3 - Fonctionnement du point de vente tactile

Le point de vente se présente comme suit :

Nous vous encourageons vraiment à utiliser l'écran tactile : à force d'habitude, il fait gagner beaucoup de temps !

Sélection des produits

il existe 3 façons de sélectionner un produit :

Scan du code barre	Si votre produit n'est pas reconnu dans la base d'Odoo, un message d'erreur s'affichera. NB : les tickets restaurant peuvent également être scannés.
Recherche par catégories et sous-catégories	En cliquant sur les catégories de produits, vous n'afficherez que les produits de cette catégorie :
Recherche par nom de produit	Taper dans la barre de recherche un mot-clé permettant de filtrer sur les articles contenant ce terme : Le bouton permet de réinitialiser la recherche pour passer au mot-clé suivant.

Produit à peser

Si votre produit est marqué comme "à peser" sur sa fiche, un écran supplémentaire s'affiche, qui permet de saisir le poids brut, et éventuellement une tare. Odoo calcule alors le poids net et indique le prix total.

Création d'un ticket

Sélectionner les produits un par un. Vous pouvez intervenir sur :

• la quantité : en cliquant plusieurs fois sur l'article, ou en cliquant sur  puis en indiquant le nombre sur le pavé numérique.

Dans le cadre d'un retour, cliquer sur pour mettre une quantité négative.

• le prix unitaire : en cliquant sur  et en modifiant le prix.
• la tare : même procédé

ou appliquer une remise (ex. -20% sur fruit abîmé : cliquer sur "Rem." puis taper "20" sur le clavier tactile).

Lorsque la remise concerne tout le ticket (client avec une tarification particulière), il faut choisir une liste de prix, dans la liste convenue avec le pôle informatique (c'est lui qui les créé pour vous) :

Pour supprimer une ligne du ticket, il faut la sélectionner, et cliquer 2 fois sur.

Situations rencontrées en caisse :

Mettre un ticket en attente	Si un client tarde à vous payer (doit aller retirer de l'argent, etc...), et que vous souhaitez commencer à saisir un nouveau ticket, vous pouvez laisser le ticket en attente, en cliquant sur puis
Annuler une vente	Dans ce même écran, sélectionner la commande à annuler et cliquer sur la petite poubelle en bout de ligne
Faire un retour / échange	Retour : si le client rapporte un ou plusieurs articles, il faut faire un ticket négatif à l'aide du bouton "Plus" puis cliquer "Remboursement" Erreur : si vous vous êtes trompé·e sur une sélection de produit, et qu'un client fait une réclamation, vous pouvez réaliser un ticket correctif pour corriger la vente précédente. Si par exemple, vous aviez sélectionné la gourde d'1L au lieu de son équivalent en 500mL : créer un nouveau ticket Sélectionner le bon produit à vendre Sélectionner ensuite le produit indument vendu, et affectez-y une quantité négative Valider la vente, et rendez éventuellement le différent en espèce. Cette opération aura pour avantage de : - corriger l'état des stocks dans Odoo - corriger la ventilation des ventes, dans le cas où les produits étaient des produits de dépôts vendeurs.
Réaliser un devis	Idem que pour une vente livrée, sauf que les articles ne sont pas sortis du stock, et dans "Ventes", c'est un devis brouillon (pas encore à l'état de bon de commande) que l'on trouve.

Les ventes livrées

Une vente livrée, c'est lorsque quelqu'un passe en caisse, mais qu'iel diffère le règlement de son ticket. Les articles sortent du stock mais n'ont pas encore généré de chiffre d'affaire. La vente du point de vente sort complètement de l'activité de point de vente du jour.

Il faut :

1. Créer le ticket, choisir le client (voir explication plus bas) puis cliquer sur "Plus..." > "Créer une vente" :

   

2. Sélectionner "Créer une vente livrée" et confirmer dans la fenêtre qui s'ouvre ensuite :

Un bon de commande client est créé dans le menu "Ventes" d'Odoo.

Lorsque le ou la client.e vient régler, il faut :

1. retrouver le ou les ticket(s) dans le menu "Ventes" d'Odoo
2. cliquer sur . Si vous voulez fusionner plusieurs ventes en une seule facture, il faut les cocher puis faire Action > Créer les factures :
   

   

3. dater et confirmer la facture

4. cliquer sur  et sélectionner le moyen de paiement : 

   

En cas de multi-paiement (un peu en espèces le reste en CB par exemple), l'action est à réaliser 2 fois. On voit qu'un paiement n'est pas terminé si le bandeau "partiel" s'affiche : 

Lorsque le client vient payer son dû (à une date ultérieure en principe), il ne faut pas le considérer comme une recette lié à cette session du point de vente, il faut le compter à part, sous peine d'avoir une erreur de caisse. Si la personne paie en virement : pas de problème. Si elle paie en chèque, ne pas ranger le chèque en question avec ceux de la caisse du jour. Si elle paie en espèces, utiliser le bouton pour ajouter la monnaie dans le fonds de caisse. Enfin, si elle paie en CB, déduire le montant de la télécollecte du soir.

Les articles vendus sont sortis du stock, pour autant aucun paiement associé n'est enregistré sur le moment.

On ne doit pas faire de vente livrée avec des quantités négatives (ex. retour de consigne)

Opérations sur des tickets déjà validés

Derrière le bouton   se cachent également les actions suivantes :

Remboursement

On cherche alors la commande à rembourser parmi les dernières saisies, le ticket s'affiche à droite, puis il s'agit de cliquer sur chaque article à retourner et indiquer la quantité à rembourser. Enfin, cliquer sur "remboursement" : un ticket en négatif est généré, il ne reste plus qu'à faire paiement et rendre la monnaie en espèces.

Les 10 derniers sont affichés par défaut, mais l'on peut faire une recherche pour retrouver d'autres tickets plus anciens, y compris ceux de sessions clôturées.

Réédition de ticket de caisse

XXX

Une fois la vente terminée, on ne peut plus générer de facture. Si un client en demande une après coup, il faudra retrouver le ticket et le rééditer, il fera office de facture.

*Retrouver la référence d'un ticket  : Aller dans>> Commandes >> Commandes Supprimer le filtre Filtrer sur la date de vente = via 2 filtres qui vont "encadrer" le créneau de vente. Par exemple, pour une vente qui aurait eu lieu le 17/03/2022 après-midi, on pourrait écrire : ET La référence de commande est dans la 1ère colonne :

Dans le cas où des articles du ticket rappelé ne sont plus disponibles dans le point de vente, on obtient le message d'erreur suivant : . Il faut alors contacter le pôle info pour qu'il retrouve les articles concernés (les codes du message d'erreur sont les identifiants informatiques des fiches articles), les remette dans le point de vente le temps de rééditer le ticket, puis les décoche de nouveau ensuite.

Entrées - sorties de monnaie

Situations possibles : 

• monnaie prise dans le fonds de caisse pour payer un emplacement de marché ou autre (cash sortant).
• règlement d'une vente livrée antérieure à la date du jour en espèces (cash entrant).
• ajout d'espèces en cours de journée (cash entrant) lorsqu'il n'y a plus de pièces de 20 centimes par exemple.

Affecter un·e client·e à une vente

Cliquer sur "Client" au dessus de "paiement" :

Vous pouvez alors sélectionner un client existant ou en créer un nouveau via le bouton

Il existe 3 situations pour lesquelles il est utile voire indispensable d'identifier le client :

• établir une facture (on ne peut pas faire de facture anonyme)
• faire une vente livrée ou un devis depuis le point de vente
• appliquer une tarification particulière / liste de prix (ex. -10% de remise sur l'ensemble du magasin), bien qu'il soit possible de définir la liste de prix même sans sélectionner le client.

Si le client a une tarification particulière, le montant du ticket en cours sera automatiquement recalculé.

Saisie des paiements

• cliquer sur "Paiement", puis sur le moyen de paiement utilisé par le client (il peut y en avoir plusieurs)

  

• Odoo indique éventuellement la monnaie à rendre

• Si le client paie avec un autre moyen de paiement que les espèces, et qu'il paie plus que le montant du ticket, alors vous faites distributeur de billet ("cashback"). Un message vous en informe : 

Si le client a besoin d'une facture, c'est aussi à cette étape qu'il faut la lui sortir :

Si le ou la client.e a besoin d'une facture, il faut cliquer sur "facture" (à droite) AVANT d'avoir validé le paiement. Pour rappel, on ne peut pas faire de facture anonyme, il faut donc au préalable sélectionner le ou la client.e : 

Enfin, après validation du paiement, il est ensuite possible d'imprimer le ticket de caisse et/ou de l'envoyer par e-mail :

Titres / tickets restaurant

Demande au pôle info de t'activer l'option sur Odoo après avoir vu avec le pôle compta comment ça fonctionnait !

L'éligibilité au titre restaurant est matérialisée par le pictogramme

Lui-même vient de la coche "titre restaurant" de la fiche article, qui est héritée de la catégorie d'article :Bien que le paramétrage de cette coche ne passe pas par vous (vous ne créez pas les catégories d'article), vous avez la main pour forcer cette coche.

Lors du paiement, un tableau récapitulatif permet de consulter rapidement le montant éligible aux titres restaurant, le montant maximum autorisé par la loi, et le montant saisi (ou bipé, si vous scannez le code barre du ticket restaurant). Si le montant éligible ou le montant maximum, ou les deux sont dépassés, une alerte se déclenche :

         

Ces alertes n'empêchent pas le paiement : on peut tout de même valider.

Validation des paiements

Cliquer sur Valider,

puis imprimer le ticket si le client le demande et passer à la commande suivante !

Suivi de la marge dans le point de vente

La marge réalisée sur chaque article et la marge globale calculée sur le ticket (en tenant compte de la liste de prix appliquée) s'affichent directement dans le point de vente.

Cela permet surtout de repérer en temps réel les éventuelles erreurs de paramétrage (voir ci-dessous le chou vert) dans les fiches articles pour faire les correctifs et éviter de fausser la marge dans Odoo durablement.

Si cet affichage vous dérange vis-à-vis des clients qui visualisent votre écran de caisse par exemple, sachez qu'il est possible de le désactiver.

Éditer un "Z"

Le bouton permet de sortir sur l'imprimante ticket de caisse un récapitulatif des ventes de la session, article par article (ne figurent que les articles passés en caisse), en ordre alpha, avec la quantité vendue pour chacun.

Éviter d'imprimer le "Z" en fin de journée quand on est une grosse épiceries avec plein d'articles : on peut rapidement être au bout du rouleau (de l'imprimante !).

Fonctionnement sans internet

Le point de vente continue à fonctionner si vous avez des coupures d'internet pendant la journée. Dans ce cas, les ventes vont être gardé sur votre navigateur, et seront envoyées quand vous aurez de nouveau une connexion. Un indicateur en haut à droite mentionne le nombre de tickets non transmis au serveur.

Avant de fermer votre caisse en fin de journée, assurez vous que tous les tickets ont été transmis au serveur.
Dans le cas contraire, merci de ne pas fermer votre caisse, et de contacter le service informatique.

Pour accélérer la synchronisation, vous pouvez cliquer sur l'icône .

Quand vous récupérez une connexion :

• cliquer sur le nombre de ticket non transmis
• Attendre que les ventes se transmettent (cela peut prendre plusieurs minutes, s'il y a beaucoup de tickets non transmis).
• une fois que l’icône est de nouveau verte, vous pouvez fermer votre caisse

Si vous aviez des tickets non validés (pas de paiement) et qu'une coupure survenait, sachez qu'au redémarrage, vous pourriez retrouver vos tickets en l'état.

Visionner le MOOC sur le Point de Vente.