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*_Flux d'achat - (3) Facturation des Réceptions

Résumé du document

Ce document a pour objectif de décrire la procédure de gestion d’achat auprès d’un fournisseur pour les achats de marchandises ou de matières premières (vos produits courants destinés à la revente ou à la transformation).

La 3ème étape est la gestion de la facturation.

La facturation se génère à partir des bons de réceptions, à réception de la facture.

1/ Facturer les bons de réceptions

  • Lors de la réception de votre commande, (voir étape 2), la validation de vos bons de réception (IN) les a passé à l'état "Prêt", c'est à dire à facturer.
  • Quand vous obtenez la facture, il faut retrouver votre ou vos bon(s) de livraison via le bon de commande, ou dans "Inventaire" >> "Réception", avec la possibilité de filtrer par numéro de commande ou par fournisseur.
  • Dans le cas où vous avez une facture pour plusieurs bons de réception, vous pouvez rapprocher vos factures entre elles à l'aide de ce champ "complète automatiquement" => La facture brouillon sur laquelle vous êtes va se cumuler à une existante si vous sélectionnez le bon de commande (POxx) d'origine de cette autre facture dans la liste :

Opérations à réaliser avant de valider une facture brouillon

Vérification des produits, des quantités et des prix d'achat

  1. La première vérification à réaliser est de vérifier que les produits (et les quantités) de la facture papier sont les mêmes que ceux proposés par Odoo. Si ce n'est pas le cas, il peut s'agir :
    • d'une facturation indue de la part de votre fournisseur, qu'il faut régulariser : à voir avec lui ;
    • d'une erreur de saisie d'un produit de votre part lors de la sélection des produits; vous pouvez alors réaliser un inventaire partiel correctif pour corriger l'erreur. (généralement, un produit acheté à la place d'un autre) ;
  2. la deuxième vérification a réaliser est celle du prix unitaire d'achat. Si le prix présent sur la facture n'est pas le même, vous pouvez appliquer le changement dans la fiche de votre produit en impactant le prix d'achat du fournisseur, ainsi que le prix de revient HT ; La taxe et le sous-total se recalculent dès que vous cliquez sur le bouton

  3. Enfin, la dernière vérification consiste à corriger éventuellement les valeurs des TVA auto-calculées. Il s'agit généralement d'erreurs de centimes dues à des problèmes d'arrondis (la façon de calculer un total de TVA n'est pas normée en France, il est donc possible avec plusieurs logiciels différents d'avoir plusieurs totaux différents pour une même facture). Pour ceci, cliquer et modifier la valeur dans la colonne "Montant" pour qu'elle correspondant au montant sur la facture papier :

Ajout des informations fournisseurs

Les 3 champs suivants (mentions obligatoires) sont à retrouver sur la facture fournisseur papier, et à renseigner sur Odoo :

  • La "date de facture" va avoir un impact sur la date comptable à laquelle la charge est constatée ;
  • la "date d'échéance" va avoir un impact sur le lancement des paiements, et donc sur votre trésorerie ;
  • le "Numéro de facture fournisseur" va vous aider et aider le service comptable à retrouver facilement la facture en cas de relance fournisseur, et d'éviter que vous saisissiez deux fois la même facture fournisseur (et donc que vous la payez deux fois);

Validation de votre facture

Une fois que vous avez réalisez ces différentes vérifications, cliquer sur le bouton puis.

 

Pour aller plus loin

Fournisseur européen

  • Si vous votre fournisseur est hors France ET situé en europe, la fiscalité Intra communautaire s'applique. Il faut pour cela paramétrer correctement votre fournisseur.
  • Votre facture sera paramétrée ainsi :

  • Sur chaque ligne de la facture, s'appliquera des TVAs négatives et positives. Le montant de la TVA sera donc nulle.

Manipulation sur les lignes

  • Vous avez la possibilité de réordonnancer les lignes comme sur votre bon de commande en maintenant la souris appuyée sur l'icôneafin que l'odre affiché correspondent à celui de la facture, si cela vous aide à vous y retrouver ;
  • Vous pouvez mettre un prix d'achat à 4 chiffres après la virgule pour solutionner certains problèmes avec des fournisseurs qui arrondissent parfois les calculs d'une façon différentes, ou avec certains fournisseurs qui ont des prix de ventes à 3 chiffres après la virgules ; (viandes notamment);
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