Sorties de stock - Utilisation interne (perte, entretien, dégustation, ...)
Ce document explique comment déclarer l'utilisation de marchandises (produits stockables) pour des utilisations autres que la vente. Déclarer une utilisation interne aura deux conséquences :
- Sur vos stocks: Les produits ainsi déclarés seront déduits de vos stocks;
- Sur votre comptabilité: Les produits ainsi déclarés seront déduits de votre compte de charge classique d'achat, et seront ventilés dans un compte de charges spécifiques;
Quelques cas d'utilisation
| Nom | Description | Compte comptable |
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Entretien |
Vous utilisez des produits de votre stock pour réaliser l'entretien de vos locaux ou pour les fournitures d'hygiène Ex : nettoyant sol, papier toilette... |
6063 - Fournitures d'entretien et de petit équipement |
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Transformation |
vous utilisez des produits de votre stock pour les vendre sous une forme transformée Ex: prendre un paquet de café du stock pour vendre des tasses de café Expresso |
601 - Matières premières |
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Dégustation |
Vous prenez des produits de votre stock pour les faire déguster à vos clients Ex: prendre 100g de comté et les couper en petits dés sur le comptoir |
6232 - Échantillons |
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Pertes Journalières |
Vous constatez directement des produits perdus Ex: vous jetez 5kg de tomates qui pourrissent |
pas de compte comptable |
N'hésitez pas à contacter le service comptable ou info, pour paramétrer d'autres types d'utilisations (dons, financement participatif, ...), si besoin.
Saisie
- Aller dans "Inventaire" et cliquer sur le motif de votre choix :
- Cliquer sur le bouton "Nouveau";
- Compléter le mouvement de stock : sélectionner la date, indiquer les articles à sortir du stock avec la quantité associée (1), mettre éventuellement un commentaire (2) puis valider.
Dans le cas où vous auriez fait une erreur (ex. enregistrer 500 au lieu de 5 en quantité, vous pouvez cliquer ensuite sur le bouton 
, et renvoyer la différence (495 dans mon exemple).
Si vous souhaitez compléter la liste au fur et à mesure de la journée ou d'un événement, vous pouvez la laisser en brouillon, revenir ajouter des produits, puis valider en dernier lieu.
Confirmation
De façon régulière, en fin de journée, de semaine, ou au maximum en fin de mois, réaliser l'opération suivante:
- Cliquez sur le bouton "Confirmer" pour valider. Cette action a pour conséquence:
- De finaliser l'opération, qui devient non modifiable (tâchez donc de vérifier que les valeurs sont correctes)
- D'impacter vos stocks
Gestion de panier (de légumes, anti-gaspi ou de Noël)
Cela nécessite un paramétrage du service informatique donc nous contacter après la lecture de ce paragraphe
La solution n'est pas parfaitement ergonomique, mais fait l'affaire en terme de comptabilité et de gestion de stocks.
Créer un nouvel article "Panier de légumes" à vendre à la 1PCE.
- Si l'ensemble des produits à l'intérieur du panier ont la même tva : chouette, tu prends celle-ci
- Sinon, tu prends la tva la plus haute - pas d'autres moyens pour le moment
- C'est cet article que tu vendras à la caisse
Créer autant d'articles que de cas particuliers que vous voulez analyser (article panier anti-gaspi, article panier 20%, article panier 5%)
Utiliser les utilisations internes pour déstocker le contenu des paniers
- Dans module Entrepôt / Utilisations internes / Bouton
Créer - Choisir le type "XXX - Création Panier" (que le service informatique doit créer)
- Pour dire "je prends 1kg de patates et 500g de tomates", tu écris Patates quantité 1kg et Tomates 500g
- Ainsi tes patates et tomates ont été déstocké
Génération d'écritures comptables (RÉSERVÉ Équipe Interne)
La génération d'écriture comptable est manuelle. elle doit être réaliser au minimum une fois par an, une fois l'année comptable écoulée, et avant clôture.
Vous pouvez également générer des écritures en cours d'année, pour venir alimenter la moulinette, ou bien si vous réalisez une situation pour une activité.
Les écritures comptables générées sont regroupées. QQ soit le nombre d'utilisation interne, une écriture est générée par mois et par type.
L'écriture générée est une écriture de transfert de charge.
| Comptes comptables | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 607 - Achat de marchandises | 13,09 | |
| 622 - Charge d'entretien | 13,09 |
- Aller dans "Inventaire" / "Utilisation interne"
- Enlever le filtre "A traiter"
- Appliquer le filtre "A valider"
- Afficher toutes les utilisations (en enlevant la limite de 80 éléments)
Si vous ne souhaitez valider que les écritures d'une période, veuillez rajouter un filtre sur les dates.
- Sélectionner toutes les utilisations
regarder en bas de page, si le total est cohérent. Une petite erreur de saisie est parfois vite arrivée dans les quantités.
- Cliquer sur "Action" / "Générer les écritures comptables"
- Cliquer sur le bouton "Appliquer"
- Aller vérifier dans la comptabilité que les écritures ont été correctement générées.
❌ Erreur à la génération des écritures comptables "aucun exercice comptable n'est défini"
Cela arrive si personne n'a généré d'écriture comptable sur l'activité pendant une année et qu'on est sur l'année n+1
En effet, sur le journal d'opérations diverses, la ligne de l'année n'a pas été crée automatiquement et l'outil automatique a crée l'année en cours.
| Ici il manque l'année 2023 et on est en 2024 |
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Pour résoudre ça, se rendre sur le journal d'opérations diverses et créer à la main la ligne de période.
Attention à bien faire les choses, par exemple si l'activité à une année comptable qui n'est pas du 1er janvier au 31 décembre mais sur une année décalée.
Une fois enregistrée, ça fonctionnera.