Flux d'achat - (3) Facturation des Réceptions

Résumé du document

Ce document a pour objectif de décrire la procédure de gestion d’achat auprès d’un fournisseur pour les achats de marchandises ou de matières premières (vos produits courants destinés à la revente ou à la transformation).

La 3ème étape est la gestion de la facturation.

La facturation se génère à partir des bons de réceptions, à réception de la facture.

1/ Facturer les bons de réceptions

Lors de la réception de votre commande, (voir étape 2), la validation de vos bons de réception (IN) les a passé à l'état "à facturer".
Retrouver votre ou vos bon(s) de livraison qui correspondent à la facture que vous avez reçu. Pour cela :

Aller "Entrepôt" / "Recevoir / Livrer par commandes" / "Bons de réception" ;
Rechercher en filtrant par partenaire dans le moteur de recherche ;

Sélectionner les bons de réceptions qui correspondent à la facture que vous avez reçu ;
Cliquer ensuite sur "Autres Options" / "Créer les factures brouillon";
Une pop up s'affiche, avec une case à cocher "Grouper par partenaire" :
- Si vous ne cochez pas cette case, cela va générer une facture par bon de réception ;
- Si vous cochez cette case, cela va générer une facture pour tous les bons de réception d'un même fournisseur ;

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton "Créer", Odoo vous affiche le(s) facture(s) générée(s) en brouillon

Opérations à réaliser avant de valider une facture brouillon

Vérification des produits, des quantités et des prix d'achats

La première vérification a réaliser est de vérifier que les produits (et les quantités) de la facture papier sont les mêmes que ceux proposés par Odoo. Si ce n'est pas le cas, il peut s'agir :
- d'une facturation indûe de la part de votre fournisseur, qu'il s'agit de régulariser en le contactant ;
- d'une erreur de saisie d'un produit de votre part, lors de la sélection des produits; vous pouvez alors réaliser un inventaire partiel correctif pour corriger l'erreur. (généralement, un produit acheté à la place d'un autre) ;
la deuxième vérification a réaliser est celle du prix unitaire d'achat. Si le prix présent sur la facture n'est pas le même, il s'agit d'appliquer le changement dans la fiche de votre produit en impactant le prix d'achat du fournisseur, ainsi que le prix de revient HT ;
Une fois que vous avez réaliser ces opérations de contrôle, vous pouvez cliquer sur le bouton "mise à jour".

Enfin, la dernière vérification consiste à corriger éventuellement les valeurs des TVA auto-calculées. Il s'agit généralement d'erreurs de centimes dûes à des problèmes d'arrondis. (la façon de calculer un total de TVA n'est pas normée en France, il est donc possible avec plusieurs logiciels différents d'avoir plusieurs totaux différents pour une même facture). Pour ceci, cliquer et modifier la valeur dans la colonne "Montant" pour qu'elle correspondant au montant sur la facture papier :

Ajout des informations fournisseurs

Les 3 champs suivants (qui sont des mentions obligatoires) sont à retrouver sur la facture fournisseur papier, et à renseigner sur Odoo :

La "date de facture" va avoir un impact sur la date comptable à laquelle la charge est constatée ;
la "date d'échéance" va avoir un impact sur le lancement des paiements, et donc sur votre trésorerie ;
le "Numéro de facture fournisseur" va vous aider et aider le service comptable à retrouver facilement la facture en cas de relance fournisseur, et d'éviter que vous saisissiez deux fois la même facture fournisseur (et donc que vous la payez deux fois);

Validation de votre facture

Une fois que vous avez réalisez ces différentes vérifications, cliquer sur le bouton "vérifier" qui indique que votre facture est "bon à payer".

Pour aller plus loin

Fournisseur européen

Si vous votre fournisseur est hors France ET situé en europe, la fiscalité Intra communautaire s'applique. Il faut pour cela paramétrer correctement votre fournisseur.
Votre facture sera paramétrée ainsi :

Sur chaque ligne de la facture, s'appliquera des TVAs négatives et positives. Le montant de la TVA sera donc nulle.

Manipulation sur les lignes

Vous avez la possibilité de réordonnancer les lignes comme sur votre bon de commande, etc, afin que l'odre affiché correspondent à celui de la facture, si cela vous aide à vous y retrouver ;
Vous avez la possibilité de mettre un prix d'achat à 4 chiffres après la virgule. Cela peut vous permettre de solutionner certains problèmes avec des fournisseurs qui arrondissent parfois les calculs d'une façon différentes, ou avec certains fournisseurs qui ont des prix de ventes à 3 chiffres après la virgules ; (viandes notamment);