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Achat auprès d'un.e fournisseur.euse

Ce document a pour objectif de décrire la procédure de gestion d’achat auprès d’un fournisseur pour les achats de marchandises ou de matières premières (vos produits courants destinés à la revente ou à la confection).

Au préalable : comprendre les différents états d'un bon de commande d'achat
Libellé Description

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 Première étape d'un bon de commande, vous avez la possibilité de changer la liste des produits, les quantités, les prix.

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 Indique que vous avez envoyé la demande par mail, via Odoo. Le bon de commande est encore modifiable.

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 Votre fournisseur a accusé bonne réception du bon de commande et est d'accord pour vous vendre la marchandise. Vous avez confirmé la commande : elle n'est plus modifiable à moins de faire un bon de retour.

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Comprendre "archivé". S'il y a eu un écart lors de la réception et qu'il n'a pas bien été géré avec Odoo mais que vous ne voulez pas revenir dessus, vous pouvez verrouiller votre POxxx pour qu'il n'apparaisse plus comme étant à traiter ou à facturer.

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 La commande n'a finalement pas eu lieu.

Commande auprès du fournisseur.euse

Création d'un bon de commande via l'application "Achats"

Fiche à venir

Création d'un bon de commande via le menu image.png

  • Cliquer sur image.png
  • Choisir le fournisseur (1), la date d'"arrivée prévue" pour la réception de la commande (2) et enfin les produits à commander (3) :
    • Soit en cliquant sur le bouton image.png qui mène à la vue d'achat rapide
    • Soit en cliquant sur image.png en bas de tableau

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 La vue d'achat rapide

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  • 1 : indiquer ici la quantité à acheter en tenant compte de l'unité d'achat (colonne immédiatement à droite) 
  • 2 : lorsqu'il y a une quantité de conditionnement indiquée dans la fiche produit et que ce que vous avez saisi n'est pas multiple de ce packaging, la case se colore en rouge pour vous alerter et vous permettre d'ajuster
  • 3 : idem sur une éventuelle quantité minimum à acheter (cf franco par ex.)
  • 4 : rappel du prix HT chez le fournisseur.euse
  • 5 : éventuelles remises pratiquées par ce.tte fournisseur.euse
  • 6 : quantité actuellement en stock d'après Odoo
  • 7 : quantité à recevoir (dans le cas où une autre commande serait en cours sur ces mêmes produits)
  • 8 : raccourcis vers la fiche produit
  • 9 : cliquer sur POxxx pour revenir au bon de commande après avoir sauvegardé votre saisie.
  • Le bon de commande (POxxx) obtenu est encore modifiable si besoin.

Lorsqu'un fournisseur a beaucoup de références, on peut filtrer sur la catégorie d'article ou catégorie de point de vente pour mieux s'y retrouver. Exemple :

 On peut consulter toutes les réceptions prévues dans une vue calendrier :image.png

Odoo est "responsive", ça veut dire qu'il peut être ouvert depuis un smartphone ou une tablette. Passer une commande depuis un de ces appareils n'est pas aussi pratique, mais c'est possible !

Les "activités" (= tâches) en lien avec les bons de commande :

Il est possible de planifier des "Activités" en lien avec ces bons de commande :

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On visualise l'ensemble des activités :

  • soit depuis la liste des bons de commande
  • image.png
  • soit dans le tableau dédié aux "Activités" : 

    image.png

Envoi par mail

Le bon de commande peut être envoyé par mail. Pour ceci :

  • Cliquer sur le bouton image.png
  • Si aucun mail n'est renseigné pour votre fournisseur, un écran apparaît pour compléter
  • Facultatif : vous pouvez personnaliser le corps du mail
  • Facultatif : vous pouvez ajouter une 2nde pièce jointe en cliquant sur image.png
  • Cliquer sur le bouton image.png

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Comme tout mail envoyé par le système Odoo, vous en recevrez une copie (désactivation possible). Vous pouvez également retrouver une copie de l'email et de la pièce jointe dans le chatter (à droite ou en bas de la page) : 

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NB : en cas de changement de RIB ou d'adresse, vous pouvez avoir besoin de faire apparaître l'information sur le bon de commande. Veuillez adresser une demande à support-informatique AROBASE grap.coop

Réception d'une commande fournisseur.euse

Confirmation de la commande

Une fois que vous avez reçu la confirmation de votre fournisseur, vous pouvez cliquer sur le bouton image.png si ce que vous recevez est strictement conforme à la commande initiale.

Dans le cas où il y aurait des modifications, nous vous recommandons de modifier le POxxx (une trace de la commande initiale perdure dans le mail envoyé avec PJ) PUIS de confirmer, afin de gagner du temps sur les étapes d'après.

Les conséquence de l'action de confirmer sont les suivantes :

  • Votre stock prévisionnel du produit en question est incrémenté avec les quantités commandées,

  • Un bon de réception en attente est créé, à date de la réception que vous aviez mentionné précédemment. Vous pouvez accéder à ce bon de réception en cliquant sur le boutonimage.png

Réception de la commande

Plusieurs cas peuvent se produire, vous obligeant à modifier le bon de réception :

  • Le fournisseur est en rupture de stock et ne vous livrera pas un ou plusieurs produits;
  • Le fournisseur vous livre partiellement et vous livrera dans un deuxième temps, le reste de la marchandise;
  • Le livreur casse tout ou partie de la marchandise lors de la livraison;

Comme expliqué ci-dessus, vous pouvez modifier le POxxx AVANT de cliquer sur le bouton "Confirmer".

1/ Retrouver le bon de réception

Lors de votre commande, (voir étape 1), la validation de votre bon de commande d'achat (PO) a généré un bon de réception (IN) en attente. Il s'agit donc de le retrouver afin de le manipuler puis de le valider.

Via le menu Inventaire
Via le bon de commande (menu Achats)
  • Allez dans Inventaire >> Réceptions >>image-1628255677101.png
  • Retrouvez votre bon de réception en filtrant par fournisseur dans le moteur de recherche;

En supprimant le filtre image-1628255710828.png, on retrouve tous les bons de réception.


Le code couleur est le suivant :

  • gris : bon de réception annulé ;
  • rouge : bon de réception à l'état "prêt" = réception à valider pour impacter le stock.
  • noir : bon de réception à l'état "fait" = réception des articles dans le stock réalisée.

Vous pouvez également retrouver le bon de réception à partir du bon de commande d'achat. Pour ceci :

  • Allez dans le menu "Achats"
  • Retrouvez votre bon de commande(PO) au statut "Envoyé", via le moteur de recherche et les filtres (recherche par code POxx, ou par fournisseur)
  • Cliquez dessus, puis cliquer sur le bouton
2/ Valider le bon de réception
Cas 1 : vous recevez exactement ce qui a été commandé OU vous avez déjà mis à jour les quantités reçues en étape 1

Cas 2 :

vous devez modifier des quantités reçues,

Cas 3 :

Le tableau est vide ou incomplet et/ou vous avez les boutons "vérifier la disponibilité" ou "forcer la disponibilité" qui s'affichent

 

Rien à faire dans le bon de réception
  • Cliquez sur le bouton "Editer" pour modifier le tableau (1).
  • Veillez à bien afficher tous les produits, si vous en recevez plus que 80;
  • Réalisez les modifications :
    • Modifiez les quantités de la colonne "fait" (2) pour qu'elles correspondent aux quantités reçues;
    • Indiquez quantité = 0 (et pas la) si le fournisseur était en rupture;

Ne devrait pas se produire en principe.

Si cela vous arrive, cliquer successivement sur les boutons "Forcer la disponibilité" puis "marquer comme "à faire" puis "valider".

Puis cliquer sur le bouton "Valider" ; Cela va faire entrer en stock tous les produits affichés.

Dans le cas 2, la pop-up suivante s'ouvre :Ne choisissez "créer un reliquat" que si le reste de la commande suit dans un 2nd temps. Dans le cas d'un retrait des articles indisponibles de la commande, cliquez sur "Pas de reliquat". Un "reliquat" prend la forme d'un 2ème bon de réception :

Vous pouvez ensuite revenir au bon de commande initial (POxx) grâce au bouton et créer la facture (voir Achat - Etape n°3 - Facturation de bon de réceptions)

    Dans le cas où vous ajouteriez un ou des article(s) dans cette étape de réception, la ou les nouvelle(s) ligne(s) ne se reporteraient pas dans le bon de commande (POxxx) et donc pas sur la facture : il faudrait ajouter la ou les ligne(s) AUSSI sur la facture. Nous recommandons d'ajouter l'article dans le bon de commande (POxxx) AVANT de cliquer sur le bouton "confirmer la commande".

    3/ Revenir sur une commande réceptionnée (bon de retour)

    Ce cas arrive si :

    • vous ne vous êtes pas rendu compte d'une erreur dans la livraison et que vous avez déjà marqué votre bon de réception comme "reçu";
    • votre fournisseur vous facture les produits non livrés, et vous fait un avoir ensuite : dans ce cas, il est plus pratique d'indiquer d'avoir reçu tous les articles commandés, afin que la première facture générée correspondent à la facture émise par le fournisseur;

    Pour revenir sur votre réception :

    • retrouvez d'abord le bon de réception validé à partir du bon de commande POxxx en cliquant sur image.png
    • ouvrez le bon de réception WHxxx/IN/xxxx
    • puis cliquez sur le bouton: une pop up s'ouvre avec la liste des articles :

      image.png

      1. Commencez par supprimer tous les articles pour lesquels vous ne ferez pas de retour à l'aide de la petite poubellede fin de ligne
      2. Dans la colonne "Quantité", indiquez la quantité à retourner (et pas la quantité effectivement réceptionnée !).
      3. Enfin dans la colonne "A rembourser", cochez les cases SAUF SI vous ne souhaitez pas mettre à jour la quantité livrée et à facturer.
      4. Cliquez sur "Retourner" puis validez le bon de retour WHxxx/OUT/xxx
    • Repassez ensuite sur le bon de commande (POxxx) : vous constatez qu'il y a 2 bons de réception :

      Pour prise en compte dans la facturation, 2 cas de figure :

        • Soit la facture n'avait pas encore été créée, et donc la quantité facturée tiendra compte de votre rectification,
        • Soit vous aviez déjà créé la facture, auquel cas il faut aller créer un avoir en parallèle, dans Facturation >> Fournisseur >> Avoir

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