Inventaire - introduction

Quand réaliser un inventaire ?

Légalement, toute entreprise est tenue d’inventorier son stock au moins une fois par an.

Extrait de l'Article L123-12 du code du commerce
L'entreprise doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise.

Pourquoi réaliser un inventaire

Les erreurs de stocks sont inévitables. Elles peuvent avoir plusieurs causes :

Causes externes

Causes liées à de mauvaises pratiques dans Odoo

Les vols
La perte de poids des produits
D/V si stock dans Odoo

Les pertes non saisies
Des erreurs d’unité de mesure dans la fiche article (ou erreur de conversion litre / kilo, cagette / unité, pack / unité (pour le lait, l'eau, les oeufs...)
Des erreurs de réception / livraison dans Odoo (doublons, mauvaises manip)
Des erreurs d'articles (vous avez vendu des pommes golden au lieu de galas par ex.)
Des commandes non saisies dans Odoo (pain, ...)
Des transferts non réalisés (via une utilisation interne) dans le cas d'une double activité (épicerie => bar ou restau) ou dans le cas d'une création de panier composé
Des erreurs de livraison du fournisseur (ex. relais vert qui facture tout quand bien même tout n'est pas réceptionné : vous avez tendance à mettre tout ok en réception mais l'avoir que vous réalisez ensuite ne permet pas de rétablir le stock).

Dans Odoo, ces écarts de stock constituent la "démarque inconnue" dans le tableau de bord "Stock - perte de produits". Attention au sens de lecture :

lorsque la démarque inconnue est en positif : vous avez inventorié moins d'articles que ce qu'Odoo déclarait avoir en stock => c'est donc une perte (à déduire de la marge)
lorsque la démarque inconnue est en négatif : vous avez inventorié plus d'articles que ce qu'Odoo disait avoir en stock : c'est alors à votre "avantage".

Pour rectifier la situation, nous recommandons d'effectuer au moins 2 inventaires complets par an ou de pratiquer les inventaires tournants.
L'inventaire servira à :

corriger le stock pour chaque produit (ex: 92 Pièce de coulis de tomate) pour savoir précisément ce qu'on a en stock, et donc ce qu'on doit commander;
corriger la valorisation total du stock (ex: 23965,76€) pour voir les impacts financier de notre stock;

Durée

Pour rappel estimatif, compter environ 1,3 min de travail par référence
1000 produits → 1300 minutes → 21h → 7h de travail pour 3 personnes