "property_account_receivable_id" (correspond au compte 411 et l'ID 389)  :

    image-1641915309417.png

    Objectif : pré-remplir les comptes client et fournisseur dans l'onglet facturation de la fiche contact (sans quoi on ne peut pas créer de contact).

     

    • Créer un property_stock_inventory et dans la valeur, mettre stock.location,4

    image-1637247218508.png

    Cela fait que l'inventaire pourra se valider.
    Configuration >> Technique >> Actions >> Paramètres par défaut de l'utilisateur

    Le but du jeu est de rajouter deux lignes pour deux paramètres stock.change.product.qty et stock.inventory.line pour y mettre une valeur par défaut qui est l'id de l'emplacement de stock par défaut de l'acti.

     

    1. Se rendre sur l'emplacement par défaut de l'acti dans le menu Inventaire > configuration > emplacements (souvent appelé TRI - Entrepôt)
    2. Choper l'id de l'emplacement qui est le numéro dans l'url web
      • Dansl'exemple ci-dessous, l'ID est 1402
      • https://erp.grap.coop/web?db=grap_production#id=1402&action=318&model=stock.location&view_type=form&menu_id=232
    3. Revenir dans les Paramètres par défaut de l'utilisateur
    4. Créer deux :
      • le 1er avec le champ "Lieu (stock.inventory.line)" => pour le trouver, faire rechercher plus, et sélectionner le "location_id" qui a pour modèle "ligne d'inventaire"

    image-1650631157546.png

     

    image-1650631673193.png

     

    image-1641916325147.png
    Paramétrages liés au stock
    Inventaire >> Configuration >> Types d'opérations
    • archiver l'opération "transfert interne"
    • renommer l'entrepôt (libellé long + nom court) :

     

    • Prendre modèle sur une autre acti pour paramétrer les opérations livraison et réception :

    image-1610445877246.png

     

     

    • Modifier la séquence de référence :
      • Remplacer le préfixe qui s'est composé automatiquement par "WHTRI/IN" (ou "WHTRI/OUT") (ou TRI est le Trigramme de l'activité)

     

     

    • Renommer l'emplacement de stock : trigramme + "Stock"

     

     

    • Et l'emplacement parent : Vue + trigramme

    image-1621503497642.png
    Inventaire >> Configuration >> Règles
    • Renommer la règle Tirer depuis en TRI - Entrepôt : Stock → Clients (SLG : le 18/11 : a revoir, j'ai pas fait ça pour PDL)

    • image-1650633679594.png

    • Supprimer la règle Interne et la règle avec l'emplacement de Sortie

    image-1650633636929.png
    Inventaire >> Configuration >> Emplacements

    Supprimer le filtre "interne" et créer les emplacements pour les utilisations internes (pertes journalières, dégustation, entretien...) en s'inspirant de ceux d'une autre activité.

    image-1650633837142.png

     
    Inventaire >> Configuration >> Types d'utilisation interne

    Créer les utilisations internes (pertes journalières, dégustation, entretien à minima).

    Utilisation interne Emplacement d'origine Emplacement de destination Journal Compte de dépenses
    Entretien Stock TRI - Entretien Opérations diverses 6063
    Dégustation Stock TRI - Dégustation Opérations diverses 6232
    Pertes journalières Stock TRI - Pertes journalières    
    Sortie épicerie vers bar (ou restau) Stock TRI - Sortie épicerie vers bar Opérations diverses 601
    Cadeau clientèle Stock TRI - Cadeau clientèle Opérations diverses 6232
    Comptabilité
    Dans Facturation >> Configuration >> Journaux
    • Renommer (code + nom + séquence) : CSH1 en CS / BNK1 en BP / => reporter dans le champ "code EBP"
    • Modifier les séquences :

    1/ le nom : BP Séquence / VTAV Séquence / ACAV Séquence

    image-1621866771380.png

     

    • Créer TR, CH, CB, ... en s'inspirant d'une autre activité

    Pour CS : renommer "liquidités" en "espèces" ET changer le compte : 5311 au lieu de 5301

    + Si PdV : pour le journal espèces, aller dans paramètres avancés et indiquer le modèle de caisse par défaut :

    image-1617955110991.png

    • Créer le journal de banque ("B+trigramme") après avoir récupéré auprès du pôle compta le n° de compte comptable en 512.

     

    2/ le champ "Préfixe" => remplacer "year" par "y", "RVT" par "VTAV", "RAC" par "ACAV"

    image-1619707091267.png

    Idem pour les séquences VT, AC et CB : remplacer "CB/%(range_year)s/" par "CB/%(range_y)s/"

    Pour vérifier, aller dans Configuration >> Technique >> Séquences et Identifiants >> Séquences et filtrer sur la société : image-1625834840394.png

    Dans Facturation >> Configuration >> Exercices comptables

    • créer les exercices dans  :

      • si la date de clôture comptable n'est pas le 31/12 : appeler SLG
      • sinon, cliquer sur créer xxx

    Dans Facturation >> Configuration >> Catégories fiscales

    supprimer les catégories non utiles pour l'acti

    Dans Facturation >> Plan comptable

    cocher "exporter avec code de taxe" sur les comptes 701 et 707

    SF : ???

    Dans Facturation >> Configuration >> Positions fiscales
    • Décocher sur chaque position fiscale le "Détecter automatiquement" qui met une position fiscale par défaut pour certaines conditions (alors qu'on veut que ça soit géré par client·e)
    • Renommer les positions fiscales en mettant le trigramme devant
    • Trier les positions fiscales pour mettre les principales en haut

    Une position fiscale se met automatiquement sur ton devis, provoquant par exemple une TVA à 0% ? Cela est dû à cette coche "Détecter automatiquement".
       
      Point de vente

      Prérequis : avoir créé un type d'opération pour chaque point de vente dans Inventaire >> Configuration >> Types d'opérations par duplication d'un autre type d'opération : => à voir SLG


      • Créer une séquence de référence sur le modèle ci-dessous :
      • Mettre à jour les emplacements source et destination :

      Aller également dans Point de vente >> Configuration >> Motifs de mouvement d'argent créer les mouvements suivants :

      image-1620041735080.png

      Puis créer le point de vente en lui-même dans Point de vente >> Configuration >> Point de vente en s'inspirant d'une autre activité.

      • sélectionner les périphériques associés à la caisse (TPE, imprimante tickets de caisse...), sachant que cocher la balance correspond à l'action de peser les aliments en vrac même si la balance n'est pas reliée à Odoo.

      Il faudra configurer la "nomenclature de code-barre" (sans quoi on ne peut pas finaliser la création du point de vente !) : recopier une autre acti :

      • Afficher les listes de prix de vente,
      • Sélectionner les moyens de paiement : CB; Chèques, Espèces, TR, monnaie locale...

      Pour les espèces, c'est la coche "contrôle de caisse" qui fait qu'il y a un décompte du fonds de caisse à l'ouverture et la fermeture.

      • Personnaliser l'en-tête et pied de ticket de caisse.

      Une référence de commande se créé à la sauvegarde :

      • Aller la renommer et modifier comme suit :

      Si ça "couine" à la sauvegarde, ça peut venir du journal de facturation tout pourri qui s'est mis par défaut. Il faut le remplacer par le journal des ventes de Grap (ou Caap).image-1653033162678.png

       

      Gestion de tables

      • Cocher
      • PUIS  "Gestion des tables" (créer un étage), et "Notes de commandes" dans la partie "Interface de commande"

        image-1620375879370.png

      • et plus loin, dans la partie "Factures et reçu", activer le "partage d'addition"

      Gestion d'emplacements / lieux de vente

      Voir la fiche dédiée.

      + la fiche utilisateur.

      Achats Groupés

      Pour les actis concernées, il faut :

      1. Sur la société : petit onglet "Commandes Groupées", cocher "est un fournisseur" ("est un client est coché par défaut à priori)
      2. Sur l'utilisateur : lui donner le rôle "Option : Utilise les achats groupés (LOG)"

      Autres

      Rajouter la nouvelle acti dans les profils utilisateur des membres de l'équipe interne.

      Profil utilisateur
      • Modifier le mot de passe puis se connecter avec le(s) compte(s) utilisateur(s) associé(s) à la société.
      • Mettre à jour les droits d'accès en copiant une autre activité proche.
      Listes de prix de vente
      • Demander s'il y a des listes de prix de vente spécifiques à créer :
        • les nommer en commençant par le trigramme puis bien indiquer la remise en %. 
        • écrire la ligne d'exception sur la catégorie d'article "consigne",

           

        • image-1652177169626.png

        • inscrire la liste de prix à utiliser pour les articles "consignés" (= dépôt vente)image-1652177198825.png

        • les ajouter au point de vente si point de vente,

        • dans le(s) profil(s) utilisateur(s) de l'acti, penser à cocher "listes de prix de vente" et "Liste de prix simple - Editeur" dans le cas où des listes ont l'option "éditable par produit" (voir ci-dessous) :

      S'il existe des exceptions avec un prix autre que la remise appliquée à tout le reste et si oui, cocher :

      Dépôts-vendeurs
      • Demander s'il y a des dépôts vendeurs à créer.

      pour les actis qui ont des listes de prix ET des dépôts vendeurs, penser à définir quelle liste de prix utiliser sur les "produits consignés" (dépôt vente) : 

      Autre
      • Désabonner aux newsletter weekly digest (valable pour tout nouvel utilisateur / nouvelle société) dans configuration >> Paramètres généraux >> emails récapitulatifs.
      • Tester la création d'un fournisseur pour voir si tout se pré-remplit correctement (listes de prix, emplacement client...).

      Dans les paramètres de configuration (Configuration >> Paramètres généraux >> Achats), cliquer sur "verrouiller les bons de commandes confirmées" et Sauvegarder :

      • Pour prévenir "le bugg du fantôme", penser à ajouter la nouvelle acti sur la fiche utilisateur de Julien Weste, sans quoi l'ajout d'un nouvel utilisateur via le point de vente ne sera pas possible. Attention, il faut aller dans la recherche avancée pour ressortir les utilisateurs inactifs.

      Faire quelques tests en base de test (à partir du lendemain donc) pour vérifier que tout fonctionne bien.

      • Articles spéciaux à créer (bon d'achat, taxe interfel, consignes...)

       

      Intégration des articles et fournisseurs (pour une épicerie)

      Faire remplir le fichier par l'activité (pas en ligne sur le nuage, cela craquerait les formules et contrôles intégrés). Une fois que c'est ok, Quentin réalise l'intégration, d'abord en base de test, puis en prod si tout est ok.

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