Flux d'achat - (1) Bon de commande

Ce document a pour objectif de décrire la procédure de gestion d’achat auprès d’un fournisseur pour les achats de marchandises ou de matières premières (vos produits courants destinés à la revente ou à la confection).

Visionner le MOOC sur le flux d'achat.

Création d'un bon de commande

Elle peut se faire de 2 manières différentes :

création d'un bon de commande à partir de rien (bouton) puis soit appel des articles un par un dans le tableau prévu à cet effet (via), soit utilisation du formulaire avec le catalogue du fournisseur (correspond au bouton)
duplication d'un ancien bon de commande, à modifier par la suite (liste d'articles, quantité)

Il existe aussi une commande "assistant de duplication" pour les commandes récurrentes. Pour l'utiliser, se positionner dans un bon de commande (PO) à reproduire, puis aller dans Action > assistant de duplication et choisir la fréquence ou les dates auxquelles générer des commandes identiques.

1. Saisie manuelle

On peut consulter toutes les réceptions prévues dans une vue calendrier :

Il s'agit ensuite d'appeler les articles à commander :
- Soit en cliquant sur le bouton
- Soit en cliquant sur

Nous recommandons la 1ère méthode, qui permet de visualiser l'ensemble des articles du fournisseur, les quantités en stock (si vos stocks sont à jour), le conditionnement, le prix, etc.

Formulaire derrière le bouton :

Pour faire remonter les articles choisis dans le bon de commande (POxxx), il suffit d'indiquer un chiffre dans la colonne "Qté à acheter".

La quantité en stock et la quantité à recevoir (colonne "Réception") doivent permettre de se rendre compte plus aisément des stocks à renouveler.

La quantité minimum et la quantité de conditionnement sont visibles également, et se colorent en rouge si la quantité commandée n'est pas conforme à l'attendu.

Lorsqu'un fournisseur a beaucoup de références, on peut créer un filtre personnalisé sur la catégorie du point de vente (par exemple) pour mieux s'y retrouver. Exemple :

Une fois la sélection faite, cliquer sur puis revenir sur le bon de commande "POxxx" en cliquant dessus sur le fil d'Ariane :

Le bon de commande ainsi obtenu est modifiable.

2. Création par duplication d'un ancien bon de commande

Aller sur le bon de commande à copier (POxxxx)
Cliquer sur Action > Dupliquer
Modifier la liste des articles et/ou les quantités si besoin

Envoi par mail

Le bon de commande peut être envoyé par mail. Pour ceci :

Cliquer sur le bouton "Envoyer par email"
Si aucun mail n'est renseigné pour votre fournisseur, un écran apparaît pour le remplir
Modifier éventuellement le corps du texte, puis cliquer sur le bouton "Envoyer"

Comme tout mail envoyé par le système Odoo, vous en recevrez une copie. Vous pouvez également retrouver une copie de l'email et de la pièce jointe en bas de page du bon de commande POxxx dans Odoo.

NB : en cas de changement de RIB ou d'adresse, vous pouvez avoir besoin de faire apparaître l'information sur le bon de commande. Veuillez adresser une demande à support-informatique@grap.coop.

Confirmation du fournisseur

Une fois que vous avez reçu la confirmation de votre fournisseur, vous pouvez cliquer sur le bouton si ce que vous recevez est strictement conforme à la commande initiale, et les prix inchangés.

Sinon, vous pouvez cliquer sur pour mettre à jour les quantités et les prix, et coller à la réalité de ce que vous allez ou avez reçu et ensuite seulement, vous pouvez cliquer sur "Confirmer la commande". Cela vous permet de passer les 2 étapes suivantes beaucoup plus rapidement.

Une fois que vous avez cliqué sur , votre POxxx passe au statut de .

En parallèle :

Votre stock prévisionnel du produit en question est incrémenté avec les quantités commandées,

Un bon de réception en attente est créé, à date de la réception que vous aviez mentionné précédemment. Vous pouvez accéder à ce bon de réception en cliquant sur le bouton

=> Voir étape n°2 : Achat - Etape n°2 - Réception d'une commande.

Pour aller plus loin

Les différentes états d'un bon de commande d'achat

Libellé	Description
Brouillon	Premier étape d'un bon de commande, vous avez la possibilité de changer la liste des produits, les quantités, les prix.
Envoyé	Indique que vous avez envoyé la demande par mail, via Odoo.
Commande fournisseur	Votre fournisseur a accusé bonne réception du bon de commande et est d'accord pour vous vendre la marchandise.
Archivé	Les factures héritées de Odoo version 8 seront dans cet état "bloqué" (comprendre "verrouillé" : plus aucune modification possible). Vous pouvez vous même choisir d'appliquer ce statut à vos bons de commandes de la version 12 manuellement (facultatif).
Annulé	La commande n'a finalement pas eu lieu.

Sur un smartphone

Ca marche aussi ! Vous pouvez balayer l'état des stocks en rayon ou à la réserve et préparer le bon de commande en simultané sur le téléphone. Ce n'est pas aussi pratique que l'application "Achat" (dans le menu "Applications mobiles") qui nécessite un lecteur de code barre associé (voir la fiche dédiée) mais ça peut faire gagner du temps !

Pour cela :

taper "erp.grap.coop" sur internet,
se connecter avec vos identifiants Odoo,
aller sur le menu "Achats",
cliquer sur le "+" sous "bons de commande"
comme sur l'ordinateur, saisir le fournisseur, la date prévue et cliquer sur le bouton violet
faire éventuellement un filtre via le bouton, sélectionner pour chaque article les quantités à commander,
Pour valider, utilisez le bouton puis cliquez sur pour revenir au PO.