Inventaire complet (avec prérequis Odoo)

Prérequis à la réalisation d'un l'inventaire

Produits - Valorisation des stocks

Tous les mouvements de stock sont valorisés sur la base du Prix de Revient indiqué dans la fiche produit. Veillez à ce que ce prix soit bien renseigné, sinon la valorisation de vos stocks sera fausse.

Pour repérer les produits où le prix de revient est erroné, vous pouvez filtrer les produits qui ont une marge trop haute ou trop basse par rapport à celle que vous êtes sensés appliquer.

Achat - Validation des bons de réception

Avant de réaliser un inventaire, vous devez avoir saisie toutes vos commandes fournisseurs que vous avez reçues jusqu'au moment de l'inventaire.

Si vous saisissez après un inventaire, une livraison qui a eu lieu avant, cela faussera tous les stocks des produits de cette commande.

La saisie d'un commande se réalise généralement en 3 étapes :

Il faut, avant inventaire avoir au moins terminé l'étape n°2 de chaque commande reçue.

Vente - Validation des bons de livraison

De la même façon, il faut avoir avoir valider toutes les livraisons que vous auriez pu réaliser avant inventaire.

Point de vente - Facturation et clôture

Avant inventaire, si certaines notes étaient encore à l'état brouillon, il faut créer des factures pour chacune d'elle. Cela a pour conséquence de faire sortir du stock les produits, même si le client paiera plus tard.

De la même façon, il est recommandé de clôturer sa caisse.

Transaction Inter Société

De la même façon qu'un achat ou une vente, les transactions entre activités de la coopérative doivent être validées avant inventaire.

Utilisation interne - Validation des sorties constatées

Si vous utilisez le module d'utilisation interne, pour déclarer vos pertes quotidiennes, vos dégustations, etc., veillez à ce que toutes les utilisations internes soient validées avant l'inventaire.

Réalisation de l'inventaire

Avec smartphone

C'est la manière la plus rapide pour gérer ses produits avec code-barre.
Un tutoriel complet est disponible ici.

Par Odoo

Création d'un inventaire

Si vous n'avez que quelques références, vous pouvez créer un seul inventaire.

Par contre, si vous avez plusieurs centaines / milliers de références ou si vous êtes plusieurs, il est judicieux de créer plusieurs inventaires partiels, par lieux inventoriés et par personne. Exemple :

Si vous avez la même quantité, il n'y a rien à faire, sinon, vous devez changer la valeur et mettre celle que vous avez compté.

Les lignes en bleues sont les lignes où la quantité est différente de la quantité prévue.

Appuyer régulièrement sur le bouton sauvegarder, pour éviter une erreur de manipulation malencontreuse.

Ne changez pas l'unité de mesure à ce moment là même si vous vous étiez trompé sur la fiche produit. Odoo refusera de valider un inventaire avec des objets en LITRE si sur la fiche produit, il est indiqué que le produit se compte à la PIECE.

Ne pas valider les inventaires partiels !

Gestion des doublons

A la fin de la saisie de votre partie d'inventaire, vous aurez peut-être des doublons qu'il faudra corriger. Le nombre de produits inventoriés 2 fois est indiqué lors de la sauvegarde sur le bouton en haut à droite "Lignes dupliquées".

MERCI D'APPELER LE SERVICE INFO A CETTE ÉTAPE !

Validation de l'inventaire
(RÉSERVÉ Service informatique)

1. Fusion des différents inventaires

Si vous n'avez saisi qu'un seul inventaire, passez à l'étape "3. Remplissage avec les produits manquants".

Une fois tous les inventaires saisis, vous devez fusionner les différents inventaires pour en avoir un seul récapitulatif.

• dans la vue liste, sélectionner les différents inventaires.

• Cliquez ensuite sur "Autres options" / "Fusionnez les inventaires" puis valider. Cette opération prend un peu de temps, vous avez le temps d'aller prendre un café.

Vous vous retrouvez donc avec un nouvel inventaire en brouillon qui reprend tous les éléments, et qui s'appelle "Merged Inventory" que vous devez ouvrir.

Nota : Garder en brouillon les différents petits inventaires, ils peuvent servir en cas de fausse manipulation sur la suite de la procédure !

2. Renommage de l'inventaire

• Vérifiez bien que le nombre de lignes est cohérent, dans la partie de droite;
• Renommer ensuite l'inventaire en quelque chose de plus compréhensible genre "Inventaire complet du XX/XX/20XX";

3. Remplissage avec les produits manquants

La prochaine étape est de remplir l'inventaire avec les éléments que vous n'avez pas compté. En effet un inventaire validé va changer les quantité en stock, pour les produits listés seulement. Si vous êtes en rupture de stock sur un produit, et qu'Odoo en indique 3 en stock, il faut lui indiquer que vous en avez 0 de façon explicite.

• Cliquez sur le bouton "Remplir l'inventaire";
• Cochez bien la case "Mettre à 0";
• Cliquer sur bouton "Remplir l'inventaire". Cette fois ci vous avez le temps pour aller boire un café allongé.

• Recliquer ensuite sur le bouton "Fusionner les doublons"
• Recliquer ensuite sur le bouton "Réinitialiser le prix unitaire"

4. Validation finale

A la fin de l'opération, vous avez un inventaire avec tous vos produits avec pour chacun :

• une quantité non nulle si vous avez vos produits en stock;
• une quantité nulle si vous êtes en rupture / si vous avez déréférencé ce produit ;

Après cela vous devez :

• cliquer sur le bouton "Confirmer l'inventaire". Cette opération va générer des mouvements de stocks entrants / sortants prévisionnels pour chaque différences.
• Cliquer sur le bouton "Valider l'inventaire". Cette opération va réaliser l'entrée ou la sortie définitive des produits du stocks.

5. Export

Réaliser les 3 exports suivants et communiquez les à l'activité, au comptable et à l'accompagnateur.

5.A) Justificatif PDF

Vous avez ensuite la possibilité d'imprimer un pdf de l'inventaire en cliquant sur les boutons "Imprimer" / "Inventaire du stock".

Vous récupérez alors un document PDF qui justifie de votre valorisation de stock avec une ligne par produit avec sa valorisation, ainsi que le total du stock.

 

5.B) Justificatif Excel

• Tableur
• Cliquer sur l'inventaire
• Cliquer sur l'icone de ligne d'inventaire situé à droite

• Afficher toutes les lignes (en enlevant le filtre de 80 lignes)
• Sélectionner toutes les lignes
• Cliquer sur "Exporter la vue courante" / "Excel"

5.C) Etat des stocks Excel

Après validation de l'inventaire, vous pouvez sortir l'état de vos stocks, classé par catégorie. Pour cela :

• Aller dans "Entrepot" / "Articles" / "Articles (Stock)"
• Afficher tous les produits (en enlevant le filtre de 80 produits)
• Sélectionner tous vos produits.
• Cliquer sur "Exporter la vue courante" / "Excel"
• Vous aller avoir un tableau excel qui indique la liste des produits par catégorie, avec pour chacun, la quantité en stock, la quantité prévu, et la valorisation.