Acti sortante - les étapes pour le pôle info

1. Exports Odoo

Montrer à l'acti comment exporter :

• Sa base client·e·s
• Sa base fournisseur·euse·s
• Sa base articles
• Ses ventes par article et par date
• Ses ventes article et par client·es
  
• ...

Puis proposer une date limite après laquelle on clôt le compte Odoo (on le met en ZZZ- + archivage de la fiche acti dans l'annuaire Odoo)

2. Nom de domaine / Mail

	L'acti continue sans Grap	L'acti s'arrête
Sur Gandi, géré par nous	On propose de transférer le nom de domaine sur un autre compte que GRAP_informatique sur Gandi ou même chez un·e autre fournisseur·euse	X (on ne renouvelle pas à la date anniversaire)
Chez un·e autre fournisseur·euse	X	X

3. Nuage nextcloud

• Donner un délai après lequel le nuage ne sera plus disponible : à la charge de l'activité de récupérer ses données.
  
• Une fois le délai dépassé, mettre le dossier de l'acti dans les archives et suspendre le compte utilisateurice.
• Archiver aussi le logo de l'acti : https://nuage.grap.coop/f/1760246

4. Matériel de caisse

Dire qu'on ne reprend pas le matériel, mais qu'on peut éventuellement faire le lien avec une acti entrante qui voudrait acheter du matériel d'occasion.

5. Listings mail de la coopérative

• Demander à partir de quelle date retirer l'acti.
• Mettre à jour dans Gandi + la fiche de la librairie.

6. Framateam

???Retirer les comptes framateam de l'acti de l'équipe Grap_RhoneAlpes : 

7. Meshcentral

Supprimer les ordis de l'acti de la base Meshcentral

8. 3CX

Supprimer l'acti et les contacts de l'annuaire

MAIL TYPE  :

TO DOBonjour,

Dans le cadre de votre sortie de Grap, je vous propose de balayer les différentes étapes à réaliser pour la partie informatique :

1. Odoo

Je vous propose d'archiver votre compte Odoo à partir du XXXX.

Avant cette date, je vous encourage à réaliser les exports dont vous pourriez avoir besoin, par exemple les exports suivants :

• Base client·e·s / fournisseur·euse·s => https://librairie.grap.coop/books/odoo-v12/page/fiche-partenaire-exporter-sa-base-clients-etou-fournisseurs
  
• Base articles => https://librairie.grap.coop/books/odoo-v12/page/fiche-produit-exporter-sa-base-articles
  
• Ventes par article et par date : https://librairie.grap.coop/link/347#bkmrk-5.-ventes-par-articl
  
• Ventes par client·es et par date : https://librairie.grap.coop/link/347#bkmrk-6.-ventes-par-client
  
• Ventes par client et par article : https://librairie.grap.coop/link/347#bkmrk-7.-ventes-par-client
• Évolution mensuelle du panier moyen : voir le rapport SQL "PdV - Activité par date"
  
• ...

2. Nom de domaine / Mails

Votre nom de domaine est actuellement géré par le pôle informatique :

• soit vous souhaitez le conserver, auquel cas nous devons organiser le transfert (sur Gandi ou un autre fournisseur de noms de domaine) pour que vous puissiez l'administrer par vous-mêmes.
• soit vous ne voulez pas le renouveler, et dans ce cas nous n'avons qu'à attendre qu'il arrive à échéance et ne pas reconduire le contrat.

OU

Votre nom de domaine n'est pas géré par nous : nous vous laissons faire le nécessaire.

Dans le cas où vous ne renouvelez pas votre nom de domaine MAIS que vous souhaitez conserver votre historique de mail, voici les recommandations :

• OPTION 1 : archiver vos mails sur un disque dur ou sur un cloud (type nextcloud)
• OPTION 2 : déplacer vos mails sur une autre messagerie à vous, en utilisant Thunderbird par exemple (=> charger les 2 messageries en simultané puis déplacer les mails de l'une à l'autre).
• OPTION 3 : charger vos mails dans Thunderbird : ils resteront même après la suppression de l'adresse mail. Mais attention, les mails ne seront consultables QUE sur cet ordinateur : s'il rend l'âme, vous perdez tout.

3. Nuage nextcloud

Je vous propose d'archiver votre compte Nextcloud à partir du XXXX.

Je vous laisse récupérer vos données (les déplacer dans un disque dur, sur un autre cloud, sur votre ordinateur) avant cette date.

4. Matériel de caisse

On ne reprend pas le matériel de caisse, mais on peut éventuellement faire le lien entre vous et une activité entrante qui souhaiterait s'équiper avec du matériel d'occasion. Si vous êtes intéressé·e·s, faites-le nous savoir et surtout merci de nous envoyer un descriptif du matériel à revendre (liste des éléments, date d'achat, état, prix de vente...).

5. Listings mail de la coopérative / Framateam

Je vous propose de vous retirer des listings et de l'équipe GRAP_RhoneAlpes de framateam à compter du XXX. Après cette date, vous ne recevrez plus les mailings de la coopérative ni de notifications de framateam.

 

EN RESUME : voici le rétro-planning :

Date de fin de l'activité	Exports Odoo, sauvegarde nuage	Suppression des listings / de framateam	Archivage Odoo, Nuage
xxx	entre le xxx et le xxx	xxx	xxx