Skip to main content

Achat auprès d'un.e fournisseur.euse

Ce document a pour objectif de décrire la procédure de gestion d’achat auprès d’un fournisseur pour les achats de marchandises ou de matières premières (vos produits courants destinés à la revente ou à la confection).

Au préalable : comprendre les différents états d'un bon de commande d'achat
Libellé Description

image.png

 Première étape d'un bon de commande, vous avez la possibilité de changer la liste des produits, les quantités, les prix.

image.png

 Indique que vous avez envoyé la demande par mail, via Odoo. Le bon de commande est encore modifiable.

image.png


 Votre fournisseur a accusé bonne réception du bon de commande et est d'accord pour vous vendre la marchandise. Vous avez confirmé la commande : elle n'est plus modifiable à moins de faire un bon de retour.

image.png

Comprendre "archivé". S'il y a eu un écart lors de la réception et qu'il n'a pas bien été géré avec Odoo mais que vous ne voulez pas revenir dessus, vous pouvez verrouiller votre POxxx pour qu'il n'apparaisse plus comme étant à traiter ou à facturer.

image.png

 La commande n'a finalement pas eu lieu.

Commande auprès du fournisseur.euse

Création d'un bon de commande via l'application "Achats"

Fiche à venir

Création d'un bon de commande via le menu image.png

  • Cliquer sur image.png
  • Choisir le fournisseur (1), la date d'"arrivée prévue" pour la réception de la commande (2) et enfin les produits à commander (3) :
    • Soit en cliquant sur le bouton image.png qui mène à la vue d'achat rapide
    • Soit en cliquant sur image.png en bas de tableau

image.png

 La vue d'achat rapide

image.png

  • 1 : indiquer ici la quantité à acheter en tenant compte de l'unité d'achat (colonne immédiatement à droite) 
  • 2 : lorsqu'il y a une quantité de conditionnement indiquée dans la fiche produit et que ce que vous avez saisi n'est pas multiple de ce packaging, la case se colore en rouge pour vous alerter et vous permettre d'ajuster
  • 3 : idem sur une éventuelle quantité minimum à acheter (cf franco par ex.)
  • 4 : rappel du prix HT chez le fournisseur.euse
  • 5 : éventuelles remises pratiquées par ce.tte fournisseur.euse
  • 6 : quantité actuellement en stock d'après Odoo
  • 7 : quantité à recevoir (dans le cas où une autre commande serait en cours sur ces mêmes produits)
  • 8 : raccourcis vers la fiche produit
  • 9 : cliquer sur POxxx pour revenir au bon de commande après avoir sauvegardé votre saisie.
  • Le bon de commande (POxxx) obtenu est encore modifiable si besoin.

Lorsqu'un fournisseur a beaucoup de références, on peut filtrer sur la catégorie d'article ou catégorie de point de vente pour mieux s'y retrouver. Exemple :

 On peut consulter toutes les réceptions prévues dans une vue calendrier :image.png

Odoo est "responsive", ça veut dire qu'il peut être ouvert depuis un smartphone ou une tablette. Passer une commande depuis un de ces appareils n'est pas aussi pratique, mais c'est possible !

Les "activités" (= tâches) en lien avec les bons de commande :

Il est possible de planifier des "Activités" en lien avec ces bons de commande :

image.png

On visualise l'ensemble des activités :

  • soit depuis la liste des bons de commande
  • image.png
  • soit dans le tableau dédié aux "Activités" : 

    image.png

Envoi par mail

Le bon de commande peut être envoyé par mail. Pour ceci :

  • Cliquer sur le bouton image.png
  • Si aucun mail n'est renseigné pour votre fournisseur, un écran apparaît pour compléter
  • Facultatif : vous pouvez personnaliser le corps du mail
  • Facultatif : vous pouvez ajouter une 2nde pièce jointe en cliquant sur image.png
  • Cliquer sur le bouton image.png

image.png

Comme tout mail envoyé par le système Odoo, vous en recevrez une copie (désactivation possible). Vous pouvez également retrouver une copie de l'email et de la pièce jointe dans le chatter (à droite ou en bas de la page) : 

image.png

NB : en cas de changement de RIB ou d'adresse, vous pouvez avoir besoin de faire apparaître l'information sur le bon de commande. Veuillez adresser une demande à support-informatique AROBASE grap.coop

Réception d'une commande fournisseur.euse

Confirmation de la commande

Une fois que vous avez reçuRetrouver la confirmationcommande defournisseur votredans fournisseur,le vousmenu pouvez"Achats".

cliquer

Cliquer sur le bouton image.png si ce que vous recevez est strictement conforme à la commande initiale.

Dans le cas où il y aurait des modifications, nous vous recommandons de modifier le POxxx (une trace de la commande initiale perdure dans le mail envoyé avec PJ) PUIS de confirmer, afin de gagner du temps sur les étapes d'après.

LesLe conséquencefait de l'actioncliquer desur "confirmer sont les suivantes :

  • Votre stock prévisionnel du produit en question est incrémenté avec les quantités commandées,

  • Un bon de réception en attente est créé, à date de la réceptioncommande" quegénère vous aviez mentionné précédemment. Vous pouvez accéder à ceun bon de réception en: cliquant sur le boutonimage.png

Réception de la commande

PlusieursLa casvalidation peuvent se produire, vous obligeant à modifier le bonpermet de réceptionfaire :

entrer
  • Le fournisseur est en rupturestock deles stockproduits et ne vous livrera pas un ou plusieurs produits;
  • Le fournisseur vous livre partiellement et vous livrera dans un deuxième temps, le reste de la marchandise;
  • Le livreur casse tout ou partie de la marchandise lors de la livraison;

Comme expliqué ci-dessus, vous pouvez modifier le POxxx AVANT de cliquer sur le bouton "Confirmer".

1/ RetrouverAccéder leau bon de réception

Lors de votre commande, (voir étape 1), la validation de votre bon de commande d'achat (PO) a généré un bon de réception (IN) en attente. Il s'agit donc de le retrouver afin de le manipuler puis de le valider.

Via le menu Inventaire

Via le bon de commande (menuimage.png

Achats)

Cliquer surimage.png ou sur image.png

 

     

  • Allez

    dans

    Via le menu Inventaire 

Cliquer sur image.pngInventaire >> Réceptions >>image-1628255677101.png

  • Retrouvez votre bon de réception en filtrant par fournisseur dans le moteur de recherche;

    • En supprimant le filtre image-1628255710828.png, on retrouve tous les bons de réception.


    Le code couleur est le suivant :

    • gris : bon de réception annulé ;
    • rouge : bon de réception à l'état "prêt" = réception à valider pour impacter le stock.
    • noir : bon de réception à l'état "fait" = réception des articles dans le stock réalisée.

    Vous pouvez également retrouver le bon de réception à partir du bon de commande d'achat. Pour ceci :

    • Allez dans le menu "Achats"
    • Retrouvez votre bon de commande(PO) au statut "Envoyé", via le moteur de recherche et les filtres (recherche par code POxx, ou par fournisseur)
    • Cliquez dessus, puis cliquer sur le bouton
    2/ Valider le bon de réception
    et

    Cas 1 : vous recevez exactement ce qui a été commandé OU vous avez déjà mis à jour les quantités reçues endirectement étapedans 1le POxxx avant de confirmer

    Vous pouvez cliquer surimage.png puis sur

    image.png

     Cas 2 :

    vous devez modifier des quantités reçues,ues

    CasCompléter 3la colonne "fait" avec les quantités réceptionnées

    J'ai reçu plus que prévu :

    Pour un article qui se rajoute, cliquer sur image.png

    LeAttention tableau: estl'article videse ourajoute incomplet et/ou vous avez les boutons "vérifier la disponibilité" ou "forcer la disponibilité" qui s'affichent

     

    Rien à faire danssur le bon de réception

    		 dans
      les
    • Cliquezstocks mais pas dans le POxxx ni sur lela boutonfacture "Editer": pouril modifierfaudra le tableauré-ajouter (1).
    • Veillezaussi à biencet afficherendroit.

      tous
      J'ai lesreçu produits, si vous en recevez plusmoins que 80;
    • Réalisez les modificationsprévu :

        Pour

      • Modifiezun lesarticle quantitésnon deréceptionné, la colonne "fait" (2) pour qu'elles correspondent aux quantités reçues;
      • Indiquezindiquez quantité = 0 (et pas la) sisous lepeine fournisseurde étaitgénérer enune rupture;
        • erreur. 

    Lors de la validation, Odoo me propose de créer un reliquat (suppose que les produits manquants arrivent dans un second temps). 

    Ne devrait pas se produire en principe.image.png

    Si celavous créez un reliquat, vous arrive,pouvez cliquerle successivementretrouver sur lesle boutonsPOxxx "Forcervia lale disponibilité"bouton puisimage.png "marqueret commevenir "àle faire"valider puisultérieurement "valider".

    Puis

    2/ cliquerRevenir sur le bouton "Valider" ; Cela va faire entrer en stock tous les produits affichés.

    Dans le cas 2, la pop-up suivante s'ouvre :Ne choisissez "créer un reliquat" que si le reste de la commande suit dans un 2nd temps. Dans le cas d'un retrait des articles indisponibles de la commande, cliquez sur "Pas de reliquat". Un "reliquat" prend la forme d'un 2èmeau bon de réceptioncommande :

    (POxxx)

    Vous pouvez ensuite revenir au bon de commande initial (POxx) grâce au bouton image.png(en ethaut créerà droite) ou en cliquant sur la factureréférence (voirdu Achat - Etape n°3 - Facturation de bon de réceptions)

      Dans le cas où vous ajouteriez un ou des article(s) dans cette étape de réception, la ou les nouvelle(s) ligne(s) ne se reporteraient pasPOxxx dans le bonfil de commande (POxxx) et donc pas sur la factured'ariane :

      il faudrait ajouter la ou les ligne(s) AUSSI sur la facture. Nous recommandons d'ajouter l'article dans le bon de commande (POxxx) AVANT de cliquer sur le bouton "confirmer la commande".

      image.png

      3/ Revenir sur une commande réceptionnée (bon de retour)

      Ce cas arrive si :

      • vous ne vous êtes pas rendu compte d'une erreur dans la livraison et que vous avez déjà marqué votre bon de réception comme "reçu";
      • votre fournisseur vous facture les produits non livrés, et vous fait un avoir ensuite : dans ce cas, il est plus pratique d'indiquer d'avoir reçu tous les articles commandés, afin que la première facture générée correspondent à la facture émise par le fournisseur;
      • votre fournisseur vous reprend une partie de la marchandise (rappel de produit par ex.)

      Pour revenir sur votre réception :

      • retrouvez d'abord le bon de réception validé à partir du bon de commande POxxx en cliquant sur image.png
      • ouvrez le bon de réception WHxxx/IN/xxxximage.png
      • puis cliquez sur le boutonimage.png: une pop up s'ouvre avec la liste des articles :

        image.pngimage.png

        1. Commencez par supprimer tous les articles pour lesquels vous ne ferez pas de retour à l'aide de la petite poubellede fin de ligne
        2. Dans la colonne "Quantité", indiquez la quantité à retourner (et pas la quantité effectivement réceptionnée !).
        3. Enfin dans la colonne "A rembourser", cochez les cases SAUF SI vous ne souhaitez pas mettre à jour la quantité livrée et à facturer.
        4. Cliquez sur le bouton "Retourner" puis validezimage.png lepuis bon de retour WHxxx/OUT/xxximage.png
      • Repassez ensuite sur le bon de commande (POxxx) : vous constatez qu'il y a 2 bons de réception :

        Pour prise en compte dans la facturation, 2 cas de figure :

          • Soit la facture n'avait pas encore été créée, et donc la quantité facturée tiendra compte de votre rectification,
          • Soit vous aviez déjà créé la facture, auquel cas il faut aller créer un avoir en parallèle,le dansà Facturationpartir >>de Fournisseurcette >>facture Avoiren question

        Back to top